Вопрос о том, как правильно оформить трудовые отношения с гражданином Республики Беларусь, который уже имеет трудовую книжку советского образца, часто возникает у российских работодателей. Ниже – подробный разбор ситуации, ссылки на нормативные акты и пошаговая инструкция, как действовать в 2026 году.

Правовой базис

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 66‑1, 67, 68, 69 регулируют форму, порядок ведения и выдачи трудовых книжек.
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК РБ) и Постановление Минтруда РБ от  г. «Об инструкциях о порядке ведения трудовых книжек».
• Соглашения о взаимном признании между РФ и РБ в сфере социального обеспечения (постановление Правительства РФ № 1159‑н от  г.).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – введена в РФ с  г., регулируется ст. 66‑1 ТК РФ и приказом Минтруда России № м/р‑5‑18 от  г.

Ключевые выводы из нормативных актов

1. Трудовая книжка – обязательный документ для всех работающих граждан РФ, но в случае иностранного гражданина допускается ведение отдельной (белорусской) книжки, если она уже существует.
2. При первом трудоустройстве в России у работника, имеющего иностранную (белорусскую) книжку, работодатель может выдать российскую трудовую книжку или оформить ЭТК. Перенос записей из белорусской книжки не требуется.
3. Если работник желает продолжать вести белорусскую книжку, её можно использовать как дополнительный документ, но в России должна быть оформлена запись о приёме на работу в российской (бумажной или электронной) форме.

Что делать работодателю: пошаговая инструкция

Шаг 1. Уточнить пожелания работника

По закону работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). Спросите, хочет ли он:

• Продолжать вести белорусскую книжку;
• Получить новую российскую трудовую книжку;
• Оформить электронную трудовую книжку.

Шаг 2. Оформление первой записи в РФ

Независимо от выбранного формата, в России должна быть сделана первая запись о приёме на работу:

1. Составьте приказ о приёме на работу (образец – скачать).
2. Впишите в приказ сведения, требуемые ст. 66 ТК РФ: ФИО, дату рождения, должность, дату начала работы, размер оплаты труда, основание (трудовой договор).
3. Подпишите приказ руководителем и ответственным за кадровую работу.

Шаг 3. Выбор формы трудовой книжки

Шаг 4. Внесение записи в выбранную форму

Для каждой формы процесс немного отличается:

• Бумажная российская книжка – запись вносится в раздел «Приём на работу», подпись и печать организации.
• ЭТК – запись автоматически появляется в личном кабинете сотрудника после подтверждения приказа в СФР.
• Белорусская книжка – запись в неё вносить нельзя (это документ иностранного государства). Вместо этого оформляется запись в российскую форму, а белорусскую книжку сохраняют как вспомогательный документ.

Шаг 5. Оформление сопроводительных документов

Не забудьте подготовить:

• Трудовой договор (ст. 57 ТК РФ) – в двух экземплярах.
• Справку о наличии (или отсутствии) судимости, если это требуется по должности.
• Копию паспорта гражданина Республики Беларусь и миграционной карты (если работник находится в РФ по визе/разрешению).
• Согласие работника на обработку персональных данных.

Шаг 6. Учет в бухгалтерии и соцстраховании

После оформления записи в трудовую книжку необходимо:

1. Зарегистрировать работника в ПФР и ФСС (форма 2‑НДФЛ, 1‑НДФЛ).
2. Указать в системе расчёта заработной платы, что у сотрудника иностранный статус – это влияет на налоговые ставки и отчисления.
3. При необходимости оформить страховой полис ОМС в России (по соглашению о взаимном социальном обеспечении).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли перенести записи из белорусской книжки в российскую?

Нет. Записи в трудовой книжке – документ национального законодательства. Переносить их нельзя, но можно добавить в российскую книжку запись о приёме и сохранить белорусскую книжку как вспомогательный документ.

Обязательно ли выдавать российскую трудовую книжку, если работник уже имеет белорусскую?

Не обязательно, но рекомендуется. Российская (или электронная) книжка будет признана в инспекциях и при расчёте пенсии в РФ.

Как оформить электронную трудовую книжку для белоруса?

Работодатель подаёт в отдел кадров заявление «О ведении ЭТК» через портал СФР. После подтверждения записи о приёме в системе, работнику будет доступен личный кабинет, где он может просматривать свои записи.

Что делать, если белорусский работник впервые в России и не имеет ни российской, ни белорусской трудовой книжки?

В этом случае оформляют новую российскую трудовую книжку (бумажную или электронную). Первая запись – это приём на работу в вашей организации.

Можно ли использовать белорусскую трудовую книжку для получения пенсии в России?

Для расчёта пенсии в РФ учитываются только периоды, зафиксированные в российской (бумажной или электронной) трудовой книжке и в базе данных ПФР. Поэтому без российской записи часть стажа может не учитываться.

Практический пример: оформление белоруса, пришедшего в 2025 году

1. Работник предъявил белорусскую трудовую книжку советского образца (2001 г.) с записями российских работодателей.
2. Он заявил о желании вести электронную трудовую книжку.
3. Отдел кадров подготовил приказ о приёме, загрузил его в СФР, получил подтверждение.
4. ЭТК создалась автоматически; в ней появилась запись о приёме с указанием даты, должности и заработной платы.
5. Белорусскую книжку оставили в личном деле как вспомогательный документ (копию приложили к трудовому договору).
6. В ПФР и ФСС зарегистрировали работника, оформили ОМС.

Таким образом, все требования законодательства выполнены, а работник получил удобный электронный документ.

• Для граждан Беларуси, имеющих трудовую книжку советского образца, в России обязательна первая запись о приёме в российской (бумажной или электронной) форме.
• Перенос записей из белорусской книжки не требуется и невозможен.
• Работодатель может выдать новую российскую книжку, оформить ЭТК или оставить белорусскую книжку как вспомогательный документ – выбор зависит от предпочтений работника.
• Необходимо правильно оформить сопроводительные документы и зарегистрировать сотрудника в системах соцстрахования.

Соблюдая указанные шаги, вы избежите проблем при проверках инспекций и обеспечите корректный учёт трудового стажа как в России, так и в Беларуси.