Процедура увольнения сотрудника требует от кадровика или бухгалтера максимальной внимательности. Любая неточность в документах‚ особенно в трудовой книжке‚ может привести к судебным спорам и штрафам. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить запись об увольнении‚ какие формулировки использовать и на что обратить особое внимание в 2026 году.
Бумажная или электронная трудовая книжка?
Сегодня сотрудники имеют право выбирать между электронной (ЭТК) и бумажной версией трудовой книжки. От этого зависит порядок оформления:
- Бумажная версия: Если работник выбрал или сохранил бумажную трудовую книжку‚ запись об основании и причине прекращения трудового договора вносится в саму книжку.
- Электронная версия: Увольняя сотрудника с электронной трудовой книжкой‚ работодателю не нужно делать запись на бумаге. Вместо этого необходимо подать отчет по форме ЕФС-1. Заполнить потребуется ьный лист и соответствующие разделы‚ чтобы данные об увольнении ушли в Социальный фонд России (СФР).
Общие правила внесения записей
Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ‚ запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от N 320н.
Пошаговое заполнение граф
При увольнении сотрудника запись в трудовую книжку вносят в следующей последовательности в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1: Укажите порядковый номер записи арабскими цифрами. Нумерация сквозная по всему разделу. Если работнику оформлен вкладыш‚ нумерация в нем продолжается.
- Графа 2: Укажите дату увольнения (дата прекращения трудового договора).
- Графа 3: Пропишите причину увольнения со ссылкой на соответствующий пункт‚ часть и статью ТК РФ.
- Графа 4: Укажите реквизиты приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора и дату его издания.
Допустимые формулировки: «уволен»‚ «расторгнут» или «прекращен»?
Часто возникает вопрос: как правильно начать запись в графе 3? Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки. Вы можете использовать любую из них‚ это будет совершенно равнозначно:
- Уволен…
- Трудовой договор расторгнут…
- Трудовой договор прекращен…
Например‚ при увольнении по собственному желанию Инструкция рекомендует сделать следующую запись: «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Также допустимо написать: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Основания увольнения и примеры записей
Формулировки в трудовой книжке строго привязаны к статьям ТК РФ. Для наглядности сведем наиболее частые основания в таблицу.
Таблица 1. Формулировки записей об увольнении
- Пункт 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, Уволен по собственному желанию / Трудовой договор расторгнут по инициативе работника.
- Пункт 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — Трудовой договор прекращен по соглашению сторон.
- Пункт 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Уволен в связи с сокращением штата работников организации.
- Подпункт «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Уволен за прогул.
- Ч. 1 ст. 71 ТК РФ, Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания.
- П. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу.
Важно: сокращения слов в трудовой книжке не допускаются (например‚ нельзя писать «п.» вместо «пункт»‚ «ст.» вместо «статья»‚ «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации»).
Заверение записей при увольнении
При увольнении работника все записи‚ внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены. Согласно Приказу Минтруда № 320н‚ это делается следующим образом:
- Ставится подпись работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек.
- Ставится подпись самого работника (если он присутствует при получении книжки).
- Проставляется печать работодателя (кадровой службы) — при наличии печатей. Если организация работает без печати‚ это не является нарушением.
Выдача документов в день увольнения
В 2026 году в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику пакет документов. В него входят:
- Трудовая книжка (бумажная‚ если она велась) или Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) (если работник перешел на ЭТК).
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ).
- Справка для расчета больничного (по форме 182н).
- Иные документы‚ связанные с работой‚ по письменному заявлению сотрудника (например‚ копии приказов о приеме‚ переводе и т.д.).
Оформление увольнения в трудовой книжке требует строгого соблюдения норм ТК РФ и Инструкции. Главное — использовать точные формулировки из кодекса‚ не допускать сокращений и правильно заверять записи. Для минимизации ошибок рекомендуется всегда сверяться с актуальными образцами заполнения и помнить‚ что равнозначными являются термины «уволен»‚ «расторгнут» и «прекращен».