Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Правильное оформление записей о приёме на работу и об увольнении имеет юридическую силу и влияет на расчёт пенсии, трудовой стаж и многие другие вопросы. В статье подробно рассматриваются:

• законодательные нормы, регулирующие порядок внесения записей;
• сроки и порядок заполнения;
• образцы записей для разных ситуаций;
• особенности оформления (печать, подпись, реквизиты документов);
• часто задаваемые вопросы и типичные ошибки.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие заполнение трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 66‑71, 81‑84.
2. Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (п. 15 Приказа 320н).
3. Постановления Правительства РФ и методические рекомендации Роструда (в частности, указания о сроках внесения записей).

Согласно п. 15 Приказа 320н, сведения о прекращении трудового договора вносятся в раздел «Сведения о работе» в той же строке, где указаны данные о приёме, если запись делается одновременно (при увольнении сразу после приёма в другую организацию).

Сроки внесения записей

Если запись делается одновременно (приём и увольнение в одной строке), то она вносится в день увольнения, но в графе «Дата приёма» указывается дата начала работы в новой организации.

Как правильно оформить запись о приёме на работу

Структура записи

В разделе «Сведения о работе» каждая запись состоит из четырёх граф:

1. Порядковый номер записи. Нумерация ведётся последовательно, без пропусков.
2. Дата приёма (или дата начала работы). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
3. Наименование организации, её ИНН и ОКПО, а также адрес. При необходимости указываются реквизиты подразделения.
4. Должность (наименование должности) и основание приёма. Пример: «на должность инженера‑технолога в порядке перевода из ООО «Альфа»».

Пример записи о приёме

ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678,
 г. Москва, ул. Ленина, д.10,
 инженер‑технолог, принят по приказу № 45 от .

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте приказ (распоряжение) о приёме на работу.
2. Убедитесь, что в приказе указаны: дата, номер, должность, основание (договор, перевод, совместительство).
3. Заполните графы 1‑4 в трудовой книжке согласно образцу.
4. Подпишите запись (подпись работодателя) и поставьте печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).
5. Отдайте трудовую книжку работнику не позднее 5 рабочих дней.

Как правильно оформить запись об увольнении

Варианты увольнения

• По собственному желанию (ст. 81 ТК РФ).
• По инициативе работодателя (по причинам, предусмотренным ст. 81‑84 ТК РФ).
• По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
• По истечении срока договора (ст. 77 ТК РФ).

Структура записи об увольнении

Запись вносится в ту же строку, где указаны данные о приёме, но в графах 2‑4 добавляются сведения об увольнении:

1. Порядковый номер (тот же, что и при приёме).
2. Дата увольнения.
3. Причина увольнения (формулировка должна соответствовать статье ТК РФ).
4. Документ, на основании которого произведено увольнение (приказ, соглашение, решение суда) – номер и дата.

Пример записи об увольнении по собственному желанию

ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678,
 г. Москва, ул. Ленина, д.10,
 инженер‑технолог, принят по приказу № 45 от ;
 увольнение по собственному желанию,
 приказ № 78 от .

Пример записи об увольнении по инициативе работодателя

ОАО «СтройИнвест», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321,
 г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д.20,
 прораб, принят по приказу № 12 от ;
 увольнение по сокращению численности
 и (или) штата, приказ № 55 от .

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте документ, заверяющий причину увольнения (приказ, соглашение, решение суда).
2. Убедитесь, что в документе указаны: дата, номер, точная формулировка причины (со ссылкой на статью ТК РФ).
3. Внесите в трудовую книжку запись в тот же день, когда оформлен документ.
4. Подпишите запись (подпись работодателя) и поставьте печать (если требуется).
5. Выдайте работнику трудовую книжку в день увольнения.

Особые случаи

Приём и увольнение в одной строке (блоковая запись)

Если работник сразу переходит в другую организацию, запись может быть оформлена блоком:

ЗАО «Альфа», ИНН 7701112223, ОКПО 11223344,
 г. Казань, ул. Пушкина, д.5,
 бухгалтер, принят по приказу № 33 от ;
 увольнение по собственному желанию,
 приказ № 77 от .

Совместительство

Запись о совместительстве вносится в отдельную строку, но в графе «Основание приёма» указывается «по совместительству». При увольнении указывается причина «по собственному желанию» или «по инициативе работодателя», как обычно.

Перевод внутри организации

При переводе работника в другое подразделение запись делается в виде отдельной строки, где в графе «Основание приёма» указывается «в порядке перевода из …». При этом запись об увольнении из прежнего подразделения не делается – сохраняется одна строка с указанием обеих дат.

Отмена неверной записи

Если запись была сделана с ошибкой, её нельзя просто зачеркнуть. Нужно оформить запись об отмене в следующей строке, указав:

• номер отменяемой записи;
• дату и причину отмены;
• ссылка на документ, подтверждающий ошибку (приказ об исправлении).

Печать и подпись в трудовой книжке

Согласно рекомендациям Роструда, печать ставится в следующих случаях:

• на ьном листе (печать организации, её реквизиты);
• в записях о приёме и увольнении, если это предусмотрено внутренними регламентами предприятия.

Записи в книжке делаются чёрными чернилами печатными буквами, без исправлений. Подпись работодателя должна быть разборчивой, а печать – чёткой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о приёме позже 5‑ти рабочих дней?

Теоретически допускается, но в этом случае работник может потребовать от работодателя компенсацию за задержку в оформлении трудовых прав. Поэтому рекомендуется соблюдать установленный срок.

Что делать, если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы?

Работнику следует обратиться к бывшему работодателю с требованием оформить запись в течение 5 дней с момента подачи заявления. При отказе можно обратиться в инспекцию по труду.

Нужно ли ставить печать в каждой записи?

Печать ставится только в тех организациях, где это предусмотрено локальными нормативными актами. В большинстве случаев достаточно подписи ответственного лица.

Как оформить запись, если работник был уволен в течение 5 дней после приёма?

В этом случае запись делается в одну строку: в графе «Дата приёма» указывается дата начала работы, а в графе «Дата увольнения» – дата увольнения. Причина указывается в соответствии со статьёй ТК РФ.

Правильное оформление записей в трудовой книжке – это обязательное требование Трудового кодекса и Приказа Минтруда № 320н. Соблюдение сроков, точность формулировок и наличие подписи/печати гарантируют законность трудовых отношений и защищают интересы как работника, так и работодателя.

Помните, что любые отклонения от установленного порядка могут привести к административной ответственности работодателя и усложнить получение работником социальных выплат.

Дата актуализации статьи:  г.