Увольнение по собственному желанию — это наиболее распространенная причина прекращения трудовых отношений в России. Согласно статье 80 Трудового кодекса РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя не менее чем за две недели. Однако ключевым моментом для сотрудника является правильное оформление записи в трудовой книжке, так как любая ошибка может создать проблемы при трудоустройстве на новом месте или при оформлении пенсии.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно должна выглядеть запись, какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году, и приведем точный образец заполнения.

Нормативная база и актуальность в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, остается Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат сохраняется для тех, кто подал соответствующее заявление или ведет книжку впервые в бумажном виде.

Важные нюансы:

• Запись вносится в день увольнения (последний день работы).
• Все записи должны вестись чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «ст.» вместо «статья», «соб. жел.» вместо «собственному желанию»).
• С 2023 года и по сей день действует правило: если работник перешел на электронную трудовую, бумажная ему не выдается на руки, а хранится у работодателя, но запись в нее вносится по общим правилам до момента перехода. Если же сотрудник выбрал бумажный вариант, запись делается обязательно.

Пошаговая инструкция по заполнению

Процесс внесения записи строго регламентирован. Ошибка в одной букве или цифре может потребовать сложной процедуры исправления через издание нового приказа.

Подготовка данных

Перед тем как делать запись, кадровик должен иметь на руках:

• Заявление работника об увольнении по собственному желанию.
• Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-8 или собственная форма работодателя). Дата приказа должна совпадать с датой увольнения.

Структура записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (Раздел III). Она состоит из четырех граф:
Графа 1: Номер записи по порядку (нумерация сквозная в рамках раздела).
Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
Графа 4: Дата и номер приказа об увольнении.

Формулировка причины

Самый важный элемент — третья графа. Согласно действующему законодательству, формулировка должна быть дословной:
> «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание: ранее часто использовалась формулировка «уволен по собственному желанию», но современные требования Инструкции по заполнению трудовых книжек диктуют более точную формулировку со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Образец заполнения (Визуализация)

Ниже представлен пример того, как должна выглядеть страница трудовой книжки с записью об увольнении.

Разбор элементов образца:

• № 15: Порядковый номер записи. Если это первая запись в книжке, будет № 1.
• *:Дата увольнения. Она должна совпадать с датой в приказе и заявлении.
• *Текст записи:Написан полностью, без сокращений. Указана точная статья закона.
• Основание: Указан тип документа (Приказ), его дата и номер.

Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки. Вот список того, чего делать категорически нельзя:

Сокращения. Запись «увольнение по соб. жел.» или «ст. 77 ТК» является ошибкой. Необходимо писать полностью: «собственному желанию» (или лучше полную формулировку про инициативу работника) и «статьи».
Неверная ссылка на статью. Увольнение по собственному желанию, это всегда пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

• Пункт 1 — соглашение сторон.
• Пункт 2 — окончание срока договора.
• Пункт 3 — инициатива работника (наш случай).

Зачеркивания. В трудовых книжках запрещены любые зачеркивания. Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи (но это сложная процедура, лучше избегать ошибок с первого раза).
Отсутствие печати. Если организация использует печать, она должна стоять рядом с подписью ответственного лица. Однако, с 2016 года наличие печати для ООО и АО стало необязательным (если это не прописано в уставе), поэтому отсутствие печати не является ошибкой, если в локальных актах компании сказано, что печать не используется.

Что делать работнику после получения книжки?

После того как запись внесена:
Работник должен лично ознакомиться с записью в своей трудовой книжке.
В графе 4 (в некоторых старых форматах или дополнительных столбцах) или под записью работник ставит свою подпись, подтверждая согласие с записью.
Трудовая книжка выдается на руки в день увольнения вместе с расчетом и справкой 2-НДФЛ (или СЗВ-СТАЖ/СЗВ-ТД).
Важно: В 2026 году обязательно проверьте, сформирована ли соответствующая запись в вашей электронной трудовой книжке (выписку можно заказать через Госуслуги или в МФЦ). Данные в бумажной и электронной версиях должны полностью совпадать.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию — это гарантия отсутствия проблем в будущем. Для работодателя это соблюдение требований трудового законодательства и избежание штрафов от трудовой инспекции, а для работника — подтверждение стажа и основания увольнения, что важно для будущей карьеры и пенсии.

Помните:

• Используйте только полные формулировки.
• Ссылайтесь на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Внимательно проверяйте даты и номера приказов.

Соблюдение этих простых правил сделает процесс расставания с работодателем юридически чистым и прозрачным для обеих сторон.