Цель статьи – предоставить подробную инструкцию по правильному оформлению записей о переводе, переименовании или изменении должности в трудовой книжке работника, а также предложить готовые образцы записей, которые можно использовать в практике.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда требуется запись об изменении должности
3. Порядок внесения записи в трудовую книжку
4. Готовые образцы записей
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими документами:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России от № 202/2022). Последняя редакция – .
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68, 69, 71, 73, 75).
• Приказ Минтруда России от № 1н “Об утверждении формы записи о переводе, переименовании, изменении должности”.
• Инструкция о трудовых книжках (п. 57), где указано, что в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого произведено изменение.

Все записи в трудовую книжку должны быть сделаны разборчивым почерком, без исправлений. При необходимости исправления используется зачеркнутый штамп и подпись ответственного лица.

Когда требуется запись об изменении должности

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• Перевод работника в другое структурное подразделение (отдел, филиал).
• Переименование должности (например, «инженер‑технолог» → «инженер‑технолог высшего уровня»).
• Изменение штатного расписания, в результате которого меняется наименование или уровень должности.
• Повышение/понижение в должности в рамках того же подразделения.
• Сокращение/расширение объёма обязанностей, отражаемое в изменённом наименовании должности.

Перед внесением записи необходимо оформить приказ (распоряжение) работодателя, в котором указаны:

1. Дата и номер приказа.
2. Основания изменения (перевод, переименование, изменение штатного расписания и т.п.).
3. Новый наименования должности, подразделения, оклад и др.
4. Подпись руководителя и печать организации.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Согласно п. 57 Инструкции о трудовых книжках, запись делается в следующей последовательности:

После заполнения всех колонок запись подписывается уполномоченным лицом (обычно кадровик или секретарь) и ставится печать организации. При наличии нескольких печатей (кадровая, финансовая) допускается использовать любую, но она должна быть официальной печатью работодателя.

Готовые образцы записей

Перевод на другую работу в другой отдел

Перевод из отдела «Маркетинг» в отдел «Продажи», должность «Менеджер по работе с клиентами».
№ 45/2026 от 

Переименование должности (изменение названия)

Должность «Инженер‑технолог» переименована в «Инженер‑технолог высшего уровня».
№ 12/2026 от 

Повышение в должности в рамках того же отдела

Повышение: с должности «Специалист отдела закупок» до должности «Ведущий специалист отдела закупок».
№ 78/2026 от 

Изменение в связи с обновлением штатного расписания

В связи с изменением штатного расписания: должность «Бухгалтер» → «Бухгалтер 1 категории».
№ 33/2026 от 

Пример записи с указанием причины

Перевод в филиал «Москва», отдел «Техническая поддержка», должность «Техник‑специалист». Причина – реорганизация подразделения.
№ 27/2026 от 

Все образцы можно адаптировать под конкретную ситуацию, заменив названия подразделений, даты и номера приказов.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера приказа. В графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа. Без этой информации запись считается недействительной.
• Неправильный порядок колонок. Следуйте строго формату: № записи → дата → содержание → номер приказа.
• Неразборчивый почерк; Записи должны быть читаемыми. При сомнении используйте черновик, а затем перенесите запись в официальную книжку.
• Исправления черными чернилами. Если ошибка обнаружена, запись следует зачеркнуть одной линией, поставить подпись ответственного лица и добавить правильную запись в следующей строке.
• Отсутствие печати. Печать организации обязательна, даже если запись подписана руководителем.
• Неучёт изменения в личной карточке. Все изменения, внесённые в трудовую книжку, дублируются в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить старый вариант штатного расписания?

Да. По требованиям бухгалтерского и кадрового учёта оригиналы (или заверенные копии) всех версий штатного расписания следует сохранять в архиве организации. Это подтверждает правомерность изменений в должностях.

Можно ли оформить изменение должности без приказа?

Нет. Любое изменение условий трудового договора (в т.ч. перевод, переименование, повышение) должно быть оформлено приказом (распоряжением) работодателя. Без него запись в трудовую книжку считается недействительной.

Какая печать допускается ставить в графе 4?

Любая официальная печать организации (кадровая, финансовая, общая) считается печатью работодателя. Важно, чтобы печать была действующей и соответствовала уставу компании.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись с ошибкой даты?

Зачеркните ошибочную запись одной линией, подпишите её «Исправлено», укажите правильную дату и подпишите её заново. При этом в графе 4 укажите номер и дату приказа, который подтверждает исправление.

Можно ли использовать электронную форму трудовой книжки?

С 2022 года в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Оформление записей в ЭТК происходит в системе «Единый портал государственных услуг» и не требует печати, но обязательным остаётся наличие приказа и подписи ответственного лица в электронном виде.

Оформление записей об изменении должности в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдение нормативных требований, правильный порядок заполнения колонок и использование проверенных образцов позволяют избежать юридических споров и ошибок в учёте.

Помните, что каждая запись должна быть подкреплена приказом, подписана уполномоченным лицом и заверена печатью организации. При соблюдении этих простых правил трудовая книжка будет вести точный и достоверный учет профессионального пути сотрудника.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.