Обновлено: 21 мая 2026 года
Важно! Ведение трудовых книжек регламентируется федеральными нормативными актами, включая:
- Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 (о введении новых форм трудовых книжек)
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н (об утверждении формы, порядка ведения и хранения)
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)
Общие положения
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Она ведётся:
- Всеми работодателями, независимо от формы собственности
- На всех работников, проработавших свыше 5 дней
- Включая совместителей и дистанционных сотрудников
Примечание: С 1 января 2023 года введены трудовые книжки нового образца, но старые формы продолжают действовать до полного заполнения.
Порядок ведения трудовых книжек
Оформление при приёме на работу
При заключении трудового договора работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку, если у работника её нет
- Внести запись о приёме на работу не позднее 7 дней со дня издания приказа о приёме
- Указать полное наименование организации, должность, дату приёма
Внесение записей
Все записи должны:
- Вноситься ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета
- Быть чёткими и разборчивыми
- Содержать точные формулировки без сокращений
- Иметь дату внесения и подпись ответственного лица
Критически важно: Запрещается:
- Вносить записи карандашом или корректирующими средствами
- Исправлять записи с помощью замазывания или подчистки
- Оставлять пустые строки между записями
Хранение трудовых книжек
Организация обязана:
- Хранить трудовые книжки в металлическом сейфе или шкафу с надёжным запирающим устройством
- Вести журнал учёта трудовых книжек
- Обеспечивать конфиденциальность информации
- Выдавать книжки только работнику или его полномочному представителю
Порядок внесения изменений и исправлений
Исправление ошибок
При обнаружении ошибки:
- Неправильная запись признаётся недействительной
- На следующей строке вносится правильная запись
- Указывается причина исправления (например: «Запись №3 недействительна, внесена повторно»)
- Под исправлением ставится подпись ответственного лица с указанием даты
Пример:
«Запись за №3 недействительна, так как внесена ошибочно. Внесена правильная запись о приёме на должность бухгалтера с г.»
Подпись, дата
«Запись за №3 недействительна, так как внесена ошибочно. Внесена правильная запись о приёме на должность бухгалтера с г.»
Подпись, дата
Внесение изменений в связи с кадровыми перемещениями
При изменении должности, структурного подразделения или других данных:
- Вносится новая запись на следующей строке
- Указывается дата изменения и основание (приказ, распоряжение)
- Подписывается ответственным лицом
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
При прекращении трудового договора:
- Трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения (лично или через почту, если работник не явился)
- В день выдачи вносятся записи об увольнении с указанием причины
- Работник расписывается в книге учёта движения трудовых книжек
- Выдача фиксируется в журнале учёта
Важно! Задержка выдачи трудовой книжки более чем на 1 день влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Электронные трудовые книжки
С 2023 года введён новый формат — электронные трудовые книжки (ЭТК). Основные положения:
- Сведения о трудовой деятельности хранятся в государственной информационной системе
- Работодатель обязан передавать данные в СФР (Социальный фонд России)
- Работник может получить информацию через личный кабинет на портале Госуслуг
- Физическая трудовая книжка сохраняется до полного заполнения
Переход на электронный формат
Работник может выбрать:
- Только электронный формат (тогда бумажная книжка не ведётся)
- Смешанный формат (ведётся бумажная книжка до полного заполнения)
- Только бумажный формат (для лиц, не имеющих доступа к интернету)
Ответственность за нарушения
За нарушения порядка ведения трудовых книжек предусмотрены:
| Вид нарушения | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Неведение трудовой книжки | Административный штраф 30-50 тыс. руб. | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неправильное внесение записей | Штраф 1-5 тыс. руб. для должностных лиц | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Несвоевременная выдача книжки при увольнении | Штраф до 50 тыс. руб. | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Разглашение персональных данных | Штраф до 200 тыс. руб. | ст. 13.11 КоАП РФ |
Документы, сопровождающие ведение трудовых книжек
Организация должна вести следующие документы:
- Журнал учёта движения трудовых книжек (форма Т-1)
- Книга учёта движения трудовых книжек
- Приказы о приёме, переводе и увольнении
- Должностные инструкции
- Локальные нормативные акты по ведению трудовых книжек
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести трудовую книжку на иностранных работников?
Да, трудовые книжки ведутся на всех работников, независимо от гражданства, если они работают на территории РФ на основании трудового договора.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Работник должен:
- Написать заявление об утере
- Предоставить копии документов, подтверждающих трудовой стаж
- Работодатель оформляет дубликат в течение 15 дней
Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде?
Нет, трудовые книжки должны храниться в бумажном виде. Электронные сведения о трудовой деятельности ведутся параллельно в государственной системе.
Ведение трудовых книжек ⎻ это ответственная процедура, требующая точного соблюдения нормативных актов. Основные правила:
- Все записи должны быть чёткими и достоверными
- Трудовые книжки должны храниться в надёжных условиях
- Соблюдайте сроки внесения записей и выдачи книжек
- Следите за изменениями в законодательстве
Помните: Правильное ведение трудовых книжек защищает права работников и работодателей, предотвращает споры и конфликты.
Для получения актуальной информации рекомендуется:
- Регулярно проверять изменения в Трудовом кодексе РФ
- Следить за публикациями Минтруда России
- Использовать официальные формы документов