Правильное ведение трудовой книжки — важнейшая задача как для работодателя, так и для работника. Особые вопросы возникают при использовании вкладышей, которые вклеиваются в основную книжку. Одна из ключевых проблем, как правильно нумеровать записи во вкладыше. Неправильная нумерация может привести к признанию записи недействительной и сложностям при подтверждении стажа.

Правовая основа

Порядок ведения трудовых книжек, включая issuance, учет и заполнение вкладышей, регулирует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (в ред. на 2026 г.).

Основные принципы нумерации

Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки; Поэтому:

• Если в разделе «Сведения о работе» последняя запись в книжке имела номер 18, то первая запись во вкладыше в этом же разделе должна получить номер 19.
• То же самое касается раздела «Сведения об образовании». Нумерация в этом разделе продолжается независимо от нумерации в разделе «Работа».

Учет разделов

Трудовая книжка имеет два основных раздела. Нумерация ведется отдельно для каждого раздела:

1. Раздел 1 «Сведения о работе» (трудовые договоры, переводы, увольнения).
2. Раздел 2 «Сведения об образовании» (дипломы, сертификаты).

Номер записи не зависит от того, в каком физическом носителе (книжка или вкладыш) она находится. Важен только раздел и порядковый номер внутри него.

Единый документ

Трудовая книжка с вклеенными вкладышами рассматривается как единый документ. При проверке или предъявлении вкладка с номером «22» должна логически следовать за записью «21», даже если «21» была в основной книжке, а «22» — во вкладыше.

Пошаговый алгоритм действий при выдаче вкладыша

1. Определите, в какой раздел будет вноситься запись. Обычно это раздел «Сведения о работе» (прием, перевод, увольнение).
2. Найдите последнюю запись в этом разделе в самой трудовой книжке. Например, последняя запись в разделе «Работа» имеет номер 21.
3. Следующий номер для записи во вкладыше будет 22. В графу «Номер записи» вкладыша вносите цифру 22.
4. Заполняйте остальные графы вкладыша (дата, наименование документа, подпись, расшифровка) в соответствии с Инструкцией.
5. В книге учета движения трудовых книжек в строке, соответствующей данному работнику (где registered основная книжка), в графы для вкладыша (2-4, 6, 11, 12) вносите:
   • дату выдачи вкладыша;
   • серию и номер вкладыша;
   • сведения о операции (выдача вкладыша).

Как исправить ошибку в нумерации?

Если ошибка уже допущена (например, во вкладыше нумерация начата с «01»), ее необходимо исправить в соответствии с п. 27 Правил (которые действуют в РБ).

1. Исправление производится по месту работы, где была внесена ошибочная запись. То есть, если ошибка сделана в вашей организации, исправляйте у себя.
2. Способ исправления: Ошибочную запись (например, «01») не зачеркивайте. Вщей (следующей) записи или в том же вкладыше (если это возможно) сделайте пометку о продолжении нумерации.
3. Правильный вариант: Если во вкладыше ошибочно проставлены номера 1, 2, 3, а должны быть 22, 23, 24, то:
   • В графе «Номер записи» для первой записи во вкладыше нужно исправить на «22».
   • В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки (или в том же вкладыше, если он уже используется) необходимо сделать служебную запись-пояснение. Например: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 22, 23, 24. Запись о приеме на работу (дата, № приказа) внесена под номером 22.»
   • Эта пояснительная запись должна быть подписана работником отдела кадров и работником (с его расшифровкой).
4. Если ошибка обнаружена позже (например, при увольнении), исправление также производится по месту последней записи, где и была допущена ошибка в нумерации.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Начинать нумерацию во вкладыше с «01» или с номера, следующего за номером последней записи в самой книжке, но без учета того, что вкладыш — это продолжение.
  Решение: Всегда проверяйте последний номер в соответствующем разделе всего документа (книжка + ранее вклеенные вкладыши).
• Ошибка: Дублировать номера. Например, в книжке есть запись №15, а во вкладыше снова ставить №15.
  Решение: Номера должны быть уникальными и последовательными в рамках раздела.
• Ошибка: Не учитывать разделы. Ставить номер «22» в разделе «Образование», если последний номер в разделе «Работа» был 21.
  Решение: Помните про отдельную нумерацию для каждого раздела. В разделе «Образование» может быть свой последний номер, например, «05».
• Ошибка: Исправлять нумерацию карандашом или без пояснительной записи.
  Решение: Все исправления вносятся чернилами (синим или черным) и обязательно сопровождаются служебной записью с подписями.

Краткий итог в виде таблицы

Нумерация записей во вкладыше — это не формальность, а ключевой элемент обеспечения непрерывности и достоверности данных трудовой книжки. Помните:

• Вкладыш продолжает нумерацию раздела трудовой книжки.
• Номера должны быть последовательными и уникальными в рамках одного раздела.
• Любые исправления в нумерации требуют служебной записи с подписями.

Соблюдение этих простых правил избавит работника от проблем при оформлении пенсии, подтверждении стажа и трудоустройстве, а работодателя — от претензий со стороны контролирующих органов.

Статья составлена на основе анализа законодательства Республики Беларусь и практики ведения трудовых книжек по состоянию на 2026 год. Для получения персональной консультации по сложным случаям рекомендуется обращаться в отдел кадров или юридический отдел организации, а также в Министерство труда и социальной защиты РБ.