Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Любые неточности, ошибки или сокращения в бумажной трудовой могут привести к серьезным проблемам: от отказа в приеме на работу до уменьшения размера пенсии и отсрочки ее назначения. Именно поэтому кадровикам и работодателям так важно соблюдать актуальные правила Минтруда (порядок № 320н).

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в трудовую книжку в 2026 году, и приведем образцы для разных ситуаций.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Независимо от того, оформляете вы новую трудовую книжку или вносите запись в действующую, необходимо соблюдать строгие правила:

• Недопустимость сокращений: все слова пишутся полностью (нельзя писать «пр.», «расп.», «пер.», «обл.» и т.д.).
• Цвет чернил: записи делаются перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Чернила должны быть световодостойкими: черного, синего или фиолетового цвета.
• Даты: для дат предусмотрены отдельные графы, числа вносятся арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
• Нумерация: записи в разделе «Сведения о работе» имеют сквозной порядковый номер.
• Бланки: оформить новую трудовую книжку можно как на бланке образца 2004 года, так и на бланке образца 2023 года (согласно постановлению Правительства от № 1250).

Запись о приеме на работу

Перед тем как внести запись о приеме, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные о сотруднике.

Структура записи о приеме:

1. Графа 1: порядковый номер записи.
2. Графа 2: дата приема на работу.
3. Графа 3: информация о приеме (в какую структурную единеку принят, должность, специальность, квалификация). Если договор срочный или прием осуществлен в порядке перевода, это обязательно указывается в этой графе.
4. Графа 4: реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу, дата и номер.

Образец записи о приеме на работу:

Сведения о работе

• Графа 1: 11
• Графа 2:
• Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
• Графа 4: Приказ от № 12-к

Запись о работе по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы. Для этого сотрудник должен предоставить заявление и подтверждающий документ с работы по совместительству (справку или копию приказа).

Образец записи о совместительстве:

• Графа 1: 12
• Графа 2:
• Графа 3: Принят на работу по совместительству в ООО «Альфа» на должность консультанта.
• Графа 4: Приказ от № 5-к (ООО «Альфа»)

Запись об увольнении

При увольнении важно строго формулировать причину, ссылаясь на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.

Структура записи об увольнении:

1. Графа 1: порядковый номер записи.
2. Графа 2: дата увольнения (дата прекращения трудового договора, установлена как последний день работы сотрудника).
3. Графа 3: причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
4. Графа 4: реквизиты приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении все записи за период работы в данной организации заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника.

Образец записи об увольнении по собственному желанию:

• Графа 1: 13
• Графа 2:
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 34-к

Образец записи об увольнении по соглашению сторон:

• Графа 1: 14
• Графа 2:
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 38-к

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и переход на нее

Сотрудник имеет право перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) в любой момент. Однако важно понимать порядок действий:

1. Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан принять его бумажную трудовую книжку.
2. В бумажную трудовую вносится запись о подаче заявления (о переходе на ЭТК).
3. После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с пометкой о том, что дальнейшие сведения будут вестись в электронном виде.

Важно: при приеме на работу нового сотрудника, который ранее перешел на ЭТК, но принес бумажную трудовую, работодатель не вносит в нее новые записи о работе. Ведение его стажа продолжается только в электронном виде в системе Социального фонда России.

Образец записи о переходе на ЭТК:

• Графа 1: 15
• Графа 2:
• Графа 3: Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (форма СТД-Р).
• Графа 4: Приказ от № 40-к

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать (за исключением ьного листа). Выявленная неточность исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой, правильной записи.

Образец исправления ошибочной записи:

• Графа 1: 16
• Графа 2:
• Графа 3: Запись за номером 13 недействительна. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 34-к

Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат. Даже самые незначительные на первый взгляд неточности могут обернуться серьезными проблемами для работника в будущем. Используйте актуальные образцы и строго следуйте правилам ведения трудовых книжек, чтобы защитить себя и своих сотрудников.