Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ При утрате, испорчении или недействительности оригинала выдаётся дубликат, который должен содержать все сведения, включая сведения об образовании․ В этой статье разъясняются правила заполнения и корректировки записей об образовании в дубликате трудовой книжки․
Что такое дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки – это документ, который выдается работнику в случаях:
- утраты оригинала;
- искорчивания, повреждения или потери читаемости;
- получения новой версии в связи с изменением законодательных требований․
Оформление дубликата регулируется постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․ и приказом № 320н․
Когда необходимо внести сведения об образовании в дубликат?
Если в оригинальной трудовой книжке уже были внесены записи об образовании, то при выдаче дубликата эти записи должны быть перенесены в новый экземпляр без изменений․ Если же в оригинале записей об образовании нет, но работник получил образование после последнего изменения, то запись о новом образовании в дубликате оформляется как дополнение․
Правила заполнения записей об образовании в дубликате
Общие требования
Записи о полученном образовании в дубликате оформляются в соответствии с главами I‑IV Порядка заполнения трудовой книжки․ В дубликат вносятся следующие сведения:
- Уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
- Ступень (бакалавр, специалитет, магистр и т․д․, если это предусмотрено законодательством);
- Название учебного заведения и его местонахождение;
- Дата окончания (или дата начала и окончания, если запись делается в момент поступления);
- Квалификация, полученная в результате обучения․
Формат записи
Вкладка трудовой книжки должна содержать следующую структуру:
- Дата записи;
- Уровень образования;
- Степень (если применимо);
- Наименование учебного заведения;
- Город, регион;
- Дата окончания (или даты начала и окончания)․ Если запись делается при поступлении, указывается дата начала обучения․
- Квалификация (если требуется)․
Пример записи
Допустим, работник окончил Московский государственный университет имени М․ В․ Ломоносова со степенью бакалавра по специальности «Экономика» в 2023 г․:
– Высшее образование – бакалавр – Московский государственный университет имени М․ В․ Ломоносова – Москва – 2023 г;
Дополнение записи при изменении статуса
Если работник после последнего изменения в трудовой книжке получил дополнительное образование (например, «Магистр»), то запись оформляется как дополнение к уже существующей записи, а не как новая запись․ Вкладка будет выглядеть так:
– Дополнение к записи о высшем образовании – Магистр – Московский государственный университет имени М․ В․ Ломоносова – Москва – 2024 г․
Как исправлять ошибки в записи об образовании?
Ошибки, обнаруженные до начала трудоустройства
Если ошибка обнаружена до подписания трудового договора, дубликат оформляется предыдущим работодателем․ Работник подаёт заявление, а работодатель вносит исправление в дубликат․
Ошибки, обнаруженные после начала трудоустройства
В соответствии с пунктом 28 Порядка, при обнаружении ошибки в записи об образовании необходимо:
- Зачеркнуть неверную запись (с подписью и печатью работодателя);
- Внести правильную запись в том же месте, но без зачеркивания (пояснение «Исправлено»)․
Важно: зачеркивание без пояснения может привести к признанию трудовой книжки недействительной, что потребует оформления нового дубликата․
Пример исправления
Неверная запись: – Высшее образование – бакалавр – Московский государственный университет – Москва – 2023 г․ (на самом деле работник окончил 2022 г․)
Исправление:
— Зачеркнуть дату окончания: 2023 г․
— Ввести правильную дату: 2022 г․
— Добавить надпись «Исправлено» и подпись работодателя․
Особенности заполнения дубликата при наличии нескольких уровней образования
Если работник имеет несколько уровней образования (например, среднее профессиональное и высшее), то в дубликате необходимо внести обе записи, соблюдая порядок: сначала среднее, затем высшее․ При изменении уровня (например, получение высшего образования после окончания среднего) запись о новом уровне оформляется как дополнение к предыдущей записи․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить запись об образовании в дубликате, если она сделана после последнего изменения? – Да, но только в соответствии с правилами дополнения или исправления, описанными выше․
- Что делать, если в оригинальной трудовой книжке нет записи об образовании, но работник получил образование после увольнения? – В дубликате необходимо внести новую запись как дополнение к последней записи․
- Нужно ли в дубликате указывать печать работодателя? – Да, все записи в трудовой книжке, включая дубликат, должны быть подписаны и иметь печать работодателя․
- Можно ли использовать электронный формат трудовой книжки? – На данный момент официально действуют только бумажные экземпляры, но в некоторых регионах могут использоваться электронные версии в рамках пилотных проектов․
Заполнение записей об образовании в дубликате трудовой книжки требует внимательности и соблюдения формальных требований․ Ключевые моменты:
- Перенос всех предыдущих записей без изменений;
- Использование корректного формата и точных данных;
- При ошибках – зачеркивание с пояснением «Исправлено»;
- При добавлении нового уровня образования – оформление как дополнения․
Следуя этим рекомендациям, вы избежите недопонимания с работодателем и обеспечите корректность трудовой документации․
Ссылки на нормативные акты
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ о выдаче дубликатов трудовой книжки;
- Приказ Минтруда России № 320н о порядке заполнения трудовой книжки;
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 6, ст․ 28)․
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовым вопросам или в отдел кадров вашей организации․