Вопрос оформления трудовых книжек часто вызывает споры, особенно когда речь идет о сотрудниках из разных стран или переходе на электронный документооборот. В данной статье мы подробно разберем правила заполнения трудовых книжек, языковые требования и современные реалии кадрового учета в РФ.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника. Согласно законодательству Российской Федерации, основным языком делопроизводства и ведения официальной документации на территории страны является русский язык.

Следовательно, если компания зарегистрирована в РФ и нанимает сотрудника, все записи в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) должны вноситься на русском языке.

Особенности работы с иностранными трудовыми книжками

Часто возникает вопрос, когда работник предоставляет трудовую книжку, выданную в другой стране (например, в Украине, Казахстане или Беларуси), где записи сделаны на национальном языке.

Как поступать в таких случаях?

• Оригинал документа: Работодатель не имеет права исправлять или переписывать записи в оригинале иностранной трудовой книжки;
• Перевод: Для того чтобы стаж был учтен правильно, работодатель может потребовать нотариально заверенный перевод документа на русский язык.
• Новые записи: Все последующие записи о приеме на работу, переводах и увольнениях в данной книжке (если она продолжает вестись в бумажном виде) должны вноситься строго на русском языке.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России произошел масштабный переход на цифровизацию кадрового учета. Теперь большинство сотрудников перешли на электронные трудовые книжки.

Что важно знать об ЭТК:

1. Формат данных: Электронные сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) через специальные отчеты (ЕФС-1).
2. Язык заполнения: Все данные в информационных системах СФР и в выписках из ЭТК формируются исключительно на русском языке.
3. Автоматизация: Современные программы для кадрового учета настроены таким образом, что исключают возможность использования иных языков при заполнении обязательных полей.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли дублировать запись на другом языке?

Законодательство не запрещает делать дополнительные пометки, но официальной записью считается та, что написана на русском языке. Дублирование может быть полезно для самого работника, но не является обязательным требованием для работодателя.

Что делать, если в книжке есть записи на другом языке, а перевода нет?

В таком случае работодатель может столкнуться с трудностями при подтверждении стажа сотрудника для расчета пенсии или других социальных выплат. Рекомендуется настоятельно советовать работнику сделать официальный перевод.

Отвечая на главный вопрос статьи: Да, трудовую книжку не только можно, но и нужно заполнять на русском языке, если трудовые отношения осуществляются в рамках правового поля Российской Федерации. Это гарантирует юридическую силу документа и отсутствие проблем при его проверке государственными органами.