Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на повсеместный переход на электронные форматы, бумажная трудовая книжка для многих остается важным документом. Ситуации, когда бывший или действующий сотрудник хочет забрать трудовую книжку, возникают регулярно, и они требуют четкого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). В этой статье мы подробно разберем, как, когда и на каких основаниях выдается этот документ, а также что делать в случае задержки.

Основные правила выдачи трудовой книжки

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора — то есть в последний рабочий день сотрудника. В этот же день вносится запись об увольнении, и сотрудник ставит свою подпись в личной карточке и самой трудовой книжке.

Однако на практике бывший работник не всегда может или хочет явиться за документом лично в последний день. В таком случае работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Сроки выдачи: что говорит закон?

Законодательство строго регламентирует сроки предоставления трудовой книжки и сведений из нее в зависимости от ситуации:

• При увольнении: выдается в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
• Если сотрудник не забрал документ вовремя: по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
• Для действующих сотрудников: если работнику по какой-то причине понадобилась сама трудовая книжка (например, для оформления пенсии или кредита), работодатель выдает ее на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
• Выдача копии или выписки: в иных случаях, когда работнику нужны сведения о работе, работодатель должен выдать заверенную копию или выписку из трудовой книжки в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Как забрать трудовую книжку без личного визита?

Часто бывает так, что уволенный сотрудник переехал или не имеет возможности лично прийти в отдел кадров. Существует пошаговая инструкция для получения документа без личного присутствия:

1. Оформление доверенности: работник может составить нотариальную доверенность на любое лицо (родственника, друга, юриста). В доверенности обязательно должно быть прописано право на получение трудовой книжки.
2. Отправка по почте: если работник не может прийти сам, он может направить работодателю письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку почтой (лучше заказным письмом с уведомлением). Пересылка документа допускается только с согласия самого работника.
3. Использование официальных уведомлений: работодатель, отправив уведомление, может дождаться ответа с реквизитами для пересылки.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать документ?

Задержка выдачи трудовой книжки, серьезное нарушение. Если работодатель уклоняется от своих обязанностей, сотрудник имеет полное право защищать свои интересы. Поскольку без трудовой книжки человек не может официально трудоустроиться, закон встает на его сторону.

Гражданин вправе обратиться в суд с иском к бывшему работодателю. В исковых требованиях можно указать:

• Взыскание неполученного заработка за весь период задержки выдачи трудовой книжки. Датой увольнения в таком случае будет считаться день фактической выдачи документа, а работодатель будет обязан оплатить все дни вынужденного прогула.
• Возмещение морального вреда (если удастся доказать наличие страданий и нарушений прав).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

С 2020 года работающие граждане получили возможность перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). Этот формат обеспечивает надежное хранение данных и избавляет от проблем с утерей бумажного бланка.

Ключевые особенности ЭТК:

• Хранение данных: Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России (СФР). В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о стаже и местах работы.
• Где получить сведения: предоставить выписку из ЭТК может нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), территориальный орган Социального фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Также сведения доступны через портал «Госуслуги».
• Переход на ЭТК: работник имеет право перевести бумажную трудовую в электронный формат, написав соответствующее заявление работодателю. В этом случае бумажная книжка выдается на руки, а работодатель перестает вести ее.

Что делать, если нет бумажной книжки и не выбрана ЭТК?

Иногда при приеме на работу обнаруживается, что у работника нет бумажной трудовой книжки, а в системе ЭТК отсутствует выбор электронной формы (например, если человек устраивается на работу впервые после 2020 года). В таком случае работодатель обязан:

1. Оформить новую бумажную трудовую книжку или
2. Предложить работнику выбрать электронную форму и внести соответствующие данные в систему ЭТК.

Подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки можно через выписку из Социального фонда.

Если сотрудник хочет забрать трудовую книжку, процедура должна быть прозрачной и быстрой. Главное, соблюдать письменные формальности: писать заявление, получать уведомления, оформлять доверенности. Для работодателей задержка документа чревата судебными исками и взысканием неполученного заработка в пользу работника за каждый день просрочки. А для самих работников переход на ЭТК становится отличной альтернативой, минимизирующей риски потери данных и конфликты с работодателем.