Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Правила её ведения и возврата строго регламентированы Трудовым кодексом РФ. С 1 января 2026 года завершается переходный период к обязательному ведению электронных трудовых книжек (ЭТК), что напрямую влияет на процедуру возврата.

Законодательная база и ключевые изменения с 2026 года

Основные нормы закреплены в следующих статьях ТК РФ:

• Статья 66 ТК РФ — устанавливает форму трудовой книжки (бумажную или электронную) и порядок её ведения.
• Статья 66.1 ТК РФ — регулирует ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
• Статья 81 ТК РФ — обязывает работодателя при увольнении произвести окончательный расчёт и выдать работнику его документы, включая трудовую книжку.

Ключевое изменение с : Завершается переходный период. Для всех вновь принятых на работу с этой даты трудовая книжка открывается только в электронной форме. Остальные работники, которые уже имели бумажную ТК до 2026 года, вправе выбрать формат ведения (электронный или бумажный), подав соответствующее заявление работодателю. Если заявление не подано, применяется электронный формат.

Общие правила возврата трудовой книжки при увольнении

Независимо от формы (бумажная или электронная), работодатель обязан выполнить ряд действий в день увольнения.

Сроки возврата

Трудовая книжка (или сведения о ней) должна быть возвращена работнику в день его увольнения (в момент расчёта). Если в этот день работник не выходил на работу, документ должен быть ему направлена по почте заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее следующего рабочего дня после подачи заявления о выдаче.

Что вручает работодатель?

• При бумажной форме: сама трудовая книжка с внесённой записью об увольнении (с указанием причины и ссылкой на пункт статьи ТК РФ).
• При электронной форме: не выдается физический носитель. Работнику по его заявлению может быть выдана заверенная копия выписки из электронной трудовой книжки (на бумаге) или он может получить доступ к своим данным через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте Социального фонда России (СФР).

Процедура возврата для бумажной трудовой книжки

1. Подготовка записи об увольнении. В день увольнения кадровик вносит в ТК запись по установленной форме (Приложение №1 к Постановлению Минтруда №722н). Запись содержит: наименование организации, дату увольнения, точную формулировку причины (пункт статьи ТК РФ) и подпись ответственного лица с расшифровкой.
2. Оформление и подписание. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации (если она предусмотрена уставом).
3. Передача сотруднику. ТК вручается под роспись на листе учета выдачи трудовой книжки (внутренний документ организации). Сотрудник расписывается в получении, указывая дату.
4. Если сотрудник отказывается получить ТК (например, не явился), работодатель направляет её ему заказным письмом с уведомлением. Дата отправки считается датой исполнения обязанности.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

ЭТК, это сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в базе данных Социального фонда России (СФР).

Как сотрудник получает доступ?

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись).
• Через личный кабинет на сайте СФР.
• По запросу в СФР (можно получить официальную выписку на бумаге).

Что делает работодатель?

В день увольнения работодатель обязан:

1. Сформировать и направить в СФР сведения об увольнении (форма ЕФС-1) в электронном виде.
2. Уведомить работника о том, что сведения об увольнении переданы в СФР.
3. По письменному заявлению работника выдать ему заверенную копию выписки из ЭТК на бумажном носителе.

Важно: Сама электронная запись не «выдается» физически. Она автоматически появляется в базе СФР после отправки данных работодателем.

Ответственность работодателя за нарушение правил возврата

Невыдача трудовой книжки (или сведений о ней) в день увольнения влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

• Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, если из-за невыдачи ТК (или неправильной записи) работник не смог подтвердить стаж для назначения пенсии, работодатель может быть привлечён к гражданско-правовой ответственности и обязан возместить убытки.

Что делать сотруднику, если работодатель не вернул ТК?

1. Письменное требование. Направить работодателю заявление с требованием выдать ТК (или заверенную выписку из ЭТК) с указанием срока (например, 3 дня).
2. Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Подать жалобу на нарушение трудового законодательства. ГИТ проведёт проверку и выдаст предписание работодателю.
3. Обращение в Социальный фонд России (СФР). Если речь об ЭТК, можно запросить выписку напрямую в СФР, подтвердив свою личность.
4. Судебное разбирательство. Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права, взыскании компенсации за задержку выдачи и морального вреда.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Что, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Работодатель обязан по заявлению работника выдать ему дубликат бумажной ТК (ст. 77 ТК РФ). Для ЭТК дубликат не выдается — вместо этого выдаётся заверенная выписка из базы СФР.

Вопрос: Можно ли получить электронную трудовую книжку, если у меня была бумажная?

Ответ: Да. С 2021 года любой работник может подать заявление работодателю о переводе своего трудового стажа в электронную форму. С 2026 года для тех, кто уже работает, это становится основным вариантом, если не подано заявление о сохранении бумажной формы.

Вопрос: Где проверять актуальность записей в ЭТК?

Ответ: В личном кабинете на Госуслугах или сайте СФР. Все сведения о приёме, увольнении, переводах должны отражаться там в течение 15 дней после отправки работодателем.

Процедура возврата трудовой книжки, на первый взгляд простая, требует от работодателя точного соблюдения сроков и формы записи. С 2026 года цифровизация делает процесс прозрачнее: сведения об увольнении автоматически попадают в базу СФР. Однако ответственность за корректность и своевременность передачи этих сведений полностью лежит на работодателе. Сотруднику же важно знать свои права: в день увольнения получить документ (бумажный или электронный) и при необходимости, активно защищать свои интересы через ГИТ или суд.

Статья подготовлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и информации о переходном периоде (до ) для электронных трудовых книжек.