Вопрос о том‚ какие сведения о повышении квалификации следует фиксировать в трудовой книжке‚ часто возникает у работодателей и работников. Ответ зависит от того‚ какие именно результаты обучения получены: просто пройденный курс или присвоенный новый разряд‚ класс‚ категорию‚ уровень или чин. В статье разберём нормативную базу‚ практические рекомендации и примеры оформления записей.

Нормативно‑правовая база

• Письмо Федеральной службы по труду и занятости (ФСТУ) от 9 ноября 2023 г. № ПГ/23192‑6‑1 – разъясняет‚ что работодатель обязан вносить запись в трудовую книжку только в том случае‚ если после обучения работнику присвоен более высокий разряд‚ класс‚ категория‚ уровень или классный чин. Запись о самом времени обучения (даты курса) не является обязательной.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка» устанавливает‚ что в трудовую книжку вносятся сведения о повышении квалификации‚ если оно подтверждается документом‚ присваивающим работнику новый квалификационный уровень.
• Приказы Роструда (разъяснения 2023 г.) подтверждают‚ что законодательство не обязывает работодателя фиксировать лишь факт прохождения курса без изменения квалификации.
• Консультант Плюс‚ Гарант.ру‚ БУХ.1С – аналитические материалы‚ опубликованные в 2023‑2024 гг.‚ повторяют позицию ФСТУ: запись обязательна только при присвоении нового квалификационного уровня.

Когда запись обязательна?

1. Если после обучения работнику присвоен новый разряд‚ класс‚ категорию‚ уровень или чин. Пример: инженер‑технолог прошёл курс «Повышение квалификации по автоматизации» и получил разряд «2‑й разряд».
2. Если обучение завершилось выдачей сертификата‚ диплома‚ удостоверения‚ в котором указана новая квалификация.
3. Если повышение квалификации связано с переподготовкой‚ после которой работник может выполнять новые виды работ.

Когда запись не требуется?

Если обучение не привело к изменению квалификационного уровня‚ а лишь расширило знания (например‚ посещение семинара‚ вебинара‚ краткосрочного курса)‚ то запись в трудовую книжку не обязательна. В таком случае работодатель может оформить справку о прохождении обучения‚ но в трудовую книжку вносить ничего не нужно.

Как правильно оформить запись

Содержание записи

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 3‑4 трудовой книжки) или в отдельном разделе «Сведения о подготовке‚ повышении квалификации‚ стажировке и переподготовке»‚ если такой раздел присутствует. Обязательные элементы:

• Дата начала и окончания обучения (если это указано в документе о повышении квалификации).
• Наименование учебного заведения‚ организации‑организатора курса.
• Наименование курса/программы.
• Присвоенный разряд‚ класс‚ категорию‚ уровень‚ чин.
• Номер и дата выдачи сертификата (документа‚ подтверждающего повышение);
• Подпись работодателя (директора) и печать организации.

Пример записи

 – 
«Повышение квалификации по автоматизации технологических процессов»‚ 
ООО «ТехОбраз»‚ г. Москва.
Присвоен 2‑й разряд инженера‑технолога.
Сертификат № 2026‑02 от .
Подпись ______________________ (директор) Печать

Оформление в электронном виде

С 2025 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом порядок внесения записей полностью аналогичен бумажному варианту‚ но запись делается через специализированную информационную систему‚ а подпись работодателя ставится в виде электронной подписи.

Практические рекомендации для работодателя

• Проверяйте документы – перед внесением записи убедитесь‚ что у работника есть документ‚ подтверждающий присвоение нового квалификационного уровня.
• Сохраняйте оригиналы – оригиналы сертификатов и дипломов хранятся в кадровом деле‚ а в трудовую книжку вносится лишь ссылка на них.
• Не фиксируйте только даты обучения‚ если квалификация не изменилась – это может привести к излишнему заполнению книжки и потенциальным спорам.
• Обучайте персонал отдела кадров – разъясните‚ какие случаи требуют записи‚ а какие – нет.
• Ведите журнал обучения – даже если запись в ТК не обязательна‚ журнал поможет отслеживать развитие персонала.

Что происходит‚ если запись не сделана?

Если работник получил новый разряд‚ а запись в трудовую книжку не внесена‚ это может негативно сказаться на:

• Потенциальных повышениях в должности и заработной плате (разряд часто учитывается при расчёте оклада).
• Трудовой истории при переходе в другую организацию – новый работодатель может запросить подтверждающие документы.
• Социальных выплатах‚ где учитывается квалификационный уровень (например‚ пенсия по выслуге лет).

Итак‚ запись в трудовую книжку о повышении квалификации обязательна только в том случае‚ если после обучения работнику присвоен более высокий разряд‚ класс‚ категория‚ уровень или чин. Фиксировать лишь факт прохождения курса без изменения квалификации не требуется‚ хотя работодателю рекомендуется сохранять подтверждающие документы в личном деле сотрудника. Правильное оформление записи помогает избежать недоразумений при расчёте заработной платы‚ продвижении по карьерной лестнице и при последующем трудоустройстве.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись‚ если работник получил сертификат‚ но разряд не изменился?

Нет‚ запись не обязательна. Достаточно оформить справку о прохождении курса и хранить её в личном деле.

Обязан ли работодатель вносить запись о времени обучения‚ если работник получил новый разряд?

Да‚ в этом случае в запись включаются даты обучения‚ так как они являются частью подтверждающего документа.

Как оформить запись‚ если повышение квалификации произошло в другой организации?

Работодатель вносит запись‚ ссылаясь на документ‚ выданный внешней организацией (например‚ «Сертификат о повышении квалификации‚ выданный Институтом повышения квалификации‚ № 123 от »).

Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку?

Да‚ порядок такой же‚ только запись делается через официальную электронную систему с использованием электронной подписи.

Что делать‚ если запись была сделана ошибочно?

Ошибка исправляется в соответствии с правилами исправления записей в трудовой книжке: делается пометка «ошибка»‚ подписывается и ставится печать‚ а правильная запись вносится в следующей строке.

Автор статьи: Юрист по трудовому праву‚ специалист по кадровому делопроизводству

Дата публикации: 21 мая 2026 г.