Запись об увольнении в трудовой книжке — один из самых ответственных и юридически значимых этапов кадрового учета․ Неправильно сформулированная запись может привести к оспариванию увольнения в суде, отказу в оформлении пенсии, трудоустройству на новую работу или даже к штрафам со стороны Государственной инспекции труда․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно формулировать записи об увольнении в трудовой книжке в соответствии с действующим законодательством РФ, включая последние изменения, вступившие в силу с 2022 года и актуальные на 2026 год․

Основные принципы оформления записей в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке должны соответствовать следующим требованиям:

• Формулировки должны быть точными и соответствовать тексту Трудового кодекса РФ — нельзя использовать разговорные или сокращённые формулировки․
• Записи вносятся на основании официального приказа работодателя (форма № Т-8 или Т-8а)․
• Все записи заверяются подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется)․
• Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, а не день издания приказа или подачи заявления․
• Записи вносятся чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений․

Обязательные реквизиты записи об увольнении

Каждая запись об увольнении в трудовой книжке состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии в книжке)․
2. Графа 2 — дата увольнения (день, месяц, год)․
3. Графа 3 — формулировка основания увольнения в точном соответствии с ТК РФ․
4. Графа 4 — реквизиты приказа об увольнении (номер и дата)․

Важно! С 2022 года, согласно Приказу Минтруда России № 320н, в бумажных трудовых книжках записи вносятся только при наличии письменного согласия работника․ Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК), бумажная запись не вносится — все данные передаются в Пенсионный фонд через СЗВ-ТД․

Стандартные формулировки увольнения по ТК РФ (с примерами)

Вот основные случаи увольнения и корректные формулировки, которые необходимо использовать в трудовой книжке:

Увольнение по собственному желанию

Формулировка: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Пример заполнения:

• Графа 1: 15
• Графа 2:
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
• Графа 4: Приказ № 45 от

Важно: В заявлении работника указывается «по собственному желанию», но в трудовой книжке используется именно юридическая формулировка из ТК РФ — нельзя писать «уволен по собственному желанию»․

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)

Формулировка: Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․

Примечание: В этом случае работодатель обязан соблюсти процедуру уведомления за 2 месяца, предложить альтернативные вакансии и выплатить выходное пособие․

Увольнение по соглашению сторон

Формулировка: Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному пунктом 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Этот вариант часто используется при взаимном согласии, например, при переезде, смене сферы деятельности или уходе на пенсию по взаимной договорённости․

Увольнение по достижении пенсионного возраста

Формулировка: Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному пунктом 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Важно! Хотя сотрудник выходит на пенсию, в трудовой книжке нельзя писать «уволен на пенсию»․ Это не предусмотрено ТК РФ․ Правильная формулировка — как при увольнении по соглашению сторон, так как пенсионный возраст сам по себе не является основанием для увольнения по инициативе работодателя․ Если работник подал заявление об увольнении — это пункт 3 ст․ 77 ТК РФ․ Если работодатель инициировал увольнение — пункт 1 ст․ 77 ТК РФ․

Увольнение в связи с переходом на выборную должность

Формулировка: Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному пунктом 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Пример: сотрудник уходит с должности менеджера, чтобы занять выборную должность в профсоюзе или органе местного самоуправления․

Увольнение в связи со смертью работника

Формулировка: Трудовой договор прекращен по основанию, предусмотренному пунктом 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации․

Запись вносится на основании свидетельства о смерти․ Дата увольнения — дата смерти․ Запись вносится работодателем по просьбе родственников или на основании решения суда․

Увольнение по соглашению сторон в связи с выходом на пенсию

Если работник достиг пенсионного возраста и подал заявление об увольнении, а работодатель согласился — это всё равно пункт 3 ст․ 77 ТК РФ, а не ст․ 83․ Пенсионный возраст не является основанием для увольнения по ст․ 83 ТК РФ, если работник не уволен по инициативе работодателя․

Что НЕЛЬЗЯ писать в трудовой книжке

Ни в коем случае не допускаються следующие формулировки:

• «Уволен по собственному желанию» — неправильно, нужно писать полную формулировку из ТК РФ․
• «Уволен на пенсию» — недопустимо, это не основание в ТК РФ․
• «Уволен за прогул» — неправильно, нужно писать: «Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному пунктом 5 части первой статьи 81 ТК РФ»․
• «Уволен по сокращению», недостаточно точно, нужно указывать пункт статьи․
• «Уволен по инициативе руководства», не соответствует закону․

Особенности при увольнении с использованием электронной трудовой книжки

С 2020 года работники могут выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой․ Если сотрудник выбрал ЭТК:

• Записи в бумажную трудовую книжку не вносятся — даже если она у него есть․
• Все сведения передаются в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ-ТД․
• Срок подачи СЗВ-ТД — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении․
• Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК в ПФР — она имеет юридическую силу․

Кто отвечает за правильное заполнение трудовой книжки?

Ответственность за ведение трудовых книжек несёт:

• Руководитель организации (если нет кадровой службы)․
• Сотрудник кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам)․

Ошибки в трудовой книжке могут повлечь за собой:

• Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Судебные иски работников о восстановлении на работе․
• Отказ в оформлении пенсии или пособий․

Рекомендации для кадровиков

1. Всегда сверяйте формулировку с текстом Трудового кодекса РФ, не полагайтесь на память․
2. Используйте шаблоны и памятки с корректными формулировками по каждому основанию увольнения․
3. Проверяйте приказ об увольнении — он должен точно соответствовать формулировке в трудовой книжке․
4. При увольнении по инициативе работника — требуйте письменное заявление, подписанное работником․
5. При увольнении по ст․ 81 ТК РФ (по инициативе работодателя), соблюдайте все процедуры: уведомление, предложение вакансий, оформление актов и т․д․
6. Проверяйте, есть ли у работника согласие на бумажную трудовую книжку, если нет, вносите данные только в ЭТК․

Правильная формулировка записи об увольнении в трудовой книжке — это не просто формальность, а гарантия прав работника и защита работодателя от юридических рисков․ В 2026 году, когда цифровизация кадрового учёта активно развивается, важно не только соблюдать требования к бумажным книжкам, но и корректно работать с электронными системами․

Главное правило: Всё, что вы пишете в трудовой книжке, должно быть прямо взято из Трудового кодекса РФ․ Никаких сокращений, упрощений и «народных» формулировок!

Если вы сомневаетесь — всегда обращайтесь к тексту ТК РФ, Приказу Минтруда № 320н и консультируйтесь с юристом по трудовому праву․ Правильная запись — это залог спокойной карьеры для сотрудника и безупречной репутации для работодателя․