Трудовая книжка — это основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Один из важных разделов — образование и обучение. Правильное заполнение этого раздела позволяет избежать ошибок при оформлении новых мест работы, а также упростить процесс аудита и перехода на электронные формы.

Общие правила ввода сведений об образовании

Согласно Правилам ведения трудовых книжек (памятка нанимателю), в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые требуются для подтверждения уровня квалификации и соответствия требованиям к профессии.

• Записи вносятся в строке «Образование». Указывается уровень полученного образования (среднее профессиональное, высшее, бакалавриат, магистратура и т.д.).
• Если в книжке уже заполнены все страницы одного из разделов, в конце документа вшивается вкладыш. Вкладыш используется только в случае полного заполнения.
• При повторном трудоустройстве (второй и последующие раза) в книжку вносятся сведения только о последнем полученном уровне образования. Остальные уровни фиксировать не требуется.

Пример: если у сотрудника есть диплом специалиста и позже — диплом магистра, в книжку вносится только информация о магистратуре.

Как правильно указать специальность

Специальность в трудовой книжке указывается точно так, как она написана в дипломе или в официальном документе об образовании. Это важно для последующей проверки со стороны контролных органов.

1. Найдите в дипломе строку «Специальность» (например, «Менеджмент», «Электротехника», «Психология»).
2. Введите эту же терминологию в поле «Специальность» трудовых книжек.
3. Не сокращайте и не меняйте написание без официального подтверждения.

Образцы заполнения в 2026 году

В 2026 году актуален образец заполнения трудовой книжки с учётом новых требований:

• Титульный лист — в строке «Образование» указывается последний полученный уровень (например, «Высшее профессиональное образование»).
• Раздел «Образование», заполняется в соответствии с Инструкцией по ведению трудовых книжек, утверждённой Министерством труда.
• Запись о профессиональном обучении — если работник прошёл дополнительные курсы, их сведения фиксируются в разделе «Профессия», но только при наличии официального сертификата.

Ниже приведён пример заполнения для работника с дипломом бакалавра:

Имя, Фамилия: Иванов Иван Иванович
№ страницы: 1
Образование: Высшее профессиональное
Специальность: Экономика
Уровень: Бакалавр
Дата получения: 

Заполнение при наличии нескольких образований

Если у сотрудника несколько дипломов разного уровня, в книжку вносят сведения только о последнем полученном уровне. Остальные уровни фиксировать не требуется.

Специфика заполнения для иностранных дипломов

Для работников с зарубежным образованием в трудовую книжку вносятся сведения на основании:

• Документа об образовании (диплом, аттестат).
• Документа об эквивалентности (если требуется).

Пример записи:

Образование: Высшее иностранное
Специальность: Менеджмент (США)
Уровень: Магистр
Дата получения: 

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 01 января 2021 года возможен переход от бумажной формы к электронной трудовой книжке (ЭТК). При этом:

1. Работник самостоятельно выбирает форму, бумажную или электронную.
2. Электронная запись должна соответствовать тем же требованиям, что и бумажная (в т.ч. в части сведений об образовании).
3. При выборе ЭТК работник подписывает заявление, которое хранится в личном кабинете организации.

Переход на ЭТК упрощает хранение и поиск информации, однако все записи по образованию и специальности остаются обязательными.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы избежать проблем при оформлении трудовых книжек, обратите внимание на следующее:

• Не заполняйте пустые места — если в книжке нет места для новой записи, используйте вкладыш.
• Не указывайте сокращения — полное название специальности и уровня образования.
• Соблюдайте хронологию — записывайте сведения в том порядке, в котором они получены.
• Проверяйте соответствие документов — все сведения должны подкрепляться оригинальными дипломами или сертификатами.

Полезные ссылки и скачивание образцов

Для удобства работодателей и сотрудников доступны готовые шаблоны и инструкции в формате Word и PDF:

• Образец заполнения трудовой книжки 2026
• Инструкция по ведению трудовых книжек (редакция 1 от )
• Пример электронной трудовой книжки

Эти документы содержат подробные образцы заполнения, а также рекомендации по оформлению титульного листа, вкладышей и исправлений.

Правильное заполнение раздела «Образование и обучение» в трудовой книжке — ключевой элемент юридической защиты работодателя и ясности для сотрудника. Соблюдая указанные правила, вы сможете:

1. Избежать ошибок при приёме на работу.
2. Упростить процесс аудита и проверок.
3. Готовьтесь к возможному переходу на электронные формы.

Если у вас возникнут вопросы по конкретному случаю (например, заполнение при наличии нескольких дипломов или иностранного образования), рекомендуем обратиться к официальным инструкциям или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.