Важно! С 1 января 2022 года вступил в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н). Он существенно изменил правила оформления записей об увольнении. Данная статья актуальна на 2026 год и основана на действующем законодательстве.
Почему правильная запись так важна?
Запись в трудовой книжке — это основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и опыт работы. Неверно или неполно оформленная запись может привести к проблемам при устройстве на новую работу, оформлении пенсии, получении социальных льгот или в судебных спорах с работодателем.
Нормативная база: на что опираться?
Основной нормой является пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ, который регулирует расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию).
Ключевой документ для кадровиков и работников — Приказ Минтруда № 320н. Согласно ему:
- Запись об увольнении должна содержать точную дату прекращения трудового договора.
- В графе 3 (причина увольнения) необходимо указать основание, конкретную норму закона.
- Подпись работника на самой записи больше не требуется (п. 36 Порядка № 320н).
- Если организация использует печать, её проставляют. Но если работодатель официально отказался от печати (что его право), то ставить её не нужно.
Правильные формулировки для записи (образцы 2026)
В соответствии с новым порядком, кадровым службам рекомендуется использовать одну из следующих четких и однозначных формулировок:
Образец 1 (Наиболее точный и распространенный)
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Дата увольнения:
Образец 2 (Альтернативная, но равнозначная формулировка)
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Дата увольнения:
Образец 3 (Краткий вариант, также допустимый)
Уволен по собственному желанию.
Дата увольнения:
Примечание: Хотя краткая формулировка формально допустима, рекомендуется указывать пункт статьи для исключения любых двусмысленностей в будущем.
Пошаговая инструкция по заполнению граф трудовой книжки
- Графа 1 (№ п/п): Номер записи, идущий по порядку.
- Графа 2 (Дата): Число, месяц и год фактического увольнения (после отработки срока, если он был).
- Графа 3 (Сведения о работе и об увольнении): Указывается одна из формулировок, приведенных выше. Обязательно нужно сослаться на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Графа 4 (Подпись работника): Не заполняется с 2022 года.
- Графа 5 (Подпись ответственного лица и печать): Подпись лица, оформившего запись (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо). Печать ставится, если организация ею пользуется.
Что не нужно делать: частые ошибки
- ❌ Писать: «Уволен по личному заявлению». Это не юридически корректная формулировка.
- ❌ Писать: «Уволен по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ)» без указания конкретного пункта. Нужен пункт 3 части первой.
- ❌ Требовать от работника подпись в графе 4 (это нарушение нового Порядка).
- ❌ Указывать причину, не связанную с увольнением по собственному желанию (например, «в связи с переходом на другую работу»). Причина — только инициатива работника.
- ❌ Ставить печать, если организация официально отказалась от неё (такой отказ должен быть зафиксирован в приказе или локальном акте).
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
Если работник имеет электронную трудовую книжку (ЭТК), то работодатель обязан внести сведения об увольнении в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в течение 3 рабочих дней со дня увольнения. Формулировка в электронном реестре будет идентичной бумажному варианту. Работник впоследствии может распечатать выписку из ЭТК.
Краткая шпаргалка для работника
При получении трудовой книжки с записью об увольнении проверьте:
- Дата увольнения (должна соответствовать последнему рабочему дню).
- Формулировка причины: должно быть «по собственному желанию» или «по инициативе работника».
- Указание на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Подпись ответственного лица от работодателя и (при необходимости) печать.
Если запись составлена иначе (например, «уволен за прогул», «по соглашению сторон» и т.д.) — это основание для обращения в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для приведения записи в соответствие с законом.
Ответы на частые вопросы
В: Нужно ли указывать в записи конкретную причину ухода (например, «в связи с переездом в другой город»)?
О: Нет. При увольнении по собственному желанию указывается только общее основание — инициатива работника. Конкретные личные причины в графе 3 не фиксируются.
В: Что если работодатель отказывается ставить правильную запись?
О: Вы можете:
- Написать заявление на имя работодателя с требованием внести корректную запись.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Подать иск в суд о восстановлении правильной записи в трудовой книжке.
В: Можно ли устроиться на новую работу, если в трудовой написано «Уволен по собственному желанию»?
О: Да, это стандартная и абсолютно нормальная формулировка. Она не является негативной характеристикой и не должна влиять на ваше трудоустройство.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и разъяснений контролирующих органов (Роструда, ГИТ) по состоянию на май 2026 года. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.