В условиях продолжающегося перехода на электронный документооборот и изменения законодательства Российской Федерации, вопрос правильного оформления выдачи трудовых книжек остается критически важным для бухгалтеров и специалистов кадровых служб. На текущий момент, 23 мая 2026 года, процедура учета имеет свои особенности, связанные с новыми разъяснениями Минтруда.
Основные изменения в правилах ведения
Министерство труда и социальной защиты РФ внесло существенные коррективы в правила ведения трудовых книжек. Главная цель изменений — исключение избыточных требований и устаревших сведений, которые не несут практической ценности в цифровую эпоху. Однако это не означает полный отказ от бумажного документооборота в части внутреннего учета.
Согласно последним разъяснениям, книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки по-прежнему необходимо вести на бумажном носителе. Электронные реестры не заменяют эти журналы полностью, так как они служат первичными учетными документами строгой отчетности.
Порядок отражения выдачи трудовой книжки
Процесс выдачи трудовой книжки работнику при увольнении должен быть зафиксирован документально безупречно. Ниже приведен алгоритм действий, который необходимо выполнить кадровику:
- Фиксация в Книге учета движения:
- Откройте «Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Найдите строку, где была зарегистрирована приемка этой книжки при поступлении сотрудника.
- В графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку (вкладыш)» сотрудник должен поставить свою подпись.
- Укажите дату выдачи.
- Запись в самой трудовой книжке:
- В разделе «Сведения о работе» вносится запись об увольнении со ссылкой на приказ.
- Запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (если она используется).
- Сотрудник ставит свою подпись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью.
- Выдача на руки:
- Трудовая книжка выдается сотруднику в день увольнения.
- Факт получения обязательно фиксируется в журнале учета (пункт 1).
Важные нюансы, о которых нельзя забывать
Очень важно помнить, что отсутствие подписи сотрудника в Книге учета движения трудовых книжек приравнивается к нарушению правил ведения документации. В случае спорных ситуаций именно эта подпись является главным доказательством того, что документ был возвращен владельцу.
Также стоит учитывать следующие моменты:
- Если работник отказывается ставить подпись в Книге учета, необходимо составить акт об отказе в присутствии свидетелей.
- Выдача трудовых книжек почтовым отправлением допускается только с письменного согласия сотрудника и только если он не явился за документом в день увольнения.
- Все страницы Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью организации.
Правильное отражение выдачи трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав как работодателя, так и работника. Несмотря на цифровизацию многих процессов, требование Минтруда о ведении бумажных книг учета остается действующим и обязательным к исполнению в 2026 году. Внимательность к деталям при заполнении граф о выдаче и получении документов поможет избежать штрафных санкций и юридических рисков.
Помните: своевременная и грамотная запись в учетных документах — основа спокойствия вашей кадровой службы.