Оформление трудовых отношений с работниками склада (кладовщиками, комплектовщиками, грузчиками) имеет свои нюансы. Несмотря на то что с 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему сохраняет свою актуальность для тех сотрудников, которые не перешли на электронный формат. Работодателю крайне важно вносить записи корректно, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и проблем для работника в будущем.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на склад, какие существуют правила заполнения в 2026 году и как исправить ошибки, если они допущены.

Общие правила заполнения трудовой книжки в 2026 году

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо руководствоваться Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225, и Инструкцией, утвержденной Приказом Минтруда России от № 320н (именно этот порядок действует с 1 сентября 2021 года и актуален в 2026 году).

• Даты: Все даты вносятся арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначным. Например: .
• Сокращения: Запрещено использовать любые сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»). Слова должны быть написаны полностью.
• Язык: Записи производятся на русском языке.
• Реквизиты: В графе 4 указываються реквизиты приказа о приеме на работу. Если приказа нет, указываются реквизиты трудового договора.

Как правильно сформулировать запись о приеме на склад

Главная ошибка многих кадровиков — лаконичная запись «Принят на склад». Согласно Инструкции, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись.

В тексте записи обязательно нужно указать:

1. Действие (принят, переведен и т;д.).
2. Наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре).
3. Наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации строго в соответствии со штатным расписанием.
4. Характер работы (если это совместительство, сезонная работа или по срочному договору).

Примеры формулировок для складских работников

В зависимости от конкретной должности и условий работы, запись будет отличаться. Обратите внимание на использование профессиональных стандартов и ЕТКС:

• Кладовщик: «Принят в складское подразделение на должность кладовщика».
• Кладовщик с указанием разряда/категории: «Принят на склад готовой продукции на должность кладовщика 2-го разряда».
• Комплектовщик: «Принят в структурное подразделение «Склад» на должность комплектовщика».
• Совместительство: «Принят на работу по совместительству на склад на должность кладовщика».

Пошаговый образец заполнения раздела «Сведения о работе»

Рассмотрим классический пример заполнения граф 1-4 при приеме сотрудника на склад.

Пример: Иванов И.И. принят на должность кладовщика на склад материалов 21 мая 2026 года на основании приказа № 15-к от .

Визуальное представление таблицы трудовой книжки:

Графа 1 (№ записи): 11
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Сведения о работе):
ООО «Логистик-Групп» (ИП Петров А.В.)
Принят на склад материалов на должность кладовщика.
Графа 4 (Основание): Приказ от № 15-к

Особенности перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если ваш сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, в бумажный бланк необходимо внести соответствующую отметку. Это важно для предотвращения двойного учета стажа.

В разделе «Сведения о работе» делается запись: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде». После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и дальнейшие записи (о переводах, увольнениях) в нее не вносятся, за исключением записи о увольнении, если заявление подано в период работы.

Исправление ошибок в записях

Если при приеме на склад была допущена ошибка (например, неверно указана должность или номер приказа), важно помнить: зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено!

Порядок исправления зависит от того, когда обнаружена неточность:

1. Ошибка обнаружена в текущей организации: В следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Затем вносится правильная формулировка приема на склад.
2. Ошибка обнаружена после увольнения (на новом месте работы): Исправление вносит новый работодатель на основании официального документа (справки, копии приказа) от прежнего работодателя.

Если предприятие-работодатель уже ликвидировано, работник может обратиться в архив или в территориальный орган Пенсионного фонда для подтверждения стажа.

Увольнение со склада: что нужно знать

Будьте предельно внимательны при заполнении трудовой книжки при увольнении работника склада. В новом порядке (с 2021 года) четко прописаны формулировки. Запись об увольнении должна содержать ссылку на соответствующую статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ.

Примеры правильных записей об увольнении:

• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в [указывается наименование организации], пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Уволен с работы по совместительству по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Слова «Трудовой кодекс Российской Федерации» должны быть написаны полностью, сокращения не допускаются.

Правильная запись в трудовой книжке о приеме на склад — это гарантия чистого стажа работника и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Всегда сверяйтесь со штатным расписанием, не используйте сокращений и обязательно указывайте структурное подразделение и точное наименование должности. Если сомневаетесь, используйте актуальные образцы 2026 года или системы кадрового учета, которые автоматически подставляют корректные формулировки.