Внесение записей в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое фиксирует трудовой стаж и историю карьеры работника. Ошибки в оформлении могут привести к проблемам при назначении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве в будущем. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить любую запись в трудовой книжке в 2026 году, основываясь на действующем Порядке ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н от ).
⚠️ Самое главное, что нужно помнить:
- Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя.
- Если трудовая книжка была выдана до и работник не перешел на электронный формат, ведение ведется в бумажном виде по правилам 320н.
- Заполнять записи обязаны все работодатели при приеме на работу сроком более 5 дней.
- Зачёркивать старые записи, использовать correction fluid (шариковую жидкость) или оставлять пустые строки НЕЛЬЗЯ.
Общие правила внесения записей
Согласно Порядку №320н, все записи вносятся разборчиво, чернилами (синего или черного цвета), без исправлений, помарок и сокращений. Каждая запись должна содержать:
- Дату (число, месяц, год) совершения действия (приема, увольнения, перевода).
- Наименование документа (приказ, распоряжение) и его номер.
- Текст записи, который точно соответствует формулировкам в документе.
- Подпись лица, внесшего запись (обычно сотрудник отдела кадров).
- Расшифровку подписи (ФИО).
Особенности для старых трудовых книжек (заведенных до )
Если в книжке, выданной до 2004 года, закончилось место в разделе «Сведения о работе», не оформляется новая книга. Вместо этого в текущую книжку вклеивается вкладыш по форме, установленной в те годы. Записи продолжают вестись в старом формате, но на основании новых приказов.
Образец записи о приеме на работу
Запись вносится не позднее 5 дней с даты начала работы. Перед внесением записи о работодателе в раздел «Сведения о работе» вписывается наименование организации (например, «ООО «Вектор»»).
Пример записи:
Принят(а) на работу 01 апреля 2026 года
Приказ(распоряжение) № 45-к от
Должность: Специалист по кадрам
Подпись: _________________ / Иванова А.П. /
Ключевые моменты для записи о приеме:
- Указывается дата фактического начала работы, а не дата приказа.
- Должность пишется точно как в приказе и трудовом договоре.
- Если работник принят на неполное время, это указывается (например, «на 0,5 ставки»).
Образцы записей об увольнении
Запись об увольнении вносится на основании приказа об увольнении и заявления работника (если увольнение по инициативе работника).
Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Варианты формулировок (все равнозначны):
Уволен(а) по собственному желанию 15 мая 2026 года
Приказ № 120-к от
Подпись: _________________ / Сидорова М.В. /
Или:
Прекращен трудовой договор по инициативе работника (собственному желанию) -5 мая 2026 года…
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение, несоответствие и т.д.)
Уволен(а) в связи с сокращением численности (штата) работников 30 июня 2026 года
Приказ № 205-к от
Подпись: _________________ / Кузнецов Д.И. /
Другие типовые записи
Перевод на другую постоянную работу
Переведен(а) на постоянную работу 10 февраля 2026 года
Приказ № 22-к от
Должность: Ведущий специалист
Подпись: _________________ / Морозова Л.С. /
Изменение фамилии, имени, отчества
Если работник сменил ФИО (например, после брака), вносится одна запись с зачёркиванием старых данных и записью новых одной чертой.
Иванова Анна Петровна Петрова Анна Ивановна (в связи с заключением брака) -5 марта 2026 года
Приказ № 33-к от
Подпись: _________________ / Фролова Е.Г. /
Как исправить ошибку? (Правила корректировки)
Зачёркивать запись нельзя! Это прямо запрещено Порядком №320н. Если ошибка допущена:
- Делается новая, правильная запись.
- В новой записи указывается: «Запись от [дата ошибочной записи] о [суть ошибочной записи] неверна».
- Затем приводится правильный текст.
- Указывается дата внесения исправления и ставится подпись.
Пример исправления:
Запись от о приеме на работу на должность «Менеджер» неверна.
Принят(а) на работу 01 апреля 2026 года
Приказ № 45-к от
Должность: Специалист по кадрам
(Исправление внесено 02 апреля 2026 года)
Подпись: _________________ / Иванова А.П. /
Нужна ли печать в трудовой книжке?
Согласно разъяснениям Роструда, печать отдела кадров (кадровой службы) ставить необязательно. Однако если такая печать есть в организации, ее можно проставлять рядом с подписью. Главное — наличие подписи и расшифровки. Если в книжке уже есть печать предыдущего работодателя, новую печать не накладывают поверх.
Чек-лист: что проверить перед вручением книжки работнику
- Все записи сделаны разборчиво, без исправлений.
- Указаны даты (число, месяц, год) и номера приказов;
- Должности и названия организаций написаны полностью.
- Есть подписи ответственных лиц и их расшифровки.
- При изменениях (ФИО, реорганизация) сделаны правильные корректирующие записи.
- Нет пустых строк между записями.
- Книжка пронумерована и имеет штамп организации на первой странице.
📌 Краткий итог:
Правильное ведение трудовой книжки — это забота и работодателя, и самого сотрудника. Всегда вносите записи своевременно (в течение 5 дней), аккуратно и на основании документов. При сомнениях — обращайтесь к тексту Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом. Помните, что от точности этих записей зависит трудовой стаж и будущие социальные гарантии человека.