Прием сотрудника на работу в филиал организации, это распространённая‚ но требующая точного соблюдения законодательных норм процедура. Неправильно оформленная запись в трудовой книжке может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции‚ спорам с работником и даже признанию трудовых отношений с головной организацией‚ а не с филиалом. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно внести запись о приёме в филиал‚ какие документы нужны‚ какие ошибки чаще всего допускаются и как избежать юридических рисков.

Кто обязан вносить запись в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек лежит на работодателе, то есть на юридическом лице‚ с которым заключён трудовой договор. Это означает‚ что запись о приёме на работу в филиал вносится не головной организацией‚ а самим филиалом‚ как обособленным подразделением‚ если он имеет:

• отдельный баланс;
• расчётный счёт;
• печать с наименованием филиала;
• полномочия на заключение трудовых договоров.

Исключение — работодатели-физические лица‚ не являющиеся ИП. Они не обязаны вести трудовые книжки‚ если не заключают договоры с более чем пятью работниками.

Когда нужно вносить запись? Сроки и исключения

Согласно п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённого приказом Минтруда России от № 69 (в редакции 2026 года)‚ запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о приёме.

Важное исключение: если сотрудник проработал в филиале 5 календарных дней или меньше и уволился по собственному желанию‚ запись в трудовую книжку не делается. В этом случае трудовая книжка возвращается работнику без каких-либо записей (согласно письму Роструда от № 1922-6-1).

Однако если запись о приёме уже была внесена до того‚ как работник сообщил об уходе — её не нужно удалять. В этом случае необходимо внести дополнительную запись об увольнении в общем порядке.

Как правильно оформить запись о приёме в филиал?

Запись в трудовую книжку при приёме в филиал должна соответствовать п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Вот пошаговая инструкция:

Графа 1 — «Порядковый номер записи»

Проставляется по порядку — первая запись — №1‚ вторая — №2 и т.д. Если это первая запись в книжке — ставится «1».

Графа 2 — «Дата приёма на работу»

Указывается дата начала работы — та‚ которая указана в трудовом договоре и приказе. Формат: число.месяц.год (например‚ ).

Графа 3 — «Сведения о работе»

Это самая важная и часто ошибочная часть. Здесь необходимо указать:

1. Полное наименование юридического лица — то есть головной организации (например‚ «Общество с ограниченной ответственностью «Северный Банк»).
2. Сокращённое наименование (если есть) — например‚ «ООО «Северный Банк».
3. Наименование филиала — в виде уточнения: «…в филиал в г. Санкт-Петербурге».
4. Должность — точно так‚ как в штатном расписании и трудовом договоре (например‚ «менеджер по продажам»).

Правильный пример записи:

Принят на работу в филиал в г. Санкт-Петербурге ООО «Северный Банк» на должность менеджера по продажам.

Неправильный вариант:

Принят на работу в филиал «Северный Банк» (без указания головной организации).
Принят в ООО «Северный Банк — филиал в г. Санкт-Петербурге» (неправильное оформление юридического лица).

Важно: нельзя писать «Принят в филиал ООО «Северный Банк»» — это не соответствует нормам. Филиал — это не юридическое лицо‚ а структурное подразделение. Поэтому в записи указываеться именно головная организация‚ а филиал — как место работы.

Графа 4 — «Основание для записи»

Указывается номер и дата приказа о приёме на работу. Например:

Приказ № 12-р от

Не допускается писать «по трудовому договору» — это не основание для записи в трудовую книжку. Основание — только приказ.

Можно ли использовать штамп вместо записи?

Да‚ по письму Роструда от № 1922-6-1‚ штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке‚ если он содержит:

• полное наименование юридического лица;
• наименование филиала;
• должность;
• дату приёма.

Однако штамп должен быть официально утверждён и иметь печать филиала (или головной организации с указанием филиала). Штамп не заменяет запись в графе 3 — он может использоваться как дополнение‚ но не как замена.

Какие документы нужны для оформления?

Для внесения записи в трудовую книжку при приёме в филиал работодатель должен получить от работника:

• Паспорт — для идентификации личности;
• Трудовую книжку — если работник её имеет;
• СНИЛС — для регистрации в ПФР;
• Документ об образовании — если это требует должность;
• Трудовой договор — подписанный обеими сторонами;
• Приказ о приёме на работу — оформляется на бланке организации‚ завизированный руководителем филиала.

Если работник использует электронную трудовую книжку‚ то запись вносится в информационную систему ПФР через форму СТД-Р или СТД-СФР.

Частые ошибки и как их избежать

1. Указание филиала как юридического лица, «Принят в филиал ООО „Северный Банк“». Исправление: указывать головную организацию‚ а филиал, как место работы.
2. Отсутствие сокращённого наименования, хотя это не обязательно‚ но рекомендуется для ясности.
3. Запись сделана позже 5 дней — может повлечь штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
4. Не указано основание (приказ), запись считается недействительной.
5. Использование неофициальных сокращений — например‚ «ф-л» вместо «филиал» — не допускается.

Особенности приёма руководителя филиала

Если работник принимается на должность руководителя филиала‚ запись оформляется по тем же правилам‚ но с уточнением:

Принят на работу в филиал в г. Санкт-Петербурге ООО «Северный Банк» на должность директора филиала.

При этом руководитель филиала может быть назначен на основании приказа головной организации‚ но запись в трудовую книжку вносится по месту фактической работы — то есть в филиале.

Что делать‚ если работник увольняется после приёма в филиал?

Если работник проработал более 5 дней‚ то запись об увольнении обязательна. Она вносится в хронологическом порядке после записи о приёме. Основание — приказ об увольнении.

Пример записи об увольнении:

Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Приказ № 18-р от .

Если работник уволился в течение 5 дней, трудовая книжка возвращается без записей.

Чтобы избежать ошибок при оформлении записи о приёме в филиал‚ запомните три главных правила:

1. Запись делает филиал‚ но указывает головную организацию, филиал не является юридическим лицом.
2. Срок внесения — не позднее 5 дней со дня приказа.
3. Если работник проработал ≤5 дней — запись не делается.

Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто формальность; Это юридически значимый документ‚ подтверждающий стаж‚ права на пенсию и защиту трудовых интересов работника. Неверная запись может привести к признанию трудовых отношений с головной компанией‚ что повлечёт дополнительные налоговые и кадровые риски.

Рекомендуем всегда сверяться с актуальной Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69) и использовать образцы записей‚ утверждённые в вашей организации. При сомнениях — проконсультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.

Важно: с 2020 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек. Если работник отказался от бумажной книжки — все записи вносятся в электронный формат через ПФР. Бумажная книжка в этом случае не ведётся‚ но сохраняется как архивный документ.