Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще остается актуальным для многих сотрудников. При работе с бумажным бланком у кадровиков часто возникает вопрос: что делать с пустыми строками в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»?

В этой статье мы подробно разберем правила работы с пустыми строками, а также затронем важные изменения, связанные с формой ЕФС-1 и электронным учетом стажа, которые вступили в силу в 2025 году.

Почему появляются пустые строки?

Пустые строки в трудовой книжке могут появиться по нескольким причинам:

• Смена работодателя: предыдущий работодатель внес запись об увольнении, но не заверил блок записей своей печатью и подписью, оставив место для потенциальных записей о переводе, которые так и не были сделаны.
• Техническая ошибка: кадровик случайно пропустил строку при заполнении.
• Особенности ведения: иногда ответственные лица оставляют строку пустой намеренно, чтобы визуально отделить записи друг от друга, что является грубым нарушением инструкций.

Главное правило: пустые строки недопустимы

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкции по их заполнению, в трудовой книжке не должно быть пустых строк, не заверенных подписью и печатью работодателя. Каждая незаполненная строка под записью (будь то прием, перевод или увольнение) — это риск внесения незаконных записей постфактум другими лицами.

Как правильно оставить пустую строку (если она осталась)

Если после внесения записи об увольнении (или последней записи текущего работодателя) в разделе «Сведения о работе» осталась пустая строка, ее необходимо аннулировать. Делается это следующим образом:

1. В первой незаполненной графе (графа 1 — номер записи) ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения записи (обычно совпадает с датой увольнения или датой обнаружения пустой строки).
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» или просто ставится прочерк (хотя первый вариант с признанием недействительной более корректен с точки зрения методологии, на практике часто ставят Z-образный прочерк через всю строку).
4. В графе 4 указывается приказ, на основании которого вносится данная запись (если признается недействительность предыдущей, то ссылаются на тот же приказ; если просто ставится прочерк, графу 4 можно оставить пустой или также перечеркнуть).
5. Важно: После этого блок записей обязательно закрывается подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью (при наличии) и подписью самого работника.

Переход на ЭТК и форма ЕФС-1: изменения 2025 года

С 2025 года вступили в силу важные поправки в отчетность и правила учета стажа. Теперь сведения о трудовой деятельности подаются в рамках единой формы ЕФС-1, которая объединила в себе данные для Пенсионного фонда и Социального фонда. Разобраться в тонкостях заполнения ЕФС-1 в программах типа 1С: ЗУП вместе с экспертом — лучший способ не допустить ошибок и избежать штрафов.

Выбор ведения трудовой книжки для новых сотрудников

Один из самых частых вопросов у кадровиков в 2025-2026 годах:

«Если у работника РФ это первое место работы, нужно ли указывать в ЕФС-1 выбор ведения трудовой книжки?»

Ответ: Да, это критически важно. Если для гражданина РФ это первое место работы, работодатель обязан подать на него отчет ЕФС-1 с указанием того, какую трудовую книжку выбрал сотрудник — бумажную или электронную. На подачу заявления о выборе дается определенный срок с момента заключения трудового договора.

А что если первое место работы у иностранца?

Если первое место работы в РФ у иностранного гражданина или лица без гражданства, правила меняются. В соответствии с законодательством, иностранные граждане не имеют права выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. На них бумажная трудовая книжка не заводится. В отчете ЕФС-1 на такого сотрудника необходимо указать, что ему ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК).

Как заполнить электронную трудовую книжку (ЭТК)

С переходом на цифровой формат кадровики задают множество вопросов: как ее заполнить, когда заполнить и как оформить при увольнении? Дадим максимальную информацию.

Как заполняется ЭТК?

В отличие от бумажной, электронную трудовую книжку не нужно заполнять вручную. Работодатель формирует данные в своей кадровой программе (например, в 1С: ЗУП) и отправляет их в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1. В ЭТК нет проблемы «пустых строк» — система автоматически формирует цепочку записей о приеме, переводах и увольнении строго по порядку.

Когда нужно заполнять ЭТК?

Сведения о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) необходимо подавать в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты соответствующего приказа. Это важное отличие от бумажной книжки, где записи делаются в течение 5 дней.

Как оформить ЭТК при увольнении?

При увольнении сотрудника, выбравшего ЭТК, работодатель обязан:

• В день увольнения подать в СФР отчет ЕФС-1 с данными об увольнении (причина, статья ТК РФ, номер и дата приказа);
• Выдать работнику на руки сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК). Она выдается в бумажном виде (под подпись сотрудника в журнале учета) или направляется в электронном виде (с усиленной квалифицированной электронной подписью), если это предусмотрено внутренним регламентом компании.

Настройка ЭТК в 1С: ЗУП

Чтобы избежать ошибок при отправке данных в СФР, важно правильно настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе 1С: ЗУП:

1. Убедитесь, что в карточке сотрудника (меню «Кадры» -> «Сотрудники») корректно указано заявление о выборе формы трудовой книжки (ЭТК или бумажная).
2. Проверьте настройки учетной политики: раздел «Кадровый учет» должен быть настроен с учетом требований 2025 года.
3. При приеме на работу программа автоматически будет формировать блок для ЕФС-1. Если у сотрудника это первое место работы, система подскажет, что необходимо зафиксировать выбор сотрудника.

Ведение трудовых книжек требует предельной внимательности; В бумажной трудовой книжке пустые строки должны быть обязательно перечеркнуты или аннулированы, а весь блок записей заверен подписью и печатью. В эпоху электронного кадрового учета фокус смещается на корректное заполнение отчета ЕФС-1: помните о правилах выбора типа книжки для россиян и иностранцев, а также соблюдайте строгие сроки подачи данных в Социальный фонд.