Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это не просто формальность, а юридически значимое действие, от которого зависит защита трудовых прав работника и минимизация рисков для работодателя. В 2026 году действует обновленный Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный уполномоченным органом. Данная статья является пошаговым руководством по корректному внесению такой записи.
Нормативная база: на что ориентироваться в 2026 году
Важно понимать, что старые документы, такие как Инструкция Минтруда от № 69 и Постановление Правительства от № 225, утратили силу. Все операции по заполнению трудовых книжек в 2026 году должны осуществляться строго в соответствии с действующим «Порядком ведения и хранения трудовых книжек».
Основанием для увольнения по собственному желанию является пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Однако в отдельных случаях (например, увольнение руководителя по инициативе собственника) применяется статья 278 ТК РФ, и формулировка записи будет отличаться.
Ключевые правила внесения записи об увольнении
Согласно действующему порядку, запись об увольнении вносится в трудовую книжку в последний день работы работника. Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, запись вносится в последний рабочий день перед началом отпуска.
Важнейшее правило: Работник не ставит свою подпись рядом с записью об увольнении. Подписывает запись исключительно уполномоченное лицо работодателя (кадровик, директор) с расшифровкой подписи.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка документа: Убедитесь, что у вас на руках есть правильно оформленное заявление работника об увольнении по собственному желанию (с учетом обязательной двухнедельной отработки, если иное не предусмотрено ТК РФ или коллективным договором) и приказ (распоряжение) об увольнении.
- Проверка данных: Сверьте данные в приказе (ФИО, дату увольнения, основание) с данными в трудовой книжке (раздел I).
- Формулировка записи: Запись делается на русском языке в строгом соответствии с формулировкой, указанной в приказе об увольнении, и ссылкой на пункт закона.
- Внесение записи: На соответствующей странице раздела II (Записи об увольнении) делается запись. Пример для увольнения по ст. 77 ТК РФ:
«Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с 01 июня 2026 г.».
Для увольнения по ст. 278 ТК РФ:«Уволен по инициативе собственника имущества организации (ст. 278 ТК РФ) с 15 июля 2026 г.».
- Подпись и печать: Запись заверяется подписью должностного лица (например, «Начальник отдела кадров» / «Генеральный директор») и печатью организации (если она предусмотрена уставом). Подпись работника не требуется.
- Передача книжки: Трудовая книжка с внесенной записью возвращается работнику в день увольнения одновременно с выдачей трудовой книжки (если она ведется в бумажном виде) и всех расчетов.
Образец (шаблон) записи в трудовой книжке
Вот как должна выглядеть корректная запись в 2026 году:
Дата записи:
Текст записи: Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с .
Подпись должностного лица: _____________ / Иванова А.П. /
Печать организации: [Место для печати]
Распространенные ошибки и как их избежать
- Неправильная ссылка на статью ТК РФ. Всегда указывайте конкретный пункт и часть статьи (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- Требование подписи работника. Это прямо противоречит действующим правилам. Подпись ставит только представитель работодателя.
- Несоблюдение сроков внесения. Запись вносится не ранее дня увольнения и не позднее последнего рабочего дня.
- Использование устаревших формулировок. Избегайте фраз «уволен по собственному желанию, предупредив работодателя в письменной форме за две недели». Достаточно стандартной формулировки с указанием даты и статьи.
- Ошибки в датах. Дата в записи должна совпадать с датой увольнения, указанной в приказе и трудовом договоре.
Что делать, если запись внесена некорректно?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная формулировка, дата, отсутствие печати), работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (или внести исправление в старую, если это возможно без повреждения документа). Исправление вносится путем зачеркивания неверных данных и внесения правильных с указанием даты исправления и подписью должностного лица. Наклеивать бумажки, использовать корректор или переписывать запись заново на том же листе запрещено.
Внесение записи об увольнении в 2026 году — процесс, регулируемый единым Порядком. Соблюдение простых правил: точная формулировка с ссылкой на статью ТК РФ, подпись только от работодателя, внесение в последний день работы — гарантирует юридическую чистку документа. Работник вправе проверить запись на соответствие приказу и действующим нормам. При возникновении разногласий следует обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.