Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Согласно Трудовому кодексу РФ, все записи в ней должны вноситься строго в установленном порядке, с соблюдением формы, даты и ссылок на нормативные акты. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остались неизменными, несмотря на распространение электронных трудовых книжек (ЭТК). Бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, особенно при переходе на ЭТК, при увольнении или при наличии ранее внесённых записей.

В этой статье вы найдёте актуальные примеры записей в трудовую книжку по основным ситуациям, а также правила их оформления, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к юридическим последствиям для работодателя и нарушению прав работника.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Все записи вносятся в четыре графы:

• Графа 1 — порядковый номер записи (начиная с 1);
• Графа 2 — дата внесения записи (в формате: число.месяц.год, например: );
• Графа 3 — содержание записи (о приеме, увольнении, переводе и т.д.);
• Графа 4 — основание для записи (номер и дата приказа, договора, решения и т.п.).

Важно: записи делаются только на основании официальных документов (приказ, трудовой договор, решение о переводе и т.д.). Используются только официальные формулировки, утверждённые Минтрудом РФ. Запрещены сокращения, неофициальные термины, исправления карандашом или корректором.

Примеры записей в трудовую книжку по ключевым ситуациям

Приём на работу

Запись вносится при первичном трудоустройстве или при переводе с другого места работы, если ранее запись не была внесена.

Пример 1: Приём на постоянную работу (полная ставка)

1. 1
2. Принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы.
3. Приказ № 25 от .

Пример 2: Приём на работу по срочному трудовому договору

1. 1
2. Принят на работу в должности менеджера по продажам по срочному трудовому договору на срок 6 месяцев.
3. Приказ № 41 от , трудовой договор № 12/2025 от .

Пример 3: Приём на работу на 0,5 ставки

1. 1
2. Принят на работу в должности секретаря на 0,5 ставки по основному месту работы.
3. Приказ № 58 от , трудовой договор № 33/2025 от ;

Увольнение

Формулировка зависит от основания увольнения. Важно точно указать пункт и статью Трудового кодекса РФ.

Пример 4: Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

1. 2
2. Уволен по собственному желанию, в соответствии со статьёй 80 Трудового кодекса Российской Федерации.
3. Приказ № 112 от , заявление от .

Пример 5: Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ, п. 5)

1. 2
2. Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
3. Приказ № 89 от , решение о сокращении от , уведомление о сокращении от .

Пример 6: Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

1. 2
2. Уволен по соглашению сторон, в соответствии со статьёй 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
3. Приказ № 77 от , соглашение об увольнении от .

Перевод на другую постоянную работу

Перевод — это смена должности или структурного подразделения, но без увольнения.

Пример 7: Перевод с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера

1. 2
2. Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера.
3. Приказ № 35 от .

Смена фамилии, имени или отчества

Запись вносится на основании документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, о перемене имени и т.п.).

Пример 8: Смена фамилии после замужества

1. 3
2. Фамилия изменена: Иванова Ирина Петровна, стала Иванова-Сидорова Ирина Петровна, на основании свидетельства о заключении брака № 123456 от .
3. Свидетельство о заключении брака № 123456 от .

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный. Если работник выбирает ЭТК, в бумажную книжку вносится запись об этом.

Пример 9: Переход на электронную трудовую книжку

1. 4
2. Работником подано заявление о выборе ведения трудовой книжки в электронной форме. Сведения о трудовой деятельности работника в дальнейшем будут вестись в электронной трудовой книжке.
3. Заявление от № 001.

Важно: после внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки. Дальнейшие записи ведутся только в ЭТК.

Военная служба по контракту

Согласно письму Роструда от 2024 года, запись о прохождении военной службы по контракту вносится по желанию работника и на основании военного билета или справки из военкомата.

Пример 10: Внесение записи о военной службе по контракту

1. 1
2. С по находился на военной службе по контракту в Вооружённых Силах Российской Федерации.
3. Военный билет, серия АА № 1234567.

Обучение в образовательной организации (по инициативе работодателя)

Запись вносится, если обучение было организовано работодателем и связано с трудовой деятельностью (например, повышение квалификации).

Пример 11: Прохождение курсов повышения квалификации

1. 3
2. Прошёл повышение квалификации по программе «Управление персоналом» в Центре профессионального развития, срок обучения, 72 часа.
3. Сертификат № 2025-11-08 от , приказ № 67 от .

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Ошибки в трудовой книжке нельзя исправлять зачёркиванием, корректором или наклеиванием. Правильный порядок:

1. Найти ошибку и зафиксировать её в служебной записке.
2. Внести новую запись, которая аннулирует ошибочную (не стирает её, а указывает на её недействительность).
3. Затем внести правильную запись.

Пример 12: Исправление ошибки в дате приёма

1. 2
2. Запись № 1 от признана недействительной, так как дата приёма на работу указана неверно.
3. Приказ № 10 от .
4. 3
5. Принят на работу в должности инженера-технолога .
6. Приказ № 25 от .

Что НЕ вносится в трудовую книжку?

Согласно законодательству, в трудовую книжку не вносятся:

• Информация о командировках;
• Отпуска (даже без сохранения зарплаты);
• Награды и поощрения (если они не связаны с присвоением званий или нагрудных знаков, предусмотренных законом);
• Информация о прохождении стажировки или практики (если не является частью трудовых отношений);
• Сведения о военной службе по призыву (если работник не подал заявление о внесении);
• Информация о прохождении курсов, если они не были организованы работодателем.

Неправильно оформленная трудовая книжка может привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Спорам с бывшими работодателями;
• Штрафам со стороны трудовой инспекции;
• Потере трудового стажа.

Поэтому каждая запись должна быть:

• Официальной;
• Обоснованной документально;
• Сформулированной по образцу;
• Внесённой в срок, не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа.

Рекомендуем кадровым работникам иметь под рукой сборник из 200 образцов записей (например, издание «Трудовые книжки. Справочник по ведению, исправлению, учету») и регулярно сверяться с актуальными разъяснениями Минтруда РФ и Роструда.

Помните: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. Её нужно вести с ответственностью, точностью и уважением к правам работника.

Дата актуализации: