Сокращение численности или штата работников, это сложная процедура, которая требует от работодателя строгого соблюдения норм трудового законодательства. Одним из финальных и самых важных этапов этой процедуры является оформление увольнения, в частности, внесение записи в трудовую книжку. От правильности формулировок зависит будущее работника, включая возможность встать на учет в центр занятости и получить положенные компенсации.

Нормативная база

Увольнение в связи с сокращением штата или численности работников производится на основании пункта 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Именно эта норма должна быть отражена в трудовой книжке сотрудника. Запись вносится по общим правилам ведения трудовых книжек, однако имеет строгие формулировки, отступление от которых недопустимо.

Документы-основания для внесения записи

Прежде чем вносить какую-либо запись в трудовую книжку, работодатель обязан провести масштабную подготовительную работу. Запись об увольнении вносится только на основании надлежащим образом оформленных документов. К ним относятся:

• Приказ о сокращении штата — издается заблаговременно (обычно за 2 месяца до увольнения). В нем указывается дата фактического осуществления сокращения и должности, которые подлежат исключению из штатного расписания.
• Уведомление сотрудника — каждый сокращаемый работник должен быть письменно уведомлен о предстоящем увольнении под роспись не позднее чем за два месяца.
• Приказ об увольнении работника — издается уже по факту непосредственного расторжения трудового договора в день увольнения. Для оформления используется унифицированная форма Т-9 (или принятая в организации форма). Именно номер и дата этого приказа указываются в трудовой книжке.

Правила внесения записи

Если сотрудник принял решение продолжить вести трудовую книжку в бумажном формате (а не перешел на электронную трудовую), запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать строгий порядок заполнения граф:

Пошаговое заполнение граф:

1. Графа 1: Указывается порядковый номер записи (например, 15).
2. Графа 2: Указывается дата увольнения (день фактического прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3: Вносится сама формулировка причины увольнения. Крайне важно, чтобы запись была полной, без каких-либо сокращений слов. Недопустимо писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.
4. Графа 4: Указываются реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).

Допустимые формулировки записи

Запись в трудовой книжке должна четко соответствовать формулировке из Трудового кодекса РФ. Проверяющие органы обращают на это особое внимание. На практике правильная запись, к которой не придерется ни один инспектор, выглядит так:

• «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Также допускается формулировка, акцентирующая внимание на численности:

• «Уволен в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: обязательно нужно вписать номер статьи Кодекса, пункта и части полностью. Пропуск или сокращение этих данных является нарушением.

Заверение записи

После внесения записи об увольнении в трудовую книжку, ее необходимо правильно заверить:

1. Запись заверяется подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров или руководитель организации).
2. Ставится печать организации (при ее наличии).
3. Работник знакомится с приказом об увольнении и с записью в трудовой книжке под подпись.

Сопутствующее оформление: личная карточка Т-2

Внесение записи в трудовую книжку не должно быть единственным действием. Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (унифицированная форма Т-2). В разделе «Основание прекращения трудового договора» прописывается та же формулировка, что и в трудовой книжке: «Прекращение трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ». С этой записью в карточке сотрудника также необходимо ознакомить под роспись.

Исправление ошибок

Если запись в трудовой книжке по результатам сокращения штата внесена с ошибкой (например, допущена опечатка в формулировке, неверно указан номер приказа или статьи закона), ее следует исправить, руководствуясь положениями пункта 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Ошибочная запись признается недействительной, а ниже вносится правильная формулировка. Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено.

Внесение записи в трудовую книжку при сокращении штата — ответственный процесс, требующий внимания к деталям. Главное помнить: формулировка должна полностью совпадать с текстом Трудового кодекса, никаких аббревиатур и сокращений слов быть не должно, а все реквизиты приказов должны быть указаны точно. Только в этом случае увольнение будет считаться юридически грамотным, а работник не лишится гарантированных ему законом прав и компенсаций.