Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильное её заполнение — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. В этой статье собраны подробные правила и актуальные образцы записей на все случаи жизни в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда.
Общие правила заполнения записей (ст. 66, 66.1 ТК РФ)
Записи вносятся на основании документов (приказ, трудовой договор, увольнение и т.д.). Каждая запись должна содержать:
- Порядковый номер (в разделе «Сведения о работе»).
- Дату внесения записи (число, месяц, год цифрами).
- Период работы (с «___.___.____ по ___.___.____) и место работы (полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы, например, ООО «Ромашка»).
- Наименование документа, на основании которого вносится запись (например, «приказ о приеме на работу №___ от ___», «трудовой договор», «военный билет»).
- Подпись ответственного лица (обычно руководителя или кадровика) и подпись работника (кроме записи об увольнении).
Важно! Записи пишутся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Исправления допускаются только путем зачеркивания ошибочной записи и правильного написания рядом с заверяющей подписью и печатью.
Образцы записей по основным ситуациям
Запись о приеме на работу
Вносится на основании трудового договора и приказа о приеме.
Образец 1 (прием на полную ставку):
1 | | С по | ООО «Вектор» | Трудовой договор №45 от , приказ о приеме на работу №78 от
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Петрова А.С. /
Образец 2 (прием на неполную ставку, 0.5):
1 | | С | ООО «Вектор» | Трудовой договор (на неполное время) №112 от , приказ о приеме на работу №134 от
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Сидорова М.К. /
Образец 3 (прием по срочному трудовому договору):
1 | | С по | ООО «Вектор» | Срочный трудовой договор №201 от (на время замещения) , приказ о приеме на работу №215 от
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Козлов Д.П. /
Запись об увольнении
Вносится на основании приказа об увольнении и заявления работника (если увольнение по инициативе работника). Подпись работника на этой записи не ставится.
Образец 1 (увольнение по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ):
2 | | С по | ООО «Вектор» | Приказ об увольнении №156 от (на основании заявления от ), ст. 80 ТК РФ
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Образец 2 (увольнение по соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ):
2 | | С по | ООО «Вектор» | Приказ об увольнении №245 от (на основании соглашения от ), ст. 78 ТК РФ
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Образец 3 (увольнение за прогул, ст. 81 ТК РФ):
2 | | С по | ООО «Вектор» | Приказ об увольнении №267 от , ст. 81 ТК РФ
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Запись о переводе (в пределах одной организации)
Перевод оформляется отдельным приказом. В трудовой книжке делается новая запись о продолжении работы в той же организации, но с указанием новой должности/структурного подразделения. Старая запись не зачеркивается.
Образец:
3 | | С по | ООО «Вектор», отдел маркетинга, специалист | Приказ о переводе №180 от
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Петрова А.С. /
Запись о смене фамилии, имени, отчества
Вносится на основании документов о смене ФИО (свидетельство о браке, паспорт).
Образец:
4 | | С | ООО «Вектор» | Свидетельство о браке №123456 от (Иванова Анна Сергеевна -> Петрова Анна Сергеевна)
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Петрова А.С. (ранее Иванова А.С.) /
Запись об образовании
Вносится на основании документа об образовании (диплом, свидетельство). Указывается уровень и специальность.
Образец (высшее образование, бакалавриат):
5 | | С | ООО «Вектор» | Диплом о высшем образовании бакалавра №123456 от , специальность «Информационная безопасность»
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Петрова А.С. /
Запись о выдаче трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ)
Вносится при первой выдаче трудовой книжки или при восстановлении документа. Указывается дата выдачи и основание.
Образец (первая выдача):
1 | | С | ООО «Вектор» | Трудовая книжка выдана впервые на основании ст. 66.1 ТК РФ
Подпись руководителя: _____________ / Иванов И.И. /
Подпись работника: _____________ / Петрова А.С. /
Особенности заполнения нового бланка (с 2024 года)
С 1 января 2024 года действует новый бланк (Приказ Минтруда № 727н). Основные изменения:
- В разделе «Сведения о работе» в графе 3 (период и место работы) теперь обязательно указывается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы (ООО, АО, ГБУ и т.д.).
- В графе 4 (основание) указывается не только наименование документа, но и его номер и дата.
- Для военных и проходящих альтернативную гражданскую службу записи ведутся по правилам, указанным в начале статьи (с указанием военного билета/удостоверения).
Типичные ошибки и их последствия
Наиболее частые ошибки:
- Неполное наименование организации (без «ООО», «АО»).
- Отсутствие номера и даты документа-основания в графе 4.
- Неправильное указание периода работы (например, только год без дат).
- Исправления без заверяющих подписей и печати.
- Запись об увольнении без ссылки на конкретную статью ТК РФ или пункт договора.
Последствия: Некорректная запись может привести к:
- Непризнанию трудового стажа для назначения пенсии.
- Проблемам при оформлении больничного, отпуска, выходного пособия.
- Штрафу для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (от 5 000 до 50 000 руб. для юрлиц, дисквалификация должностных лиц).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Кто ставит подпись в записи?
Подпись ставит руководитель организации или уполномоченное лицо (начальник отдела кадров) на основании приказа. Подпись работника ставится во всех записях, кроме увольнения. - Можно ли вносить записи после увольнения?
Да, но только в течение 3 рабочих дней со дня увольнения (ст. 66.1 ТК РФ). Если работник не явился за книжкой, работодатель обязан направить её по почте за свой счет. - Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Ошибку можно исправить путем зачеркивания ошибочных данных одной чертой (чтобы можно было прочитать исходный текст) и правильного написания рядом. Исправление должно быть подписано тем же лицом, которое ставило подпись, и заверено печатью организации. - Как оформить запись при смене собственника организации?
Создается новая запись с указанием нового наименования организации и даты перехода правопреемства. Период работы в прежней организации не переписывается.
Правильное ведение трудовой книжки — это залог защиты трудовых прав работника и минимизации рисков для работодателя. Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда № 727н. При сложных ситуациях (восстановление документов, исправление старых записей) рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики ведения кадрового учета. Дата актуализации: май 2026 года.