Дата публикации: 21 мая 2026 года
Автор: Специалист по кадровому делопроизводству

Почему важно правильно оформить запись?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Неправильная запись может:

• Создать проблемы при оформлении пенсии;
• Привести к спорам с налоговыми органами;
• Спровоцировать проверки со стороны трудовой инспекции;
• Затруднить подтверждение квалификации водителя;
• Создать сложности при трудоустройстве в других организациях.

Нормативная база

Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 225), записи в трудовой книжке должны соответствовать действительности и не содержать двусмысленных формулировок.

Кроме того, статья 65 Трудового кодекса РФ определяет перечень документов, предъявляемых при приеме на работу. В этот перечень входят:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые);
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании и (или) о квалификации;
• Иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами (например, медицинская справка для водителей).

Как правильно сделать запись в трудовой книжке?

Формулировка при приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать одну из следующих формулировок:

Неправильно:

• «Принят на должность водителя», так как профессия водителя относится к рабочим специальностям;
• «Принят на работу водителем» — избыточная формулировка;
• Любые другие формулировки, содержащие слово «должность».

Пример правильной записи

Дополнительные сведения

В графе 4 указывается:

• Номер и дата приказа о приеме на работу;
• Наименование должности с указанием структурного подразделения (если есть).

Какие документы должен предъявить водитель при приеме на работу?

Помимо стандартного пакета документов, водитель должен предъявить:

1. Медицинскую справку (форма 083/у), подтверждающую годность к управлению транспортным средством;
2. Водительское удостоверение соответствующей категории;
3. Свидетельство о прохождении профессиональной подготовки (при необходимости);
4. Справку о наличии (отсутствии) судимости (если работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов);
5. Страховой полис ОСАГО (если работа связана с личным автомобилем работодателя).

Типичные ошибки при оформлении записи

Работники кадровых служб часто допускают следующие ошибки:

• Использование слова «должность» — водитель не является должностью, а относится к рабочей профессии;
• Неполные данные — отсутствие номера и даты приказа;
• Неправильная дата — запись должна вноситься в день подписания трудового договора;
• Отсутствие подписи, запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если есть);
• Неправильное наименование организации — должно полностью соответствовать уставным документам.

Что делать, если запись уже сделана неправильно?

Если ошибка обнаружена после внесения записи, необходимо:

1. Внести исправление в установленном порядке (согласно пункту 27 Порядка ведения трудовых книжек);
2. Сделать запись о признании предыдущей записи недействительной;
3. Внести правильную запись;
4. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации.

Ответственность работодателя за неправильное оформление

За неправильное ведение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до 3 лет.

Рекомендации для кадровых работников

Чтобы избежать ошибок при оформлении записи о приеме водителя, следуйте этим советам:

• Используйте типовые формы — применяйте унифицированные бланки приказов и трудовых книжек;
• Проверяйте документы — убедитесь, что у водителя есть все необходимые документы;
• Сверяйтесь с классификатором — используйте Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) для правильного наименования профессии;
• Храните копии документов, это поможет в случае проверки;
• Проводите обучение, регулярно информируйте сотрудников кадровой службы о изменениях в законодательстве.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при приеме на работу водителя — это не только требование закона, но и забота о репутации работодателя. Использование корректной формулировки «Принят водителем» вместо «Принят на должность водителя» поможет избежать юридических проблем и обеспечит прозрачность трудового стажа работника.

Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и любая ошибка может иметь серьезные последствия. При возникновении сомнений всегда обращайтесь к нормативным актам или к специалистам по трудовому праву.