Вопрос правильного оформления записи об увольнении по собственному желанию в электронной трудовой книжке (ЭТК) часто вызывает сомнения как у работодателя, так и у сотрудника. Неверная формулировка может стать основанием для оспаривания записи в суде. Ниже приведена подробная инструкция, которая поможет избежать ошибок и гарантировать законность всех действий.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в системе «Работа в России» (портал Федеральной службы по труду). В ней фиксируются все изменения в трудовых отношениях: приём на работу, переводы, повышения, увольнения и т.д.
Когда необходимо вносить запись об увольнении по собственному желанию?
- Сотрудник подает письменное заявление об уходе (ст. 80 ТК РФ).
- Работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора.
- В ЭТК вносится запись об увольнении.
Весь процесс должен быть завершён в течение 30 календарных дней со дня увольнения.
Правила оформления записи в ЭТК
Запись в ЭТК состоит из четырёх граф:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора).
- Графа 3 – причина увольнения.
- Графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение и т.д;).
В графе 3 можно использовать любые из следующих формулировок – они считаются равнозначными:
- Уволен по собственному желанию (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ).
- Трудовой договор расторгнут по собственному желанию.
- Трудовой договор прекращён по собственному желанию.
Важный момент: в любой из формулировок обязательно указывайте ссылку на Трудовой кодекс РФ, чтобы избежать сомнений в законности записи.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Получение заявления
Сотрудник подаёт работодателю письменное заявление об увольнении (ст. 80 ТК РФ). Заявление должно быть подписано сотрудником и датировано.
- Составление приказа
Работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора. В приказе указывается дата увольнения, номер приказа, дата и подпись руководителя.
- Внесение записи в ЭТК
В системе «Работа в России» введите данные в соответствии с таблицей выше. В графе 4 укажите номер и дату приказа.
- Проверка и подтверждение
После внесения записи сотрудник получает копию записи в электронном виде. Он должен подтвердить, что ознакомлен с записью (подпись в системе).
- Отчетность
Обязательно отправьте сведения об увольнении в Федеральную службу по труду (ФСФР) через портал «Работа в России».
Как отменить запись, если сотрудник передумал?
Если сотрудник после оформления увольнения передумал, то запись можно отменить, если:
- Сотрудник и работодатель согласны на восстановление трудовых отношений.
- Срок отработки не превышает 30 календарных дней.
В этом случае в ЭТК вносится новая запись о восстановлении трудового договора. В графе 3 указывается «Восстановление трудового договора». В графе 4 – номер и дата приказа о восстановлении.
Что делать, если запись была внесена неверно?
Если сотрудник обнаружил ошибку в записи (неправильная формулировка, неверная дата и т.д.), он может обратиться в отдел кадров с заявлением о корректировке. Работодатель обязан внести исправление в течение 10 дней.
Примеры правильных записей
- Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Трудовой договор расторгнут по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Трудовой договор прекращён по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Ключевые моменты, которые нужно помнить:
- Всегда указывайте ссылку на Трудовой кодекс РФ.
- Формулировки «уволен», «расторгнут», «прекращён» – равнозначны.
- Запись в ЭТК должна быть завершена в течение 30 дней.
- Сотрудник должен подтвердить ознакомление с записью.
- При необходимости отмены записи действуйте быстро – срок 30 дней.
Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете корректность и законность всех действий, связанных с увольнением по собственному желанию, и избежите возможных юридических споров.