Работа по внешнему совместительству — это популярный формат занятости, позволяющий специалистам реализовывать свой потенциал в нескольких организациях одновременно. Однако вопрос документального оформления такой деятельности, особенно внесения записей в трудовую книжку, часто вызывает затруднения как у работников, так и у работодателей. В этой статье мы подробно разберем актуальные правила 2026 года, основанные на действующем законодательстве и разъяснениях Минтруда.

Кто имеет право вносить запись о совместительстве?

Самое главное правило, которое необходимо запомнить: запись о работе по внешнему совместительству вносит только основной работодатель. Организация, где вы работаете по совместительству (второй работодатель), не имеет права делать какие-либо отметки в вашей трудовой книжке.

Процедура выглядит следующим образом:

• Работник трудоустраивается по основному месту работы (где хранится трудовая книжка).
• Параллельно он заключает трудовой договор о внешнем совместительстве с другой организацией.
• Для внесения записи работник обращается к основному работодателю.

Важно отметить, что внесение такой записи возможно только по желанию работника. Если сотрудник не хочет, чтобы в его трудовой книжке отражалась деятельность по совместительству, работодатель не вправе настаивать на этом.

Необходимые документы

Для того чтобы основной работодатель мог внести корректную запись, работник должен предоставить пакет документов, подтверждающих факт работы по совместительству. Без этих бумаг внесение записи невозможно.

Список требуемых документов:

1. Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная вторым работодателем).
2. Копия трудового договора о работе по совместительству.
3. При увольнении с работы по совместительству — копия приказа об увольнении или справка о периоде работы.

Согласно разъяснениям государственных органов (включая письма Минтруда), именно на основании этих документов основной работодатель вносит сведения в трудовую книжку.

Порядок внесения записей: Пошаговая инструкция

Заполнение трудовой книжки регулируется строгими правилами. Каждая запись должна соответствовать определенному формату.

Запись о приеме на работу

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна содержать четыре графы:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
• Графа 3: Наименование организации (второго работодателя), указание на то, что работа является совместительством, и должность.
• Графа 4: Номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Пример формулировки в графе 3:
«Принят в общество с ограниченной ответственностью «Вектор» в отдел маркетинга в должности менеджера по внешнему совместительству».

Запись об увольнении

При прекращении трудовых отношений по месту совместительства работник снова обращается к основному работодателю с копией приказа об увольнении. Вносится соответствующая запись с указанием основания увольнения и ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Хронологический порядок или запись «блоком»?

Один из самых частых вопросов: нужно ли бежать к основному работодателю сразу после устройства на вторую работу? Ответ: нет, не обязательно.

Законодательство допускает два варианта внесения записей:

1. В хронологическом порядке: Запись о приеме вносится сразу после предоставления документов, запись об увольнении — после прекращения договора.
2. Одновременно (блоком): Если работник не обращался к основному работодателю в период работы по совместительству, он может принести документы о приеме и увольнении одновременно. В этом случае в трудовую книжку вносятся сразу две записи: о приеме и об увольнении, даже если между этими датами прошло несколько лет.

Это правило особенно удобно для тех, кто часто меняет подработки или работает на проектной основе.

Электронные и бумажные трудовые книжки

В 2026 году актуальны оба формата ведения трудовых книжек, и правила для них едины:

• Бумажная трудовая: Запись вносится чернилами (черного, синего или фиолетового цвета) разборчивым почерком, без сокращений. Исправления и подчистки запрещены.
• Электронная трудовая (СТД-Р): Основной работодатель вносит сведения в электронную базу данных (ПФР/СФР). Работник может получить выписку (СТД-Р) в любое время.

Частые ошибки и важные нюансы

Чтобы избежать проблем с пенсией и стажем, избегайте следующих ошибок:

• Попытка внести запись самому: Работник не имеет права делать записи в своей трудовой книжке самостоятельно.
• Внесение записи вторым работодателем: Это делает запись недействительной.
• Отсутствие документов: Внесение записи «со слов» или без копий приказов незаконно.
• Неверная формулировка: Обязательно должно быть указано, что работа является «совместительством».

Заявление о внесении записи

Хотя законодательство не требует строгой формы, на практике основной работодатель часто просит работника написать заявление с просьбой внести запись о совместительстве. Это служит подтверждением волеизъявления сотрудника. В заявлении указываются реквизиты документов от второго работодателя и выражается просьба внести соответствующие сведения.

Внесение записи о внешнем совместительстве — это право работника, а не обязанность. Однако наличие таких записей подтверждает непрерывность стажа и опыт работы, что важно для будущей пенсии и карьерного роста. Помните: инициирует процесс работник, документы предоставляет работник, но вносит запись исключительно основной работодатель на основании официальных копий приказов.

Соблюдение этих простых правил гарантирует правильность оформления ваших трудовых отношений в 2026 году и защитит ваши права как специалиста.