Тема трудовой книжки остаётся одной из самых важных и часто задаваемых в кадровом деле․ Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант всё ещё существует для определённых категорий работников․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнять и вести трудовые книжки в соответствии с последними изменениями законодательства․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина, который подтверждает его стаж, опыт работы и занимаемые должности․ Она необходима для:

• Расчёта пенсии и других социальных выплат․
• Подтверждения трудового стажа при смене работы․
• Оформления кредитов, пособий, льгот․

Виды трудовых книжек в 2026 году

Сегодня существуют два основных вида:

1. Бумажная трудовая книжка — традиционный формат․ Выдаётся только тем работникам, у которых она уже была оформлена до 1 января 2021 года․ Новым сотрудникам с 2021 года бумажный вариант не выдают․
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК), цифровой аналог, который ведётся в Единой федеральной информационной системе (ЕФИС) «Трудовая деятельность»․ С 2021 года это основной формат для всех впервые принимаемых на работу․

Ключевые нормативные документы

При ведении трудовых книжек руководствуйтесь следующими актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 85․1 и др․)․
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (действует с )․
• Постановление Минтруда РФ от № 69, Инструкция по заполнению трудовых книжек (в части, не противоречащей новому Приказу № 320н)․
• Приказ Минфина России от № 55н — регулирует изготовление бланков․

Правила заполнения бумажной трудовой книжки

Даже в 2026 году кадровики иногда сталкиваются с бумажными книжками․ Вот главные правила:

ьный лист (первая страница)

Заполняется разборчиво, без сокращений, только арабскими цифрами (даты)․ Обязательные поля:

• Фамилия, имя, отчество (полностью)․
• Дата и место рождения․
• Сведения об образовании (когда и где получено)․
• Сведения о предыдущей работе (если есть)․
• Дата выдачи книжки и подпись работника․

Важно: Нельзя использовать сокращения (например, «г․», «ул․», «с․»)․ Пишите полностью: «город», «улица», «село»․

Раздел «Сведения о работе» (основная часть)

Каждая запись должна содержать:

• Дату (число, месяц, год арабскими цифрами, например, )․
• Наименование организации (полное, как в Уставе)․
• Дату заключения и номер трудового договора․
• Должность/специальность (с указанием структурного подразделения, если есть)․
• Основание для записи (приказ, распоряжение, номер и дата)․
• Подписи работника и представителя работодателя (с расшифровкой)․

Особые случаи записи

• Приём на работу по совместительству: В графе «Должность» указывается «по совместительству»․ В графе «Основание» — номер и дата приказа о совместительстве․
• Вахтовый метод работы: В запись включается фраза «вахтовый метод работы»․ Указывается конкретная вахта (например, «15 суток работы / 15 суток отдыха»)․
• Перевод: Записывается новая должность и структурное подразделение․ Основание — приказ о переводе․
• Увольнение: Указывается дата увольнения и основание (приказ, ст․ ТК РФ)․
• Смена фамилии/имени/отчества: Делается новая запись с указанием нового ФИО и основанием (например, «в связи с заключением брака на основании паспорта․․․» )․

Вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены, обязательно вшивается вкладыш․ Он является неотъемлемой частью книжки․ Вкладыш вшивается между последним листом и правой обложкой․ Записи на вкладыше ведутся по тем же правилам․

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ЭТК — основной формат․ Её ведёт работодатель через ЕФИС «Трудовая деятельность»․

• При приёме на работу впервые работнику не выдают бумажную книжку․ Все сведения заносятся в электронный реестр․
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК (официальный документ) через портал Госуслуг или лично в Пенсионном фонде РФ (ПФР)․
• Если у работника уже есть бумажная книжка, выданная до 2021 года, работодатель продолжает её заполнять, а параллельно сведения передаёт в ПФР для занесения в ЭТК․ В результате у гражданина будет объединённая трудовая книжка (бумажная + электронная)․
• Записи в ЭТК также должны быть полными и корректными․ Работодатель обязан уведомить работника о каждой записи․

Образец записи в трудовую книжку (таблица)

Пример корректного оформления записи о приёме на работу:

Подпись работника: _________________ / Иванов Иван Иванович /

Подпись представителя работодателя: _________________ / Петрова Анна Сергеевна /

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В этом случае выдаётся дубликат․ Порядок:

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата․
2. Работодатель (последний или предыдущий) запрашивает сведения о трудовой деятельности у всех бывших работодателей (если это необходимо для восстановления записей)․
3. На основании полученных сведений и документов (приказы, трудовые договоры) заполняется дубликат․
4. Дубликат оформляется по форме, установленной Приказом № 320н․ На первом листе делается отметка «Дубликат»․

Частые ошибки при заполнении

• Использование сокращений (например, «гл․ бухгалтер», «Москва», «15․07․24»)․
• Неточное указание наименования организации (сокращённое вместо полного)․
• Отсутствие номера и даты приказа/распоряжения в графе «Основание»․
• Неправильное вшивание вкладыша (не между последним листом и обложкой)․
• Задержка внесения записей (оформление должно быть не позднее недельного срока со дня приёма/увольнения)․

Где хранить и как передавать трудовую книжку?

• Хранение: Работодатель обязан хранить трудовые книжки (и вкладыши) в запертом шкафу, обеспечивающем их сохранность․ Доступ — только для уполномоченных лиц․
• Передача работнику: При увольнении трудовая книжка (с внесённой записью об увольнении) выдаётся работнику в день увольнения под расписку․ Если работник не явился, книжка отправляется ему почтой заказным письмом с уведомлением․
• Электронная книжка: Не требует физической передачи․ Сведения доступны в ЕФИС․

1. Бумажная трудовая книжка — уходящее явление․ Её получают только те, у кого она уже была до 2021 года․
2. Электронная трудовая книжка — стандарт для всех новых трудовых отношений․
3. Запрет на сокращения в бумажных книжках — строгое правило․
4. Вкладыш, обязательный элемент при окончании страниц․
5. Сроки: Запись о приёме/увольнении вносится не позднее 7 дней․
6. Ответственность: За неправильное ведение трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Помните: Трудовая книжка, это юридически значимый документ․ Её корректное ведение защищает и права работника, и работодателя․ В случае сомнений всегда обращайтесь к актуальной редакции Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом․