Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. С ее помощью можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или заполена с ошибками, это может стать серьезной проблемой для работника. Именно поэтому законодательство строго регламентирует процесс ее хранения, ведения и выдачи.
Каким нормативным актом регламентируется выдача?
Многие задаются вопросом: каким государственным нормативным актом регламентируется список документов и порядок их выдачи? Главным документом в этой сфере выступает Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), в частности статья 84.1, которая описывает общий порядок оформления прекращения трудового договора. Кроме того, детальные правила содержатся в:
- Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек);
- Постановлении Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек);
- Федеральном законе № 27-ФЗ (о персонифицированном учете), который регламентирует переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД).
Сроки выдачи при увольнении
Самое главное правило: работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения (в день прекращения трудового договора).
Если в этот день выдать документ невозможно (например, работник отсутствует на рабочем месте или отказывается ее забирать), работодатель обязан:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте;
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
Переход на электронный формат (СЗВ-ТД и ЕФС-1)
С 2021 года Россия перешла на подачу отчетности СЗВ-ТД (ныне ЕФС-1), что ознаменовало начало эпохи электронных трудовых книжек (ЭТК). При переходе в 2021 году на подачу СЗВ-ТД, в конце 2020 г. работодателями подавались данные о сотрудниках, их местах работы и ведении бумажных трудовых книжек.
Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка не отменена. Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной формы, работодатель обязан продолжать вести ее наравне с электронной. При увольнении такого сотрудника бумажная трудовая книжка выдается ему на руки в обязательном порядке.
Если же сотрудник выбрал исключительно электронный формат, бумажная книжка также выдается на руки, но уже с соответствующей записью о том, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК. Дальнейшее хранение этого бумажного документа у работодателя не предусмотрено.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель (по последнему месту работы) обязан выдать работнику дубликат;
Порядок действий:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель в течение 15 дней с момента подачи заявления оформляет дубликат.
- В дубликат вносится общий стаж работы до поступления на данное предприятие, а также стаж по последнему месту работы.
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Невыдача трудовой книжки в день увольнения — серьезное нарушение. Если работодатель задержал документ, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
День выдачи трудовой книжки в таком случае считается днем увольнения. Работодатель обязан издать новый приказ (распоряжение) о увольнении с новой датой и внести соответствующую запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дате увольнения признается недействительной.
Выдача трудовой книжки родственникам умершего работника
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников (под роспись в книге учета движения трудовых книжек). Для получения документа необходимо предоставить:
- Свидетельство о смерти работника;
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.);
- Паспорт родственника.
Процесс выдачи трудовой книжки строго контролируется государством. Работодатель обязан выдать документ в день увольнения, а при невозможности — направить уведомление. В эпоху электронных трудовых книжек (ЕФС-1) важно не забывать о бумажном формате: он все еще остается актуальным для подтверждения стажа за периоды до цифровизации. Помните, что своевременная выдача трудовой книжки — это не только соблюдение закона, но и уважение к работнику, которому этот документ необходим для дальнейшего трудоустройства и получения социальных гарантий.