Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Правильное её заполнение напрямую влияет на учёт стажа, начисление пенсии и подтверждение профессионального опыта. Вопрос о том, сколько отступать при внесении записей, часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже подробно рассмотрены актуальные требования (по состоянию на 2026 год) и практические рекомендации.

Нормативная база, регулирующая заполнение трудовой книжки

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Постановление Правительства РФ № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – о электронных трудовых книжках (часть 8 ст. 2).
• Трудовой кодекс РФ – статьи 62, 66, 84.1 (выдача дубликата, внесение изменений).

Все указанные нормативные акты едины в одном положении: отступы (пробелы) в начале строк не требуются. Запись начинается с самого левого края поля соответствующего столбца.

Структура трудовой книжки и порядок заполнения столбцов

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

1. ьный лист – личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия и т.д.).
2. Раздел «Сведения о работе» – последовательное внесение записей о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.п.
3. Раздел «Сведения о награждении» (при наличии).

Каждая запись в разделе «Сведения о работе» заполняется в четырёх колонках:

Важно: внутри каждой колонки отступ не делается. Текст начинается сразу с левой границы ячейки. Если запись занимает несколько строк, перенос осуществляется без дополнительного пустого ряда – следующая строка продолжает ту же запись.

Отступы и пустые строки: что допустимо, а что запрещено

Запрещено

• Оставлять пустую строку между записями «для красоты» или «чтобы было видно разделение».
• Делать отступ (пробелы) в начале строки любой колонки.
• Ставить точки, тире или другие знаки-заполнители в пустых ячейках.

Разрешено

• Если после записи осталось свободное место в колонке – просто оставляем его пустым, не заполняя точками или пробелами.
• При необходимости переноса длинного названия организации или должности – переносим на следующую строку без отступа и продолжаем запись в той же колонке.
• Если между двумя записями нет печати (например, обе сделаны одной организацией подряд), допускается размещать их непосредственно одна под другой, без промежуточной пустой строки.

Эти положения подтверждаются пунктами 2.4 и 3.1 Приказа № 320н, а также разъяснениями Минтруда РФ (письмо от № 15‑2/1234).

Пример корректного заполнения

1 Принят на работу в ООО «Альфа» инженера‑конструктора Приказ № 45 от 
2 Переведён на должность ведущего инженера‑конструктора Приказ № 12 от 
3 Уволен по собственному желанию Трудовой договор № 78 от 

Как видно, каждая запись начинается с первой колонки без отступов, а переносы внутри колонки выполняются без пустых строк.

Особенности заполнения в 2026 году

С вступили в силу изменения, связанные с повсеместным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, бумажные формы продолжают использоваться:

• Для работников, впервые поступивших на работу после , бумажная ТК не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). При необходимости выдаётся дубликат или вкладыш.
• При оформлении дубликата или вкладыша ьный лист заполняется полностью, а в разделе «Сведения о работе» делаются только те записи, которые отсутствуют в электронном виде.
• Отступы по‑прежнему не требуются; единственное изменение – обязательное указание номера электронного документа (ЭТК) в колонке 4 при наличии такой ссылки.

Таким образом, даже в условиях цифровизации правило «отступ не ставим» остаётся неизменным.

Практические советы кадровикам

1. Проверяйте шаблон перед печатью: убедитесь, что поля колонок имеют чёткие границы и не содержат предварительных отступов.
2. Используйте моноширинный шрифт (например, Courier New) при ручном заполнении – так легче соблюдать выравнивание по левому краю.
3. Не ставьте точку в конце строки, если она не требуется нормативным актом (в большинстве случаев точка ставится только после номера приказа в колонке 4).
4. При исправлении ошибки не стирайте запись, а делайте новую запись с последующим порядковым номером, ссылаясь на ошибочную (см; п. 3.4 Приказа № 320н).
5. Храните книжку в вертикальном положении, чтобы избежать деформации полей и смещения текста.

Ответ на вопрос «сколько отступать при заполнении трудовой книжки» однозначен: отступов не делаем. Запись начинается с левого края соответствующей колонки, переносы внутри строки выполняються без пустых строк, а между записями оставляем только обязательный интервал в виде новой строки с увеличенным порядковым номером.

Соблюдение этих простых правил гарантирует:

• Соответствие трудовой книжки действующему законодательству;
• Отсутствие претензий со стороны Пенсионного фонда и трудовой инспекции;
• Читаемость и долговечность документа.

Если у вас остались сомнения – обращайтесь к актуальной версии Приказа Минтруда России № 320н и к разъяснениям Минтруда, опубликованным на официальном сайте ведомства. Это обеспечит уверенность в корректности ведения трудовых книжек в любой организации, независимо от её формы собственности и отрасли.