Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. От правильности внесения и заверения записей в ней напрямую зависит будущее работника: назначение пенсии‚ расчет больничных и пособий. Любые неточности или отсутствие нужных подписей могут привести к тому‚ что период работы не будет зачтен в стаж‚ что повлечет за собой уменьшение размера пенсии или отсрочку ее назначения. Именно поэтому так важно знать‚ кто именно имеет право расписываться в трудовой книжке и как правильно это делать.
Почему так важна правильная подпись?
Как отмечают эксперты и юристы‚ ошибки в трудовых книжках, не просто бюрократическая опечатка‚ а реальная угроза финансовому благополучию работника. Из-за неточностей (неверные даты‚ неправильное наименование должности или организации‚ отсутствие подписей) отдельные периоды работы могут не войти в страховой стаж. В результате Социальный фонд России не сможет учесть этот стаж автоматически‚ что приведет к занижению размера пенсии.
Неправильную запись можно исправить‚ но основное правило таково: в разделах трудовой книжки‚ содержащих сведения о работе‚ зачеркивать ничего нельзя. Исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи. И каждый раз такие действия должны заверяться уполномоченными лицами.
Кто имеет право расписываться в трудовой книжке?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ ведение и заполнение трудовых книжек — это обязанность работодателя. Но кто конкретно от лица работодателя ставит свою подпись?
Руководитель организации
Именно руководитель (директор‚ генеральный директор и т.д.) несет персональную ответственность за организацию работы по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи‚ внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены. Первым лицом‚ имеющим безусловное право на такую подпись‚ является руководитель.
Уполномоченное доверенностью лицо
На крупных предприятиях директор физически не может подписывать трудовые книжки каждому увольняющемуся сотруднику. В этом случае право на подписание делегируется. Однако здесь есть строгое правило: заверить записи в трудовой книжке может уполномоченное доверенностью лицо. При этом полномочия на подписание трудовых книжек должны быть прямо и недвусмысленно отражены в доверенности‚ выданной руководителем.
Работник кадровой службы или иное должностное лицо
На практике чаще всего с трудовыми книжками работают:
- Инспектор по кадрам;
- Секретарь;
- Бухгалтер;
- Специалист по персоналу.
Секретарь‚ бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно‚ но законность этой подписи подкрепляется приказом руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек‚ а также (в необходимых случаях) доверенностью. Если ведение трудовой книжки осуществляет индивидуальный предприниматель‚ он подписывает ее лично.
Заместитель руководителя
Может ли заместитель подписать трудовую книжку и сделать запись? Да‚ безусловно. В соответствии с законодательством‚ заместитель имеет право расписываться в трудовой книжке‚ если на него возложены соответствующие обязанности приказом или в его должностной инструкции закреплено право подписи кадровых документов от имени работодателя.
Как правильно заверить записи при увольнении?
Порядок заверения записей строго регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В соответствии с пунктом 35 Правил‚ при увольнении работника все внесенные записи за время работы заверяются:
- Подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (с указанием его должности‚ личной подписи и расшифровки подписи — инициалов и фамилии).
- Подписью самого работника (обязательно!). Работник должен ознакомиться со всеми записями и поставить свою личную подпись в трудовой книжке.
- Печатью организации (или печатью кадровой службы‚ если право структурного подразделения на использование отдельной печати с собственным наименованием отражено в локальном нормативном акте).
Важно помнить: подписями и печатью нужно заверять только записи об увольнении с работы (или переводе на другую постоянную работу). Вносить печати и подписи ответственного лица после каждой записи о приеме на работу или награждении не требуется.
Особенности использования печати
Право структурного подразделения (например‚ отдела кадров) на использование отдельной печати с собственным наименованием следует отразить в локальном нормативном акте организации. Если такая печать есть и ее использование регламентировано‚ она ставится после записи об увольнении. Если у организации нет печати (как у некоторых ИП)‚ это не является нарушением, запись заверяется только подписями.
Ответственность за ошибки
Поскольку трудовое право строго охраняет права работника‚ работодатель несет ответственность за небрежное ведение трудовых книжек. Если из-за ошибок‚ допущенных лицом‚ расписавшимся в трудовой книжке‚ работник лишился части пенсии‚ работодатель обязан возместить ему причиненный ущерб в судебном порядке.
Право расписываться в трудовой книжке имеют только уполномоченные на то лица: руководитель организации‚ его заместитель‚ а также сотрудники кадровой службы или бухгалтерии‚ на которых оформлен соответствующий приказ и/или доверенность. Соблюдение правил подписания и заверения записей — это гарантия того‚ что стаж работника будет учтен Социальным фондом России без проблем‚ а будущая пенсия не окажется заниженной из-за бюрократических ошибок.