Статья посвящена правильному оформлению записи о переводе работника на другую должность (внутри одного структурного подразделения или в другое) в бумажную трудовую книжку. Приведены нормативные основания, пошаговая инструкция и готовые образцы записей, актуальные на 2025 г.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (действует с , актуален на 2025 г.).
• Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1 – перевод на другую работу (внутри организации или в другую организацию).
• ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» – требования к документальному оформлению кадровых изменений.

Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, при переводе работника на другую постоянную работу в трудовой книжке делается запись в разделе «Сведения о работе».

Что считается переводом?

• Изменение должности (например, с инженера на ведущего инженера) внутри того же структурного подразделения.
• Переход в другое структурное подразделение того же работодателя (например, из отдела продаж в отдел маркетинга).
• Перевод на работу в другую организацию (приём в порядке перевода).
• Преобразование временного перевода в постоянный (по пункту 10 Порядка).

Важно: если перевод носит временный характер и не оформляется как постоянный, запись в трудовую книжку не делается. Оформляется только приказ о временном переводе.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте основание: приказ о переводе (постоянном) с указанием номера, даты, наименования новой должности и структурного подразделения.
2. Определите порядковый номер записи: продолжайте нумерацию записей в разделе «Сведения о работе» (например, если последняя запись имеет номер 5, новая будет под номером 6).
3. Заполните графы раздела «Сведения о работе»:
   • Графа 1: порядковый номер записи.
   • Графа 2: дата фактического начала исполнения новых обязанностей (обычно дата, указанная в приказе как дата вступления в силу).
   • Графа 3: наименование структурного подразделения (отдела, службы, цеха и т.п.), в котором работник будет выполнять новые обязанности.
   • Графа 4: должность (профессия, специальность), которую работник занимает после перевода.
   • Графа 5: основание записи – реквизиты приказа о переводе (номер, дата, кем издан).
4. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.

Примечание: если перевод осуществляется внутри одного отдела и наименование подразделения не меняется, в графе 3 указывается то же наименование, что и в предыдущей записи.

Образцы записей

Перевод на другую должность внутри одного отдела

Графа 1: 6
Графа 2: 
Графа 3: Отдел разработки программного обеспечения
Графа 4: Ведущий инженер-программист
Графа 5: Приказ № 45 от «О переводе Иванова И.И. на должность ведущего инженера-программиста»

Перевод в другое структурное подразделение

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: Отдел маркетинга и рекламы
Графа 4: Специалист по контент‑маркетингу
Графа 5: Приказ № 78 от «О переводе Петрова А.С. в отдел маркетинга и рекламы на должность специалиста по контент‑маркетингу»

Признание временного перевода постоянным

Сначала оформляется временный перевод (приказ о временном переводе). По истечении срока, если работник продолжает выполнять новые обязанности, издаётся приказ о признании перевода постоянным. Запись в трудовую книжку делается на основании второго приказа.

Графа 1: 8
Графа 2: (дата фактического начала исполнения обязанностей по временному переводу)
Графа 3: Отдел логистики
Графа 4: Руководитель группы логистики
Графа 5: Приказ № 112 от «О признании временного перевода Сидорова В.В. постоянным и утверждении его в должности руководителя группы логистики»

Приём в порядке перевода (из другой организации)

Графа 1: 9
Графа 2: 
Графа 3: Отдел продаж
Графа 4: Менеджер по работе с ключевыми клиентами
Графа 5: Приказ № 201 от «О приёме в порядке перевода Кузнецовой Е.П. из ООО «Альфа» на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами»

Особенности электронных трудовых книжек

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Работа в России». При электронном оформлении:

• Заполняются те же поля, что и в бумажной версии (номер записи, дата, подразделение, должность, основание).
• Подпись заменяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.
• После внесения записи система формирует подтверждающий документ, который можно распечатать и приложить к личному делу сотрудника.

Однако, если у работника ведётся бумажная трудовая книжка, запись должна быть сделана именно в ней; электронная версия служит лишь дополнением.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли указывать прежнюю должность в записи о переводе? – Нет. В трудовой книжке фиксируется только новая должность и подразделение. Информация о прежней должности остаётся в предыдущей записи.
2. Можно ли сделать одну запись на несколько переводов подряд? – Нет. Каждый перевод оформляется отдельной записью с собственным порядковым номером.
3. Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи? – Если заполнены все строки раздела «Сведения о работе», следует оформить дополнительный лист (форма № ТД‑2) и пришить его к трудовой книжке, сделав соответствующую отметку в последней строке основного раздела.
4. Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о переводе? – При переводе внутри одного работодателя уведомление в СФР не требуется. При приёме в порядке перевода из другой организации работодатель подаёт сведения о приёме (форма СЗВ‑ТД) в обычном порядке.

Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота, обеспечивающая легальность трудовой истории работника и соблюдение требований трудового законодательства. Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы, кадровик сможет избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в 2025 году.

Сохраните эту статью в закладках – она будет полезным справочником при оформлении любых переводов сотрудников.