Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Правильное заполнение и заверение этого документа имеет юридическую силу и защищает права обеих сторон трудовых отношений. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заверять трудовую книжку, предоставим образцы заполнения и разъясним актуальные правила на 2026 год.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству, заверять записи в трудовой книжке могут только уполномоченные лица. К ним относятся:
- Работодатель или его представитель (например, руководитель отдела кадров)
- Специально назначенное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек (при наличии приказа о назначении)
- Должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия по внутренним документам организации
Важно! Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, заверение записей осуществляется с использованием электронной подписи уполномоченного лица.
С 2021 года действуют новые правила ведения и заполнения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 1595. Основные требования к заверению записей:
- Подпись уполномоченного лица ставится рядом с каждой записью в трудовой книжке (в графе 4).
- Печать организации ставится только в случае, если это предусмотрено локальными нормативными актами компании.
- Записи должны быть чёткими, разборчивыми и не содержать исправлений.
- При заверении записи в трудовой книжке не допускается использование корректирующих средств (корректора, замазывания).
- Все записи заверяются непосредственно после внесения (в день оформления приёма на работу или перевода).
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки
Титульный лист заполняется при первом оформлении трудовой книжки или при выдаче дубликата/вкладыша. Пример:
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Число, месяц, год рождения: 15 января 1990 года
Образование: высшее
Профессия, специальность: менеджер по продажам
Дата заполнения: 20 мая 2026 года
Подпись владельца: _______________ (Иванов И.И.)
Подпись лица, ответственного за выдачу: _______________ (Петров П.П.)
М.П. (печать организации)
Примечание: Для лиц, впервые поступающих на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ). Титульный лист заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша.
Образец записи о приёме на работу
Рассмотрим, как правильно оформить запись о приёме на работу:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу | Наименование документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж | Приказ № 45 от |
Подпись: _______________ (Петров П.П.)
М.П. (печать организации)
Образец записи об увольнении
Пример оформления записи об увольнении по собственному желанию:
| № записи | Дата | Сведения о прекращении трудового договора (увольнении), номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, дата его вынесения | Наименование документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 2 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ № 50 от |
Подпись: _______________ (Петров П.П.)
М.П. (печать организации)
Что делать при ошибке в трудовой книжке?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её необходимо исправить:
- На свободном месте в графе 3 делается запись: «Запись за номером __ исправлена».
- Указывается правильная информация.
- В графе 4 ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрено).
Пример исправления:
Запись за номером 1 исправлена.
Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга
Подпись: _______________ (Петров П.П.)
М.П.
Скачать образцы и бланки
Мы подготовили для вас актуальные образцы заполнения трудовой книжки в 2026 году. Вы можете скачать их бесплатно:
Скачать образец заполнения титульного листа
Скачать образец записи о приёме на работу
Скачать образец записи об увольнении
Скачать бланк трудовой книжки
Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки
Неправильное ведение или заверение трудовой книжки может повлечь за собой:
- Административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Возможные споры с работниками при оформлении пенсий или других социальных выплат
- Отказ в признании трудового стажа в некоторых случаях
Рекомендация: Назначьте ответственного сотрудника за ведение трудовых книжек и регулярно проверяйте правильность заполнения. Это поможет избежать ошибок и спорных ситуаций.
Правильное заверение трудовой книжки, это не только требование закона, но и забота о правах работника. Следуя приведённым образцам и правилам 2026 года, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение этого важного документа.
Если у вас остались вопросы по заполнению или заверению трудовой книжки, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.
Важно! Всегда сверяйтесь с актуальными нормативными актами, так как правила могут изменяться.