Важно! В 2026 году правила ведения трудовых книжек претерпели изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек․ Однако основные принципы остались прежними․ Эта статья поможет вам разобраться во всех нюансах правильного оформления записи об увольнении․
Самое главное помнить:
- Запись об увольнении в трудовую книжку вноситься в день увольнения — не позднее этого срока
- Формулировка должна точно соответствовать Трудовому кодексу РФ — нельзя использовать произвольные формулировки
- Электронная трудовая книжка оформляется через отчет ЕФС-1 — даже если бумажная книжка не ведется
- Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью (при наличии)
Общие правила внесения записи об увольнении
При любом основании увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․) запись в трудовую книжку вносится по строго установленным правилам․ Эти правила закреплены в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст․ 66, 84․1, 278 и др․)
- Приказе Минтруда России от N 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда России от N 69)
Согласно этим нормативным актам, запись об увольнении должна содержать следующие обязательные элементы:
Что должно быть в записи:
- Номер записи (в графе 1)
- Дата увольнения (в графе 2 — число, месяц, год)
- Причина увольнения (в графе 3 — с указанием статьи ТК РФ)
- Реквизиты приказа (в графе 4 — номер и дата приказа об увольнении)
- Подпись ответственного лица и печать (при наличии)
Важно! Запись вносится в день увольнения․ Задержка с оформлением может привести к административной ответственности для работодателя․
Основные формулировки при увольнении
Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько оснований для увольнения․ Для каждого из них существуют свои формулировки:
Увольнение по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)
Правильная формулировка:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Альтернативные варианты (равнозначные):
- «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
- «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
Что нельзя писать:
- «Уволен по собственному желанию» — без указания статьи
- «Уволить по личной просьбе» — некорректная формулировка
- «Собственное желание» — без указания на статью 77 ТК РФ
Увольнение по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)
Правильная формулировка:
«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Это основание особенно популярно, так как позволяет сторонам договориться об условиях расторжения трудового договора в любой момент, даже без отработки․
Увольнение по инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ)
В зависимости от причины используются разные формулировки:
- При сокращении штата: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
- При ликвидации организации: «Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
- За прогул: «Трудовой договор расторгнут за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Правильная формулировка:
«Трудовой договор расторгнут в связи с выходом на пенсию, статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Это основание дает работнику определенные льготы, поэтому важно указать его в трудовой книжке․
Особенности оформления для разных категорий работников
Дистанционные работники
Даже если сотрудник работает удаленно, запись в трудовую книжку вносится по общим правилам․ Исключений нет:
- Если работник не перешел на электронную трудовую книжку, запись вносится в бумажную
- Если работник выбрал электронную трудовую, запись вносится в отчет ЕФС-1
- Работодатель обязан сдать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд при увольнении любого сотрудника
Работники, работающие у нескольких работодателей
Каждый работодатель обязан внести запись об увольнении в трудовую книжку, которую он ведет․
Сезонные и временные работники
Правила ведения трудовых книжек распространяются на всех работников, независимо от срока трудового договора․
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки․ С 2026 года они стали обязательными для большинства работников․ Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех, кто не перешел на электронный формат․
Что нужно знать об электронных трудовых книжках:
- Записи вносятся через отчетную форму ЕФС-1 в Социальный фонд
- Работодатель обязан сдать ЕФС-1 при увольнении любого сотрудника, независимо от типа трудовой книжки
- Сведения о трудовой деятельности отражаются в подразделах 1 и 1․1 раздела 1
- Если работник не перешел на электронную трудовую, записи вносятся в бумажную
Важно! Даже если у работодателя нет печати, записи в трудовой книжке заверяются подписью ответственного лица․
Пошаговая инструкция: как правильно внести запись об увольнении
Алгоритм действий:
- Подготовить приказ об увольнении (форма Т-8 или локальный приказ)
- Ознакомить работника с приказом под подпись
- Внести запись в трудовую книжку в день увольнения
- Заверить запись подписью и печатью (при наличии)
- Выдать трудовую книжку работнику под роспись в книге учета
- Сдать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд (при необходимости)
Пример заполнения трудовой книжки:
Образец записи при увольнении по собственному желанию:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| 5 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 45-к |
Важно! Все записи должны быть внесены в точном соответствии с приказом․ Не допускаются сокращения или произвольные формулировки․
Распространенные ошибки и их последствия
Неправильное оформление записи об увольнении может привести к серьезным последствиям:
Типичные ошибки:
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ — запись признается недействительной
- Неправильная формулировка причины — может быть оспорена в суде
- Отсутствие даты или номера приказа — нарушает порядок ведения трудовой книжки
- Отсутствие подписи или печати — запись не заверена
- Задержка с внесением записи — административная ответственность для работодателя
- Использование неверных формулировок (например, «уволить по личной просьбе»)
Последствия ошибок:
- Штрафы для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ — до 50 000 рублей)
- Признание увольнения незаконным в судебном порядке
- Выплата компенсации за вынужденный прогул
- Проблемы при трудоустройстве для работника (отказы в приеме на работу)
- Репутационные риски для организации
Пример из практики:
В одном случае работодатель указал в трудовой книжке «уволен по соглашению сторон» без указания статьи 77 ТК РФ․ Работник обратился в суд и доказал, что соглашение не было достигнуто․ Суд признал увольнение незаконным, а работодатель был вынужден выплатить компенсацию за вынужденный прогул и моральный ущерб․
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если ошибка обнаружена, необходимо:
- Зачеркнуть неверную запись одной чертой (не допускается использование корректора!)
- Внести правильную запись на следующей строке
- Сделать отметку на внутренней стороне обложки о причинах исправления
- Заверить исправление подписью и печатью
- При необходимости оформить дубликат трудовой книжки
Образец исправления:
На внутренней стороне обложки трудовой книжки:
«Запись за №5 от неверна, внесена исправленная запись за №6 от «
Подпись ответственного лица, дата
Важно! Исправления должны быть заверены теми же лицами, которые заверяли оригинальную запись․
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли не вносить запись об увольнении в трудовую книжку?
Ответ: Нет, это обязательно․ Работодатель обязан внести запись об увольнении в трудовую книжку всех работников, для которых она ведется (п․ 10 Правил ведения трудовых книжек)․
Вопрос 2: Можно ли уволить работника без записи в трудовой книжке?
Ответ: Нет, это нарушает трудовое законодательство․ Увольнение считается недействительным без соответствующей записи․
Вопрос 3: Можно ли использовать формулировку «уволен по собственному желанию» без указания статьи?
Ответ: Нет, это недопустимо․ Обязательно указать статью 77 ТК РФ (пункт 3 части первой)․
Вопрос 4: Нужно ли заверять запись об увольнении печатью?
Ответ: Печать заверяет запись при наличии․ Если у организации нет печати, достаточно подписи ответственного лица․
Вопрос 5: Можно ли выдать трудовую книжку позже дня увольнения?
Ответ: Нет, трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения․ Если работник отсутствует, необходимо направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой․
10 золотых правил ведения трудовых книжек при увольнении:
- Вносите запись в день увольнения — не позднее этого срока
- Используйте точные формулировки из ТК РФ — без сокращений и произвольных формулировок
- Указывайте статью, пункт и часть — например, «пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
- Заверяйте запись подписью и печатью (при наличии)
- Соблюдайте порядок ведения записей — номер, дата, причина, реквизиты приказа
- Выдавайте трудовую книжку под роспись в день увольнения
- Сдавайте отчет ЕФС-1 при увольнении любого сотрудника
- Не допускайте исправлений корректором, только зачеркивание одной чертой
- Соблюдайте сроки хранения документов — не менее 50 лет
- Проверяйте правильность оформления перед выдачей работнику
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это не просто формальность, а важная юридическая процедура, которая защищает как работника, так и работодателя․ Следуйте этим правилам, и вы избежите проблем с проверяющими органами, судами и потенциальными работодателями ваших сотрудников․
Помните: инвестиции в качественное кадровое делопроизводство всегда окупаются отсутствием штрафов, судебных исков и репутационных потерь․