В 2026 году правила выдачи и сдачи трудовой книжки (бумажной или электронной) изменились․ Ниже собраны все актуальные сроки‚ требования и практические рекомендации‚ которые помогут избежать ошибок в работе с кадровыми документами․
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ статье 66‚ работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников‚ проработавших более пяти дней‚ если их деятельность является основной․ С 1 января 2022 года для новых работников введена обязательная электронная форма․
Кто отвечает за ведение?
- Работодатель (кроме ИП‑физических лиц) – ведёт книжку и отвечает за её точность․
- При переходе на электронный формат – передача данных в СФР через отчёт ЕФС‑1․
Сроки выдачи трудовой книжки при приёме на работу
По правилам‚ работник‚ подавший заявление о приёме‚ должен получить трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․
- Заявление работника → выдача в течение 3 рабочих дней․
- Если работник выбирает электронный вариант‚ выдача происходит в тот же день‚ но он получает доступ к ЭТК через личный кабинет СФР․
Что делать‚ если работодатель отказался от приказа?
В этом случае выдача происходит не позднее следующего рабочего дня с даты‚ когда был подписан трудовой договор․
Сроки выдачи при увольнении
При прекращении трудового договора трудовую книжку нужно выдать в последний день работы (последний день действия трудового договора)․
- Включается запись об увольнении․
- Если сотрудник переходит на электронный формат‚ выдача происходит в день увольнения‚ а оригинал остаётся у работодателя․
Сроки сдачи отчётов ЕФС‑1
Отчёт ЕФС‑1 – это форма‚ которую работодатель отправляет в ПФР для фиксации кадровых изменений․ Сроки зависят от типа события․
- Сразу после издания приказа – отчёт сдаётся на следующий день․
- Ежемесячно – не позднее 15‑го числа месяца‚ если в отчётном месяце были изменения (приём‚ перевод‚ увольнение и т․п․)․
- Новая форма отчёта вводится с 30 декабря 2025 года․
Примерный график
2026‑05‑13 – последний день для сдачи отчёта за апрель 2026 г․ 2026‑06‑15 – срок ежемесячной сдачи за май 2026 г․
Электронная vs бумажная трудовая книжка
С 1 января 2026 года большинство работников переходят на электронный формат․ Однако:
- Бумажная книжка может использоваться‚ если сотрудник уже работает и выбрал её до 31 декабря 2020 г․
- Электронная книжка хранится в СФР и доступна через личный кабинет․
- Переход на электронный вариант обязателен для новых наймов․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать оригинал бумажной трудовой книжки? – Да‚ но только до 31 декабря 2025 г․ После этого выдача оригинала прекращается․
- Что делать‚ если книжка утеряна? – Сотрудник может запросить выписку из СФР‚ а работодатель обязан оформить дубликат в течение 10 рабочих дней․
- Как оформить запись об увольнении в электронной книжке? – Сведения вносятся в отчёт ЕФС‑1‚ а в личном кабинете работника появляется соответствующая отметка․
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Вести календарь сроков: 3 рабочих дня после заявления‚ 15‑е число каждого месяца‚ последний рабочий день при увольнении․
- Автоматизировать формирование отчёта ЕФС‑1 через HR‑систему – это сократит ошибки и ускорит сдачу․
- Контролировать переход сотрудников на электронный формат: уведомить их о необходимости активации доступа в СФР․
- При возникновении вопросов по заполнению формы СЗВ‑ТД обращаться в консультант Плюс или в юридический отдел․
Соблюдение установленных сроков выдачи и сдачи трудовой книжки – важная часть соблюдения трудового законодательства․ В 2026 году ключевыми датами являются:
- Выдача при приёме – не позже 3 рабочих дней․
- Выдача при увольнении – в последний день работы․
- Сдача отчёта ЕФС‑1 – на следующий день после приказа и ежемесячно до 15‑го числа․
Соблюдая эти правила‚ вы обеспечите прозрачность кадровых процессов‚ избежите штрафов и ускорите работу с социальным фондом․