Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Её корректное ведение — прямая обязанность работодателя. С 1 сентября 2021 года (и действующие в 2026 году) применяется Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Данная статья представляет собой подробное руководство по заполнению этого документа согласно актуальным нормам.

I. Общие требования и принципы заполнения

При работе с трудовыми книжками (бумажными и вкладышами) необходимо соблюдать следующие универсальные правила:

• Читаемость и аккуратность: Все записи вносятся разборчиво, чернилами (синего или черного цвета) или шариковой ручкой. Использование карандаша, красного цвета и корректирующих средств недопустимо.
• Нумерация: Записи в разделе «Сведения о работе» нумеруются арабскими цифрами (1, 2, 3…) последовательно, без пропусков и повторов.
• Даты: Указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Исправления: Неверно внесенная запись не зачеркивается. Она оформляется заново на свободной строке с обязательной ссылкой на номер исправляемой записи (например: «Запись № 2 неверна. Запись № 4 верная.»). Ошибочная запись сохраняется в книжке.
• Подписи и печати: Каждая запись о приеме на работу и увольнении заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. На ьном листе и в разделе «Сведения об образовании» печать не ставится.

II. Заполнение ьного листа (при выдаче дубликата или вкладыша)

ьный лист заполняется только при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша. В первоначальную бумажную книжку, выданную при первичном оформлении, ьный лист не вклеивается (сведения о работнике вносятся на первую страницу раздела «Сведения о работе»).

На ьном листе указываются:

1. Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в паспорте).
2. Дата рождения.
3. Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт: серия, номер, кем и когда выдан).
4. Дата выдачи дубликата/вкладыша.

III. Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»

Это основной раздел, куда вносятся все записи о трудовой деятельности.

Запись о приеме на работу (первичная)

Для сотрудника, впервые устраивающегося на работу в эту организацию, первая запись оформляется так:

Запись об увольнении (прекращении трудового договора)

Вносится на основании приказа (распоряжения) об увольнении и заявления работника (если увольнение по инициативе работника). Указывается:

• Номер записи (следующий по порядку).
• Основание увольнения (точная формулировка из Трудового кодекса РФ, например: «по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)», «в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)», «по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)»).
• Дата увольнения (последний рабочий день).
• Подпись и печать.

Запись о работе по совместительству

Согласно п. 11 Приказа № 320н, работа по совместительству вносится в отдельную строку с указанием «Работа по совместительству». Условия труда указываются только для основной работы.

IV. Изменение сведений о работнике (ФИО, дата рождения)

Если у работника изменились ФИО или дата рождения (в случае исправления ошибки в паспорте), вносится новая запись с указанием прежних данных и ссылкой на документ-основание.

V. Вкладыши и дубликаты трудовой книжки

Вкладыш

Оформляется, когда в одном из разделов («Сведения о работе» или «Сведения об образовании») закончились страницы. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Заполняется по тем же правилам, что и основная книжка, с указанием номера следующей записи. Вкладыш вклеивается в книжку и заверяется печатью организации.

Дубликат трудовой книжки

Выдается при утере или порче. Оформляется на новом бланке. В разделе «Сведения о работе» дубликата переписываются все записи из подлинника (включая даты, основания, номера). Каждая переписанная запись заверяется подписью и печатью организации. На ьном листе дубликата указывается, что это дубликат, и дата его выдачи.

VI. Кто отвечает за заполнение?

Прямую ответственность за правильность и своевременность внесения записей в трудовую книжку несет работодатель (организация). Конкретные функции выполняет:

• Отдел кадров (кадровик): Основное исполнительное лицо, готовящее записи и приказы.
• Руководитель организации (или уполномоченное лицо): Лицо, подписывающее записи и ставящее печать. Его подпись — обязательный атрибут каждой записи о приеме/увольнении.
• Бухгалтерия: Может участвовать в подготовке документов, но не отвечает за формулировки в книжке.

Работник также имеет право требовать корректного ведения своей трудовой книжки и получать её при увольнении.

VII. Краткий чек-лист для кадровика

1. Проверьте, есть ли у работника заявление на выдачу бумажной книжки (если он впервые устраивается).
2. Для первичного приема: заполняйте первую страницу раздела «Сведения о работе», а не ьный лист.
3. Всегда указывайте полное название должности и условия труда.
4. В основании увольнения пишите точную формулировку статьи ТК РФ или иного нормативного акта.
5. Даты пишите в формате ДД.ММ.ГГГГ, месяцы — прописью.
6. Каждую запись о приеме/увольнении завершайте подписью руководителя и печатью.
7. При изменении ФИО делайте новую запись со ссылкой на документ, старую не зачеркивайте.
8. Исправляйте ошибки только новой записью со ссылкой на ошибочную.
9. При заполнении дубликата — переписывайте все записи с новыми подписями и печатями.
10. Храните трудовые книжки в запертом шкафу, обеспечивающем их сохранность.

Соблюдение правил заполнения трудовой книжки — это не просто бюрократия, а защита прав и интересов как работника, так и работодателя. Руководствуйтесь Приказом Минтруда № 320н, будьте внимательны к деталям (даты, формулировки, печати) и всегда проверяйте документы-основания (приказы, заявления, паспортные данные). При наличии сомнений — консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основе анализа текстовых данных, предоставленных пользователем, и актуального законодательства РФ. Для получения официальных образцов документов и полного текста Приказа № 320н обращайтесь к официальным источникам (КонсультантПлюс, Гарант, сайт Минтруда).