В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел окончательную трансформацию, однако вопросы их правильного заполнения остаются критически важными для работодателей. Несмотря на массовый переход на электронные форматы (ЭТК), бумажные трудовые книжки продолжают действовать для сотрудников, у которых они были заведены до 2021 года. Ошибки в заполнении могут привести к проблемам с пенсионным стажем работника и штрафам для организации.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно вести бумажные трудовые книжки в текущих условиях, какие нормы регулируют этот процесс и на что обратить особое внимание кадровику.

Нормативная база и общие принципы

Основными документами, регулирующими ведение трудовых книжек в 2026 году, остаются:

• Трудовой кодекс РФ;
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69) — в части, не противоречащей новым правилам;
• Приказ Минфина России от № 55н (регулирует изготовление бланков).

Важно: Бумажную трудовую книжку продолжают вести только для тех работников, у которых она была оформлена ранее. Для впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года бумажные книжки не заводятся — их стаж фиксируется исключительно в электронном виде.

Общие требования к заполнению

При внесении записей в трудовую книжку необходимо строго соблюдать следующие правила:

1. Язык и почерк. Все записи вносятся на русском языке чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи должны быть аккуратными, разборчивыми.
2. Отсутствие сокращений. Категорически запрещается использовать сокращения слов (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «пост.» вместо «постановление»). Все слова должны быть написаны полностью.
3. Формат дат. Даты во всех разделах записываются только арабскими цифрами. День и месяц обозначаются двузначными цифрами, год — четырехзначными (например, ).
4. Нумерация. Записи нумеруются сквозным способом в пределах каждого раздела. Номер записи ставится в соответствующей графе.

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки (для тех, кто поступил на работу до 2021 года и не имел книжки). Это делает работодатель в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема.

Необходимо внести следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения (цифрами);
• Образование (указывается на основании документов об образовании);
• Профессия, специальность;
• Дата заполнения;
• Подпись владельца трудовой книжки;
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с расшифровкой;
• Печать организации (или кадровой службы), если она используется в организации.

Внимание: При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения изменения вносятся на ьный лист. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом пишется новая информация, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке) с указанием его номера и даты. Ссылка заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Внесение записей о работе

Раздел «Сведения о работе» заполняется при приеме, переводе и увольнении сотрудника.

Прием на работу

В графе 3 («Дата») ставится фактическая дата начала работы. В графе 4 пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]». В графе 5 указываются реквизиты приказа о приеме (номер и дата).

Совместительство

Запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника. Для этого сотрудник должен предоставить трудовую книжку основному работодателю и документ, подтверждающий работу по совместительству (заверенную копию приказа или справку). Запись формулируется как: «Принят на работу по совместительству…».

Вахтовый метод

Специальной отметки «вахтовый метод» в трудовой книжке не делается. Вносится стандартная запись о приеме на работу с указанием должности. Особенности режима работы отражаются в трудовом договоре, но не дублируются в графе 3 трудовой книжки.

Увольнение

При увольнении в графе 3 указывается основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). В графе 4 — реквизиты приказа об увольнении. Запись заверяется подписью работодателя и работника, а также печатью организации.

Вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, к ней оформляется вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Правила оформления вкладыша:

• Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой;
• На ьном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша;
• Нумерация записей во вкладыше продолжается сквозным образом (не начинается заново);
• Заполнение вкладыша производится по тем же правилам, что и основной бланк.

Переходный период и электронные трудовые

В 2026 году большинство сведений о трудовой деятельности передается в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде через форму ЕФС-1. Работодатель обязан своевременно подавать сведения о приеме, переводе и увольнении.

Если работник принял решение отказаться от бумажной трудовой книжки (подал соответствующее заявление до конца 2020 года или позже в особых случаях), работодатель возвращает ему бумажный документ на руки и ведет учет только в электронном формате. В этом случае в бумажную книжку вносится запись о подаче заявления о переходе на ЭТК, после чего она больше не заполняется работодателем.

Типичные ошибки и как их избежать

Чтобы избежать проблем при проверках и при назначении пенсии сотруднику, избегайте следующих ошибок:

• Использование корректирующей жидкости («замазки»), исправления допускаются только путем зачеркивания и внесения правильной записи рядом;
• Пропуск строк при заполнении;
• Отсутствие подписи работника при увольнении (если выдача книжки происходит в день увольнения);
• Несоответствие дат в трудовой книжке и в приказах.

Правильное ведение трудовых книжек, это гарантия защиты прав работников и соблюдение законодательства работодателем. В условиях 2026 года, когда бумажный документооборот становится историей, особенно важно сохранять аккуратность в оставшихся бумажных книжках, так как они являются единственным физическим подтверждением стажа для миллионов граждан.