Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовую деятельность. Правильное её заполнение имеет критическое значение для расчёта будущей пенсии и других социальных гарантий. В статье подробно разбирается порядок заполнения как классической бумажной, так и новой электронной трудовой книжки (ЭТК) в условиях завершения переходного периода.

Общие правила и требования

Заполнение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (статьи 66-69) и Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек. Ключевые принципы:

• Чёткость и аккуратность: все записи делаются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся).
• Непротиворечивость: данные в ТК должны соответствовать другим документам (приказы, договоры, сведения в ПФР).
• Своевременность: запись о приёме на работу вносится не позднее дня выдачи ТК работнику, запись об увольнении, в день увольнения.
• Подлинность: запрещено делать записи задним числом или вносить изменения без законных оснований.

Порядок заполнения при приёме на работу

Запись о приёме оформляется на основании изданного приказа (распоряжения) о приёме на работу.

1. Дата записи: проставляется дата фактического начала работы (день выдачи ТК работнику).
2. Наименование организации: указывается полное официальное название работодателя (согласно Уставу/ОГРН).
3. Основание приёма: указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приёме.
4. Должность и структурное подразделение: пишется точно, как в приказе и трудовом договоре.
5. Подпись ответственного лица: обычно руководитель подразделения или кадровик, с расшифровкой (ФИО).
6. Печать организации: ставится печать (обычно гербовая или круглая с наименованием). С 2021 года для ИП и малых предприятий печать не обязательна, но её наличие желательно.

Пример записи:
«Принят на работу на должность менеджер по продажам в отдел продаж. Приказ № 10-к от . Директор: ___________ /Иванов А.П./ (печать)»

Порядок заполнения при увольнении

Запись об увольнении также основывается на приказе об увольнении (распоряжении).

1. Дата записи: дата фактического прекращения трудового договора (последний рабочий день).
2. Основание увольнения: точная формулировка из приказа, соответствующая статье ТК РФ (например, «по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)», «в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)», «по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)» и т.д.).
3. Номер и дата приказа: обязательно указываются.
4. Подпись и печать: аналогично записи о приёме.

Важно! Запрещено писать общие формулировки («уволен», «расторгнут договор») без указания конкретного основания по ТК РФ. Это может привести к проблемам при подтверждении стажа в ПФР.

Записи о переводах, поощрениях и взысканиях

• Перевод: указывается новая должность/структурное подразделение, дата перевода, номер и дата приказа. Если перевод совмещался с увольнением с одной должности и приёмом на другую, делаются две отдельные записи.
• Поощрения (премии, благодарности): запись делается на основании приказа, с указанием вида поощрения, номера и даты приказа.
• Взыскания (замечание, выговор): запись делается только после вручения работнику копии приказа. Срок действия выговора, 1 год. При снятии взыскания делается соответствующая запись.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершается переходный период. С этой даты работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых на работу. Для работников, уже имеющих бумажную ТК, возможен выбор: получить электронную или продолжить вести бумажную.

Ключевые отличия ЭТК:

• Все записи формируются в электронном виде на основе сведений из 1С:ЗУП или аналогичных систем.
• Необходимо корректно настроить в 1С трудовые функции и привязать их к кодам Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). Это критически важно для корректного отражения стажа в ПФР.
• Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению (в т.ч. для предоставления в другие организации).
• Печать в классическом понимании не ставится. Подтверждением служит электронная подпись (ЭЦП) работодателя.
• Данные автоматически передаются в Пенсионный фонд России (ПФР), что упрощает задачу подтверждения стажа.

Как настроить 1С для ЭТК? В программе необходимо для каждой должности указать соответствующую трудовую функцию и её код ОКЗ. При формировании сведений о приёме/увольнении система автоматически подставит эти данные в электронную трудовую книжку.

Типичные ошибки и их последствия

Неточности в ТК/ЭТК — распространённая проблема, которая может привести к:

1. Непризнанию трудового стажа в ПФР, что напрямую повлияет на размер будущей пенсии.
2. Проблемам при трудоустройстве (новый работодатель не может проверить стаж).
3. Отказу в выплатах по больничным, отпускным, если стаж рассчитан некорректно.

Наиболее частые ошибки:

• Неправильное или неполное указание основания увольнения.
• Опечатки в датах, ФИО, наименовании организации.
• Отсутствие даты или подписи в записи.
• Несоответствие данных в ТК данным в приказе или трудовом договоре.
• В ЭТК — неверное сопоставление должности с кодом ОКЗ.

Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Если ошибка обнаружена, её необходимо исправить в установленном порядке:

1. Запрос на исправление: работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой внести исправление.
2. Основание: исправление делаеться на основании нового приказа (распоряжения) работодателя, который должен подтверждать факт ошибки и корректировать запись.
3. Процедура: в ошибочной записи делается зачёркивание одной жирной линией (чтобы было видно исходный текст), рядом пишется правильная запись. Ставится дата исправления, подпись ответственного лица и печать. В ЭТК исправление происходит через создание корректирующей записи в системе.
4. Важно: нельзя подчищать, заклеивать или переписывать запись заново без зачёркивания старой.

Ведение трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимое действие, от которого зависит финансовое благополучие человека в будущем. Работодатель обязан выполнять эти требования строго и аккуратно. Работнику же необходимо регулярно проверять записи в своей ТК/ЭТК, сверяя их с приказами и другими документами. При выявлении любых несоответствий — действовать немедленно, пока есть возможность оперативно исправить ошибку.

Напоминание: с 2026 года новая система ЭТК становится доминирующей. И работодателям, и работникам необходимо понимать её особенности, особенно важность корректного заполнения кодов ОКЗ в 1С, чтобы обеспечить безупречный учёт трудового стажа в Пенсионном фонде.