Внесение записи в трудовую книжку — важная обязанность работодателя. Однако когда речь идет о временном приеме (срочном трудовом договоре, вахтовый метод, работа на место временно отсутствующего сотрудника), возникают вопросы: нужно ли делать запись, и если да, то как? В этой статье разберем все нюансы на основе актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов.
Ключевое правило: 5-дневный срок
Самый важный принцип, который необходимо помнить, установлен Рострудом и закреплен в Трудовом кодексе РФ (ч. 1 ст. 66):
Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку, если работник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей и проработал более 5 дней.
Что это значит на практике:
- Если сотрудник проработал 5 дней или меньше и затем уволился (по собственному желанию, по соглашению сторон и т;д.), трудовую книжку ему возвращают без каких-либо записей о приеме и увольнении. Факт работы в таком коротком периоде не фиксируется.
- Если сотрудник проработал более 5 дней, работодатель обязан внести запись о приеме. Если после этого он уволится, в книжку также будет внесена запись об увольнении.
Особенности оформления записи о временном приеме
Если срок работы превысил 5 дней, запись оформляется по общим правилам, но с учетом специфики основания приема.
На основании какого документа вносится запись?
Запись делается на основании:
- Трудового договора (в случае срочного, если он заключен на срок более 5 месяцев, или если это первый договор с работником).
- Приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу. Даже если издается приказ, запись в книжку все равно обязательна.
Важно: Приказ издается в обязательном порядке при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ); Запись в трудовую книжку и приказ — это два разных документа, но запись делается именно на основании приказа или договора.
Какую запись вносить? (Образец)
Форма записи регламентирована Приказом Минтруда России от № 320н. Для временного приема она выглядит аналогично записи о постоянном приеме, но в графе 4 («Сведения о работе») указывается основание с указанием на временный характер.
Пример записи о приеме на работу по срочному трудовому договору:
| Графа 1 (№ п/п) | 1 |
|---|---|
| Графа 2 (Дата приема) | |
| Графа 3 (Наименование организации, должность) | ООО "Ромашка" Кладовщик |
| Графа 4 (Основание) | Трудовой договор от № 45-С (срочный, на срок 6 месяцев) |
Пример записи о приеме на работу вахтовым методом:
| Графа 1 | 1 |
|---|---|
| Графа 2 | |
| Графа 3 | АО "Север" Бурильщик 4 разряда (вахтовый метод работы) |
| Графа 4 | Приказ от № 120-к Трудовой договор от |
Можно ли использовать штамп?
Да. Письмо Минтруда России от № 1922-6-1 разрешает использовать штамп с наименованием организации для заполнения графы 3 (наименование организации и должность). Это ускоряет процесс. Однако штамп не заменяет рукописное заполнение даты, номера записи и указание основания (графы 1, 2, 4).
Что делать, если запись о приеме внесли, а сотрудник уволился в течение 5 дней?
Ситуация, описанная в вашей информации, возможна: работника приняли, даже сделали запись, а он на следующий день заявил об уходе. Поскольку фактический срок работы составил менее 5 дней, запись о приеме считается ошибочной и подлежит исключению.
Порядок действий:
- Вносится запись об увольнении (на основании приказа об увольнении).
- Обе записи (и о приеме, и об увольнении) зачеркиваются (одной вертикальной чертой через весь текст записи) с указанием даты зачеркивания и подписью лица, внесшего исправление (обычно это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии).
- В графе 4 делается отметка: «Запись о приеме от [дата] № [номер] признана недействительной в связи с неотработкой срока, дающего право на ее внесение».
Таким образом, в итоге в трудовой книжке не останется никаких записей об этом кратковременном периоде работы.
А если сотрудник отказался от ведения трудовой книжки?
С года работодатель не обязан вести трудовую книжку, если работник в письменной форме отказался от ее получения. В этом случае оформляется сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде. Однако если работник не подал такой отказ, ведение бумажной трудовой книжки и внесение в нее записей остаются обязательными;
Краткий алгоритм действий для работодателя
- Приняли на временную работу? Уточните, будет ли сотрудник работать более 5 рабочих дней;
- Да, более 5 дней:
- Издайте приказ о приеме на работу.
- В течение 5 рабочих дней с даты приема внесите запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (или СТД).
- Укажите в графе 4 основание (приказ, договор) и временный характер (срочный договор, вахта и т.д.).
- Нет, 5 дней или меньше:
- Запись в трудовую книжку не вносится.
- Если запись по ошибке уже внесена — зачеркните ее при увольнении с пояснительной надписью.
- При увольнении (если отработано >5 дней) также внесите соответствующую запись на основании приказа об увольнении.
Ответственность
Несоблюдение правил ведения трудовых книжек (внесение записей с нарушениями, невнесение обязательных записей) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц и юридических лиц (штрафы).
Прием на временную работу не отменяет обязанности по ведению трудовой книжки, но вводит критически важный порог в 5 дней. Всегда сверяйтесь с фактическим сроком работы. При сомнениях — оформляйте запись, так как ее последующее зачеркивание при увольнении в течение 5 дней — стандартная и юридически корректная процедура. Все записи должны быть четкими, без сокращений, и содержать полное основание.
Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов и разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год.