Запись о наименовании работодателя (учреждения) является обязательной при каждом приёме на работу‚ а также при любом изменении названия организации в течение трудовой деятельности сотрудника. Правила заполнения трудовой книжки регламентируются:
- Приказом Минтруда России № 320н от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Постановлением Минтруда от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек»;
- Гражданским кодексом РФ (ст. 54‚ ст. 1473) – требование наличия фирменного наименования у коммерческих организаций;
- Федеральным законом № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (для электронных трудовых книжек).
Где делается запись
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата внесения записи (день‚ месяц‚ год);
- Графа 3 – наименование организации (полное и‚ при наличии‚ сокращённое);
- Графа 4 – основание для внесения записи (приказ‚ постановление‚ решение учредителя и т.п.) с указанием его номера и даты.
Общий порядок заполнения
- Определите полное наименование организации согласно её учредительным документам (устав‚ учредительный договор).
- Если у организации есть сокращённое наименование (например‚ ООО «Ромашка» → ООО «Ромашка»)‚ укажите его в скобках после полного названия.
- В графе 3 запишите строку вида:
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)».
- В графе 1 укажите следующий порядковый номер (после последней записи в разделе).
- В графе 2 проставьте текущую дату (день‚ месяц‚ год).
- В графе 4 укажите основание: номер и дата приказа о приёме‚ либо номер и дата постановления о переименовании.
Образцы записей в различных ситуациях
Приём на работу (стандартный случай)
Графа 1: 01
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «СтройГрупп» (ООО «СтройГрупп»)
Графа 4: Приказ № 123 от о приёме на работу
Приём на работу вахтовым методом
Графа 1: 02
Графа 2:
Графа 3: Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом в ООО «МорТех»
Графа 4: Приказ № 45 от о приёме вахтовым методом
Переименование организации (изменение наименования)
Графа 1: 03
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа‑Трейд» переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Бета‑Логистик» (ООО «Бета‑Логистик»)
Графа 4: Постановление учредителя № 7 от о переименовании организации
Переименование структурного подразделения
Графа 1: 04
Графа 2:
Графа 3: Отдел технического обслуживания переименован в Отдел ремонта и технического обслуживания
Графа 4: Приказ № 78 от о реорганизации структурного подразделения
Внесение пропущенной записи за период работы у другого нанимателя
Графа 1: 05
Графа 2: (дата фактического начала работы у прежнего нанимателя)
Графа 3: Индивидуальный предприниматель Иванов И.И. (ИП Иванов И.И.)
Графа 4: Договор о выполнении работ № 2025/09 от
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
В ЭТК поля аналогичны бумажному варианту‚ но заполняются через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России». При внесении записи о переименовании организации необходимо:
- Выбрать тип события «Изменение наименования работодателя»;
- Указать полное и сокращённое наименование (как в бумажной книжке);
- Загрузить скан приказа/постановления о переименовании;
- Система автоматически проставит порядковый номер и дату.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли указывать оба названия (полное и сокращённое)‚ если сокращённое отсутствует?
- Если у организации нет официального сокращённого наименования‚ в графе 3 пишется только полное название.
- Можно ли использовать аббревиатуры без расшифровки?
- Нет. Все записи должны быть сделаны без сокращений‚ за исключением officially approved сокращённого наименования‚ которое указывается в скобках после полного названия.
- Что делать‚ если дата переименования неизвестна?
- В графе 2 указывается дата получения документа‚ подтверждающего изменение (приказ‚ постановление). В графе 4 делается ссылка на этот документ.
- Обязательно ли вносить запись о переименовании‚ если в трудовой книжке уже есть более поздние записи?
- Да. Запись о переименовании вносится отдельной строкой в графе 3‚ независимо от хронологии последующих записей. При необходимости восстанавливается правильная последовательность с помощью пояснительной записки работодателя.
Правильное внесение наименования учреждения в трудовую книжку – это не только формальное требование законодательства‚ но и гарантия защиты прав работника при подтверждении стажа‚ расчёте пенсии и при возникновении споров с работодателем. Следуя представленным образцам и соблюдая порядок заполнения граф 1‑4‚ вы обеспечите корректность и легитимность всех записей в трудовой книжке‚ будь то бумажный или электронный формат.