Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина Российской Федерации. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, понимание правил ведения этого документа, будь то бумажный бланк или электронная версия, критически важно как для работодателей, так и для сотрудников. В данной статье мы подробно разберем стандартные записи, актуальные правила заполнения и особенности перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) по состоянию на май 2026 года.

Статус трудовой книжки в 2026 году: Бумага или Цифра?

На текущий момент (май 2026 года) в России сложилась двойственная система учета трудового стажа. Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 66.1 ТК РФ), ситуация регулируется следующим образом:

• Для новых сотрудников: Для работников, принимаемых на работу впервые с 1 января 2020 года (и продолжающих эту тенденцию в 2026 году), трудовая книжка оформляется исключительно в электронном виде. Бумажный бланк им не заводится.
• Для действующих сотрудников: Работники, имевшие трудовой стаж до 2020 года, сохранили право выбора. Они могли optarь за ведение трудовой книжки в электронном виде или оставить бумажный вариант. Те, кто не подавал заявления о переходе на ЭТК, продолжают вести бумажные книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный файл, а сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Это гарантирует сохранность данных даже при ликвидации организации или утере личных документов сотрудником.

Общие требования к заполнению записей

Независимо от формата (бумажный или электронный), к содержанию записей предъявляются строгие требования. Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении льготного стажа.

Основные правила:

1. Язык: Все записи вносятся на русском языке.
2. Полнота данных: Указываются полные наименования организаций, должности, даты приема и увольнения.
3. Основание: Каждая запись должна иметь основание, приказ или распоряжение работодателя (номер и дата).
4. Отсутствие сокращений: В бумажных версиях не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»).
5. Чернила: В бумажных книжках записи ведутся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Стандартные виды записей в трудовой книжке

Рассмотрим алгоритм внесения наиболее распространенных записей, которые встречаются в практике кадрового делопроизводства.

Запись о приеме на работу

Это первая и одна из самых важных записей. Она вносится в раздел «Сведения о работе».

• Графа 1 (№ записи): Порядковый номер текущей записи.
• Графа 2 (Дата): Дата фактического начала работы (приема).
• Графа 3 (Сведения о работе): Формулировка: «Принят(а) в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности]». Если организация имеет сокращенное и полное наименование, сначала указывается полное.
• Графа 4 (Основание): «Приказ (распоряжение) от [дата] № [номер]».

Важно: В электронной трудовой книжке эти сведения передаются работодателем в СФР через форму отчетности ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Запись о переводе на другую работу

Вносится только в случае постоянного перевода на другую должность или в другое структурное подразделение.

• В графе 3 указывается: «Переведен(а) в [новое подразделение] на должность [новая должность]».
• В графе 4 ссылается соответствующий приказ о переводе.

Временные переводы, как правило, в трудовую книжку не вносятся, если они не стали постоянными.

Запись об увольнении

Финальная запись при работе в конкретной организации. Должна быть сделана в день увольнения.

• Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
• Графа 3: «Уволен(а) по [указывается статья и пункт ТК РФ, например: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по собственному желанию]».
• Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.

Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (для бумажных книжек), а также подписью работника, подтверждающей ознакомление.

Запись о работе по совместительству

Записи о работе по внешнему совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника.

• Внесение производит работодатель по основному месту работы.
• Основанием служат документы, подтверждающие работу по совместительству (копия приказа, справка с места работы).

Особенности ведения бумажных трудовых книжек в 2026 году

Хотя электронная форма доминирует, бумажные книжки все еще действуют для тех, кто не перешел на ЭТК. С 2023 года действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Старые бланки, выпущенные до этого срока, также признаются действительными, если они заполнены правильно.

Что делать при ошибках и порче?

Если запись в бумажной трудовой книжке признана недействительной или документ испорчен (залит, разорван):

1. Исправление ошибок: Недействительная запись зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), и рядом вносится новая запись: «Запись № [номер] недействительна». Затем вносится правильная запись.
2. Порча документа: Если трудовая книжка испорчена (не подлежит восстановлению), работнику выдается дубликат. В дубликат переносятся все действительные записи из испорченной книжки на основании заверенных копий документов.

Электронная трудовая: как проверить данные?

С переходом на электронный формат контроль за стажем стал проще. Работник может в любой момент проверить, передал ли работодатель сведения в Социальный фонд России.

Способы получения выписки из ЭТК:

• Через портал Госуслуги (заказ выписки в личном кабинете).
• В клиентской службе СФР (лично или через МФЦ).
• У работодателя (последний работодатель обязан предоставить сведения при увольнении или по письменному заявлению сотрудника).

Выписка содержит полную историю трудовой деятельности, включая периоды работы, должности, причины увольнения и реквизиты приказов.

Трудовая книжка, будь то традиционный бумажный документ или современный цифровой профиль в базе СФР, остается ключевым инструментом подтверждения трудового стажа для назначения пенсии и социальных выплат. Работодателям в 2026 году необходимо строго следить за своевременной подачей формы ЕФС-1 для электронных книжек и аккуратностью заполнения бумажных аналогов. Сотрудникам же рекомендуется периодически проверять свои данные в электронном виде, чтобы исключить возможные ошибки и гарантировать сохранность своего профессионального пути.

Помните: правильность записей в трудовой книжке сегодня — это гарантия достойной пенсии завтра.