В 2026 году вопросы ведения и заверения трудовых книжек остаются одними из самых актуальных для кадровых служб и бухгалтерий․ Несмотря на активный переход к цифровому формату (ЭТК), бумажные трудовые книжки по-прежнему имеют юридическую силу, и ошибки при их оформлении могут привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции․ В данной статье мы разберем актуальные на май 2026 года правила заверения записей и копий трудовых книжек, опираясь на действующие нормативные акты и ГОСТы․

Цифровой формат и бумажный носитель: текущая ситуация

В 2026 году работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде․ Однако у сотрудников сохраняется право иметь бумажную трудовую книжку (если они подали соответствующее заявление до конца 2020 года или если книжка была заведена впервые в электронном виде, но по запросу выдается выписка)․

Важно помнить: основным документом для подтверждения стажа при приеме на работу (в случаях, когда требуется бумажный носитель) по-прежнему считается трудовая книжка установленного образца․ Порядок ее заполнения регулируется:

• Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда РФ от № 69);
• Актуальными изменениями трудового законодательства РФ․

Заверение записей при увольнении: критически важные изменения

Одной из самых распространенных ошибок, на которую указывают специалисты Роструда и территориальных инспекций (включая МТГИ в Хабаровском крае), является неправильное заверение записей при увольнении․

Чего делать КАТЕГОРИЧЕСКИ НЕЛЬЗЯ:

Заверять запись об увольнении печатью отдела кадров․ Согласно действующим правилам, печать кадровой службы не приравнивается к печати организации (или печати работодателя для ИП)․ Использование штампа «Отдел кадров» вместо основной печати организации является нарушением․

Правильный алгоритм действий при увольнении:

1. Внести запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ)․
2. Заверить запись подписью работодателя (или уполномоченного лица, ответственного за ведение трудовых книжек)․
3. Поставить печать организации (или печать ИП); Печать должна перекрывать часть подписи, но не закрывать саму запись полностью․
4. Получить подпись самого работника с формулировкой «Запись верна» или аналогичной, подтверждающей ознакомление․

Примечание: Если работник отказывается подписывать трудовую книжку, об этом делается соответствующая запись в присутствии свидетелей, что также регламентируется законодательством․

Как правильно заверять копии трудовых книжек по ГОСТ Р 7․0․97-2016

С 1 июля 2018 года и по настоящее время (2026 год) действует национальный стандарт ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Организационно-распорядительная документация»․ Он заменил старый ГОСТ Р 6․30-2003 и установил единые требования для ИП и организаций․

Правила оформления заверительной надписи:

Заверительная надпись на копии трудовой книжки должна содержать следующие элементы:

• Слово «ВЕРНО» (пишется прописными буквами)․
• Должность лица, заверившего копию․
• Личную подпись этого лица․
• Расшифровку подписи (инициалы, фамилия)․
• Дату заверения копии․

Дополнительные требования в 2026 году:

Если копия выдается для предоставления в другой организации, часто требуется указывать, что оригинал документа находится в данной организации; Для этого под заверительной надписью делается приписка:

«Оригинал документа находится в [Наименование организации], в личном деле сотрудника [ФИО], в архиве по адресу: [Адрес]․»

Также обязательно указывается дата, с которой копия действительна (обычно совпадает с датой заверения), и срок действия копии (если это требуется внутренними правилами или запросом)․

Образец правильной заверительной надписи

Ниже приведен пример того, как должна выглядеть надпись на последнем листе копии трудовой книжки:

Частые ошибки и риски

Анализ практики проверок в 2025-2026 годах показывает следующие типичные нарушения:

1. Отсутствие даты на копии․ Без даты заверения копия считается недействительной․
2. Использование печати «Для копий»․ Хотя ГОСТ допускает использование специальных штампов, на трудовой книжке при увольнении должна стоять основная печать организации (или ИП)․
3. Заверение копий с истекшим сроком․ Работодатель должен следить, чтобы выдаваемая копия соответствовала текущему состоянию документа․
4. Неполная расшифровка подписи․ Фамилия заверителя должна читаться однозначно․

Соблюдение правил заверения трудовых книжек в 2026 году — это не просто формальность, а необходимость для защиты прав работников и минимизации рисков для бизнеса․ Помните, что даже в эпоху цифровизации бумажный документ требует строгого adherence (следования) установленным стандартам, особенно в части проставления печатей и подписей․ Используйте только актуальные бланки, следите за наличием основной печати организации и руководствуйтесь требованиями ГОСТ Р 7․0․97-2016 при работе с копиями․

Регулярно проверяйте свои кадровые документы, чтобы избежать предписаний от трудовой инспекции и проблем при проверках пенсионного фонда․