Трудовая книжка — это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление записей о приеме на работу и увольнении имеет юридическую силу и защищает права как работника, так и работодателя.
В этой статье мы подробно рассмотрим:
- Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу
- Образцы записей об увольнении
- Типичные ошибки и как их избежать
- Особенности для разных категорий сотрудников
Общие правила заполнения трудовой книжки
- Записи вносятся только чернилами черного, синего или фиолетового цвета
- Использование сокращений не допускается
- Все записи должны быть четкими и разборчивыми
- Запрещается зачеркивать, исправлять или замазывать записи
Разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, но нас интересует в первую очередь раздел «Сведения о работе». Именно в этом разделе фиксируются:
- Прием на работу
- Переводы на другую должность
- Увольнения
- Награждения и поощрения
Образец записи о приеме на работу
Структура записи
Запись о приеме на работу вносится в графы 1-4 раздела «Сведения о работе»:
Пояснения к образцу:
- Графа 1, порядковый номер записи (начинается с 1)
- Графа 2 — дата приема на работу
- Графа 3 — полное наименование должности и структурного подразделения
- Графа 4 — реквизиты приказа о приеме на работу
Особенности для разных категорий сотрудников
Совместители
Запись о приеме на работу по совместительству вносится только по просьбе самого сотрудника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Запись делает работодатель по основному месту работы.
Внутренние переводы
При переводе внутри организации запись о приеме на новую должность не вносится. Вместо этого делается запись о переводе;
Образец записи об увольнении
Запись об увольнении также вносится в графы 1-4 раздела «Сведения о работе»:
Пояснения к образцу:
- Графа 1, порядковый номер записи (продолжается от предыдущих записей)
- Графа 2 — дата увольнения
- Графа 3 — формулировка причины увольнения с обязательной ссылкой на статью ТК РФ
- Графа 4 — реквизиты приказа об увольнении
Типичные формулировки при увольнении
- При увольнении по собственному желанию указывать: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
- При увольнении по соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ»
- При расторжении трудового договора по инициативе работодателя указывать конкретный пункт статьи 81 ТК РФ
- При увольнении по истечении срока трудового договора: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ»
Образцы записей об увольнении в разных ситуациях
Увольнение по соглашению сторон
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Увольнение по собственному желанию (классический вариант)
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
- Не указывать только «Уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ
- Не использовать сокращения (например, «собств. жел.»)
- Не указывать неверные даты или реквизиты приказов
- Не оставлять пустые графы
- Не исправлять уже сделанные записи (в случае ошибки нужно делать новую запись)
Что делать при обнаружении ошибки?
Если в трудовой книжке уже сделана неправильная запись, нельзя ее замазывать или зачеркивать. Необходимо:
- Сделать новую запись, которая аннулирует предыдущую
- Указать: «Запись № X недействительна, считать недействительной»
- Затем внести правильную запись
7 Запись № 3 недействительна, считать недействительной Приказ № 70 от
8 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ № 52 от
Особенности для отдельных категорий работников
Работники по совместительству
Запись об увольнении совместителя также вносит работодатель по основному месту работы. Формулировка может быть следующей:
Внутренние переводы
При переводе на другую должность внутри организации запись о приеме на работу не вносится. Вместо этого делается запись о переводе:
Рекомендации для работодателей
Что нужно сделать при приеме на работу:
- Проверить наличие трудовой книжки у нового сотрудника
- Внести запись о приеме на работу в день издания приказа
- Ознакомить работника с записью под подпись
- Сделать копию страницы с записью для личного дела
Что нужно сделать при увольнении:
- Подготовить приказ об увольнении
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку
- Ознакомить работника с записью под подпись
- Выдать трудовую книжку в день увольнения
- При невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения — отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
Примечание: Если работник отказывается получать трудовую книжку, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. В противном случае работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Ответственность за нарушения
Неправильное ведение трудовой книжки может повлечь за собой:
- Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Материальную ответственность за причиненный ущерб
- Трудовые споры и судебные разбирательства
Правильное оформление трудовой книжки — это не только требование закона, но и важный элемент защиты трудовых прав работника. Следуя приведенным образцам и рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить юридическую чистоту записей.
Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и к ее ведению нужно подходить с максимальной ответственностью.
Важно: Если у вас возникают сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или юридическому консультанту.