Заверение копии трудовой книжки – процедура, регламентированная нормативными актами и стандартами (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, Приказ Росстандарта № 435‑ст от ). Особое внимание уделяется оформлению последней страницы копии, поскольку именно здесь фиксируются сведения о текущем статусе работника и ставится отметка о заверении.
Нормативная база
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – «Документооборот. Правила оформления копий документов».
- Приказ Росстандарта № 435‑ст от – введение в действие указанного ГОСТ.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – право работника на получение заверенной копии трудовой книжки.
- Приказы Минтруда и соцзащиты (например, от ) – уточнения срока действия заверенной копии (как правило, 1 месяц).
Почему важна последняя страница?
Последняя страница трудовой книжки содержит:
- Запись о текущем месте работы (фразу «Работает по настоящее время»).
- Данные о сотруднике, ответственном за заверение (ФИО, должность, подпись, дата).
- Отпечаток печати организации, который должен частично захватывать подпись, бланк с информацией и сам лист, к которому он приклеивается.
Именно эти элементы подтверждают, что копия является полной и достоверной копией оригинала на момент выдачи.
Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки
Подготовка оригинала
- Убедитесь, что в оригинале трудовой книжки после последней записи есть запись «Работает по настоящее время» (или аналогичная формулировка, если работник уволен – тогда указывается дата увольнения).
- Проверьте, что все страницы, содержащие записи, не имеют повреждений, подтекстов или исправлений, которые могли бы затруднить копирование.
Создание копии
- Сканируйте или фотографируйте каждую заполненную страницу трудовой книжки, включая титульный лист и оборотные стороны;
- Сохраните изображение в формате, обеспечивающем чёткость текста (PDF, TIFF с разрешением не менее 300 dpi).
- При необходимости выполните выравнивание и обрезку, чтобы копия полностью соответствовала оригиналу по формату.
Оформление последней страницы копии
На последней странице копии необходимо разместить следующие элементы (в указанном порядке):
- Текст «Работает по настоящее время» – размещается непосредственно под последней записью о трудовой деятельности.
- ФИО и должность уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель организации).
- Подпись уполномоченного лица.
- Дата заверения копии (день, месяц, год).
- Отпечаток печати организации – ставится так, чтобы он захватывал:
- часть подписи;
- часть текста с информацией о заверении;
- часть бланка последней страницы.
Проставление отметки о заверении
Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 отметка о заверении может быть сделана:
- вручную (ручка синего или чёрного цвета);
- с помощью специального штампа, содержащего необходимые реквизиты.
Важно, чтобы отметка находилась не ниже последней строки текста на странице и не заходила на поля, где может быть подшивочный шов.
Прошивка и опломбирование (при необходимости)
Если копия состоит из нескольких листов, их следует:
- аккуратно прошить ниткой (обычно капроновая или шёлковая) в местах, указанных в ГОСТ;
- закончить концы нити на оборотной стороне последнего листа;
- опломбировать узел печатью организации или специальной пломбой.
Это гарантирует невозможность подмены листов без обнаружения.
Образец оформления последней страницы копии
----------------------------------------------------------------- | ... | | Последняя запись о работе: | | ООО «Ромашка», должность – инженер, период – – | | | | Работает по настоящее время | | | | ______________________ ______________________ | | | Подпись | | Дата: | | | | Иванов И.И. | | | | | | Начальник отдела | | | | | | кадров | | | | | |____________________| |____________________| | | | | [ Отпечаток печати организации ] | -----------------------------------------------------------------
В данном примере отпечаток печати частично накладывается на подпись, на текст «Работает по настоящее время» и на бланк листа.
Срок действия заверенной копии
По разъяснениям Минтруда и судебной практики, заверенная работодателем копия трудовой книжки считается действительной в течение одного месяца с даты заверения. По истечении этого срока рекомендуется получить новую копию, особенно если документ требуется для подачи в государственные органы, банки или при трудоустройстве.
Частые ошибки при заверении копии
- Отсутствие фразы «Работает по настоящее время» – приводит к признанию копии неполной.
- Печать ставится только на пустом поле – не удовлетворяет требованию о частичном захвате подписи и текста.
- Подпись уполномоченного лица отсутствует или неразборчива – делает заверение недействительным.
- Не прошиты листы многостраничной копии – увеличивает риск подделки.
- Использование цветной пасты или карандаша для подписи – не соответствует нормативам (требуется синяя или чёрная паста).
Практический совет для кадровых служб
Чтобы минимизировать время на оформление копий, рекомендуеться:
- Создать шаблон последней страницы в электронном виде (Word/Google Docs) с уже размещёнными полями для ФИО, должности, даты и места под печать.
- После сканирования оригинала вставить полученное изображение в шаблон, распечатать на обычной бумаге формата А4.
- Проставить подпись и печать непосредственно на распечатанном листе – это обеспечит точное расположение всех элементов.
- При необходимости сразу прошить и опломбировать копию, затем передать сотруднику.
Заверение копии трудовой книжки – процедура, требующая внимательного соблюдения нормативных требований, особенно в части оформления последней страницы. Правильное размещение записи «Работает по настоящее время», подписи уполномоченного лица, даты заверения и отпечатка печати гарантирует юридическую значимость документа и защищает права работника. Следуя представленной выше инструкции, кадровые службы смогут оформлять копии быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством.