Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника в Украине. Правильное оформление записей в ней гарантирует законность трудовых отношений, упрощает получение социальных выплат и повышает шансы при поиске новой работы.

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Украины (ТКУ) – статьи 45‑48, 71‑73;
• Постановление Кабинета Министров Украины от № 1155 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Приказ Министерства социальной политики от № 140 «Об утверждении порядка ведения и заполнения трудовых книжек».

Кто обязан вести запись?

Запись в трудовую книжку производится:

1. Работодателем – в момент приема на работу, при изменении условий труда, при увольнении и при переводе.
2. Работником – в случае самостоятельного трудоустройства (например, в частных хозяйствах) и при получении справок о стаже.

Что именно записывается?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (по каждому месту работы):

• Дата приема на работу;
• Наименование работодателя (полное официальное название);
• Местонахождение (адрес) работодателя;
• Должность, разряд, категория (если есть);
• Условия труда (например, вредные, опасные, с повышенной нагрузкой);
• Дата увольнения (или перевода) и основание (по инициативе работника/работодателя);
• Сведения о периодах отпуска, командировок, учебы, стажировок, если они влияют на стаж.

Как правильно оформить запись

Общие требования к заполнению

Запись должна быть выполнена чернилами (черный или синий цвет), печатными буквами, без исправлений. Если ошибка произошла, запись аннулируется штампом «Аннулировано» и делается новая запись.

Пошаговая инструкция

1. Подготовка документов – договор о трудоустройстве, приказ о приёме, справка о предыдущем месте работы (если требуется).
2. Заполнение первой строки – указывается дата приёма (дд.мм.гггг) и полное название работодателя.
3. Заполнение второй строки – указывается должность, разряд, категория, а также условия труда (если они особые).
4. Заполнение третьей строки – указывается дата увольнения (или перевод) и причина (по инициативе работника/работодателя, сокращение и т.д.).
5. Подпись и печать – работодатель ставит подпись (расшифровка) и печать организации. При необходимости работник ставит подпись в графе «Работник».
6. Контроль – работник проверяет правильность записи и сохраняет копию (фото/скан) для личного архива.

Пример заполнения

 ТОВ "Украинские Технологии", м. Киев, вул. Хрещатик, 10
 Инженер‑технолог, 2‑й разряд, без вредных условий
 Увольнение по собственному желанию
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Да. С 2023 года в Украине действует электронная трудовая книжка (e‑Трудовая книжка). Запись в неё производится через портал «Мінтруд України» с использованием цифровой подписи.

Что делать, если в книжке обнаружена ошибка?

Работодатель ставит штамп «Аннулировано», указывает причину и дату исправления, после чего делает новую запись. Работник может потребовать исправления в течение 30 дней.

Как оформить запись при работе в нескольких местах одновременно?

Каждое место работы фиксируется отдельной записью с указанием периода (дата начала – дата окончания). При одновременной работе даты могут пересекаться.

Нужна ли запись в трудовую книжку при удалённой работе (фриланс, удалённый сотрудник)?

Если отношения оформлены трудовым договором, запись обязательна. При гражданско‑правовом договоре (например, договор подряда) запись не требуется.

Ошибки, которых следует избегать

• Заполнение от руки без использования чернил (карандаш, цветные ручки).
• Отсутствие печати и подписи работодателя.
• Пропуск обязательных полей (например, условий труда).
• Неправильный порядок записей (дата увольнения не должна предшествовать дате приёма).
• Неудаление старых записей при переводе внутри одной организации (в этом случае делается новая запись, а старая аннулируется).

Переход на электронную трудовую книжку

Электронный вариант имеет ряд преимуществ:

• Удобство доступа – запись видна в любой точке страны через интернет.
• Защита от подделок – цифровая подпись гарантирует подлинность.
• Автоматическое уведомление работника о новых записях.

Для перехода необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале «Мінтруд України»;
2. Подтвердить личность через электронный идентификатор (e‑ID) или банковскую карту;
3. Согласовать с работодателем перевод записей в электронный формат.

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий ваш профессиональный путь. Правильное и своевременное ведение записей защищает права работника, упрощает получение пенсии, пособий и подтверждение квалификации. Соблюдайте законодательные требования, проверяйте каждую запись и, при возможности, переходите на электронный формат – это экономит время и повышает безопасность ваших данных.

Помните: любые сомнения по поводу оформления записей лучше уточнять у отдела кадров или юриста, специализирующегося на трудовом праве.

Дата публикации: