Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работодателей с 2022 года. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, повышение, а также уход с организации. Правильное оформление записи об увольнении – важный шаг, который влияет на:
- соответствие Трудовому кодексу РФ;
- корректность расчётов с работником;
- внесение данных в ПФР и СФР;
- отсутствие рисков при возможном аудите.
Что именно нужно зафиксировать в ЭТК
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н, в ЭТК вводятся сведения о прекращении трудовых отношений. Формулировка может быть любой из следующих, но смысл должен быть одинаковым:
- «Уволен по собственному желанию»;
- «Прекращён трудовой договор»;
- «Расторгнут трудовой договор»;
Все три варианта считаются равнозначными и позволяют использовать одинаковый юридический смысл.
Обязательные реквизиты записи
- Дата увольнения (указывается полная, без сокращений);
- Основание увольнения – обычно «по собственному желанию»;
- Подпись руководителя или ответственного лица, ведущего ЭТК;
- Печать организации (если она используется);
- При необходимости – номер приказа и дата его издания.
Пошаговая инструкция оформления
Ниже представлен практический алгоритм, который поможет избежать ошибок.
- Подготовка документа – сформируйте приказ об увольнении (или согласие работника на увольнение). В приказе укажите дату, основание и подпись.
- Перевод данных в ЭТК – откройте электронный модуль «Трудовая книжка» в системе HR‑платформы.
- Ввод сведений:
- В поле «Запись» выберите тип «Увольнение».
- Укажите дату увольнения.
- В свободном тексте введите формулировку: «Уволен по собственному желанию» (или аналогичную).
- При необходимости добавьте номер и дату приказа.
- Подтверждение подписью – подпишите запись электронной подписью руководителя или ответственного кадровика.
- Проверка – убедитесь, что все реквизиты корректны и совпадают с данными в приказе.
- Экспорт/архивирование – сохраните запись в PDF‑отчёте и отправьте копию в отдел кадров/бухгалтерию.
Связанные обязательные действия после увольнения
Запись в ЭТК – лишь часть процесса. После её оформления необходимо выполнить несколько обязательных действий:
- Сдача формы ЕФС‑1 в СФР. В подразделе 1.1 указываются сведения об увольнении. Делать это нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (п. 4 Порядка заполнения ЕФС‑1).
- Уведомление ПФР о прекращении трудовых отношений – важно для корректного расчёта пенсионных взносов.
- Передача копий работнику – в бумажном виде (если требуется) или в электронном виде (PDF) он получает подтверждение записи.
Частые ошибки и как их избежать
На практике часто встречаются следующие недочёты:
- Неуказание даты увольнения – приводит к расхождениям в расчётах компенсаций.
- Неправильная формулировка – например, «Уволен по инициативе работодателя», что не соответствует факту увольнения по желанию сотрудника.
- Отсутствие подписи/печати – без них запись может быть оспорена при проверке.
- Запоминание в ЭТК только после увольнения – лучше сразу после подписания приказа внести запись, чтобы избежать «забывчивости».
Примеры готовых записей
Ниже – несколько типовых вариантов, которые можно скопировать в свою ЭТК.
Пример 1: Дата увольнения: Основание: Уволен по собственному желанию Подпись: ______________________ Печать: [ЛОГОТИП ОРГАНИЗАЦИИ]
Пример 2: Дата увольнения: Основание: Прекращён трудовой договор по соглашению сторон Номер приказа: 123‑2026 от Подпись: ______________________ Печать: [ЛОГОТИП ОРГАНИЗАЦИИ]
Что делать, если запись отсутствует
Если в ЭТК сотрудника нет записи об увольнении, необходимо:
- Своевременно внести её в систему, используя те же реквизиты, что и в обычных случаях.
- Сопроводить запись пояснительной запиской, где указано основание и дату.
- Убедиться, что все документы (приказ, согласия, расчёты) согласованы и подписаны.
Полезные ссылки и источники
Для более глубокого изучения темы рекомендуем обратиться к следующим материалам:
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Ст. 77 ТК РФ – порядок увольнения по инициативе работника;
- ПФР: «Порядок заполнения формы ЕФС‑1»;
- КонсультантПлюс: «Образцы записей в электронной трудовой книжке 2026»;
Эти документы содержат подробные рекомендации и официальные формулировки, которые помогут гарантировать корректность оформления.
Оформление записи об увольнении в электронной трудовой книжке – это не просто формальность, а важный юридический акт. Соблюдая перечисленные шаги, вы обеспечите:
- полноту и точность данных;
- соответствие требованиям законодательства;
- прозрачность отношений с сотрудником и контролирующими органами.
Помните, что правильно составленная запись – фундамент для безупречного завершения трудовых отношений и отсутствия проблем в будущем.