В процессе увольнения сотрудника работодатель обязан внести точную запись в трудовую книжку (или её электронный эквивалент). Эта запись фиксирует основание прекращения трудового договора, дату увольнения и реквизиты приказа. Ошибки в формулировке могут привести к задержкам выплаты компенсаций, проблем с выдачей документа и даже к штрафу со стороны контролирующих органов.
Какие сведения требуется внести в трудовую книжку
Согласно КонсультантПлюс, в трудовую книжку в графу 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (последний рабочий день), в графе 3 – формулировка основания увольнения, а в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
- Графа 1 – номер записи (например, 27).
- Графа 2 – дата увольнения (например, ).
- Графа 3 – точная формулировка основания, например:
- «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ»;
- «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ»;
- «Уволен по вине, пункт 6 статьи 81 ТК РФ»;
и т.д.
Точная формулировка обязана соответствовать ТК РФ или иному федеральному закону. Любая «свободная» формулировка может быть оспорена в случае проверки.
Примеры корректных записей
- Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ.
- Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ.
- Уволен по вине, пункт 6 статьи 81 ТК РФ.
- Уволен в связи с прекращением деятельности организации, пункт 1 статьи 81 ТК РФ.
Сроки выдачи и оформления записи
По Трудовому кодексу РФ (ст. 81, п. 5) запись об увольнении в трудовую книжку вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника). Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы.
Если работник не может лично забрать документ, допускается передача его по почте или иному способу, но запись должна быть уже сделана.
Сроки внесения данных
- Запись в трудовую книжку вносится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Выдача трудовой книжки – в последний день работы сотрудника.
- Если выдача задерживается, работодатель рискует уплатить компенсацию за задержку, как указано в статье о выдаче трудовой книжки.
Особенности оформления при увольнении по собственному желанию
При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в графе 3 необходимо указать:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».
Эта формулировка является обязательной, так как иной формулировкой (например, «Уволен по собственному желанию») может привести к несоответствию требованиям ТК РФ.
Как оформить запись в электронной форме
Если используется электронная трудовая книжка (ЕФС‑1), то запись должна быть произведена в течение одного рабочего дня после издания приказа. После этого в книжке появляется запись, которая затем подтверждается подписью работника в личной карточке (форма N Т‑2).
Как оформить выдачу трудовой книжки
Работодатель обязан оформить выдачу трудовой книжки в виде подписи в личной карточке сотрудника (типовая форма N Т‑2). В подписи указывается точная запись из трудовой книжки, подтверждающая, что сотрудник получил документ.
Если работник отказывается принимать трудовую книжку, работодатель должен оформить акт приема‑передачи, где указано, что документ оставлен в месте, доступном для получения.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная формулировка основания – использование «Уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ;
- Отсутствие даты и номера приказа в графе 4.
- Неучёт даты увольнения – в графе 2 указывается не последний рабочий день, а дату подачи заявления.
- Поздняя запись – запись вносится позже, чем через один рабочий день после приказа.
- Неучёт электронного формата – при работе с электронной трудовой книжкой необходимо оформить подпись в личной карточке.
Что делать, если запись признана недействительной
Если в процессе проверки обнаруживается, что запись в трудовой книжке не соответствует требованиям ТК РФ, работодатель обязан:
- Сделать дубликат трудовой книжки, в который перенесут все действующие записи, исключая недействительную.
- Внести новую корректную запись об увольнении;
- Обеспечить работнику новый документ с подписью в личной карточке.
Таким образом, даже при возникновении ошибок процесс оформления остаётся юридически корректным.
Краткая шпаргалка для кадрового специалиста
- Проверьте, что в графе 3 указана точная формулировка основания с ссылкой на соответствующий пункт ТК РФ.
- Убедитесь, что в графе 4 указана дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
- Запись должна быть сделана в день увольнения (последний рабочий день).
- Выдайте трудовую книжку работнику в последний день работы.
- Оформите подпись в личной карточке (форма Т‑2) как подтверждение получения документа.
- Сохраните копию приказа и запись в архиве компании.
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – обязательный элемент юридической процедуры. Требования ТК РФ предписывают строгую структуру записи, точные формулировки основания и своевременное внесение данных. Соблюдая эти правила, работодатель минимизирует риск задержек выплат, штрафов и споров с сотрудником.
Для удобства работы с документами рекомендуется использовать готовые образцы заполнения записей (2025‑2026 годы), которые можно скачать с официальных ресурсов. Они помогут быстро и без ошибок оформить все необходимые графы.
Если у вас возникнут сомнения в формулировках или сроках, обратитесь к специализированным консультациям (например, КонсультантПлюс) или к юристу по трудовому праву.