Согласно российскому трудовому законодательству, при прекращении трудовых отношений работодатель обязан внести в трудовую книжку сотрудника официальную запись об увольнении. Эта запись — не просто формальность, а юридически значимый документ, влияющий на дальнейшую трудовую деятельность человека: его право на получение пособия по безработице, возможность трудоустройства в новой организации, а также защиту в случае споров. Неправильно оформленная запись может стать основанием для судебного иска и штрафов для работодателя.

Кто обязан вносить запись и когда?

Обязанность внести запись об увольнении лежит исключительно на работодателе — его кадровой службе или уполномоченном сотруднике. Запись должна быть сделана в день увольнения, то есть в последний рабочий день сотрудника. Это требование закреплено в пункте 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69.

Запись вносится только в трудовые книжки, которые ведутся в бумажном виде. Для сотрудников, у которых трудовая книжка ведется в электронной форме (с 2020 года по инициативе работника), запись об увольнении автоматически формируется в Пенсионном фонде РФ и доступна через личный кабинет на портале Госуслуг.

Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция

Запись об увольнении в трудовой книжке состоит из четырех обязательных элементов, которые вносятся в соответствующие графы:

1. Графа 1, Порядковый номер записи: ставится следующий по порядку номер, исходя из предыдущих записей в книжке. Например, если предыдущая запись была №15, то новая — №16.
2. Графа 2 — Дата увольнения: указывается точная дата прекращения трудового договора. Это не дата подачи заявления, не дата приказа, а именно последний рабочий день сотрудника. Формат: «число.месяц.год» (например, ).
3. Графа 3 — Основание увольнения: здесь указывается причина прекращения трудового договора точно в формулировке, предусмотренной Трудовым кодексом РФ. Не допускаются сокращения, разговорные выражения или тавтология.
4. Графа 4 — Документ-основание: указывается наименование, дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого произошло увольнение. Обычно это приказ об увольнении, подписанный генеральным директором или иным уполномоченным лицом.

Правильные формулировки оснований увольнения (графа 3)

Все формулировки должны соответствовать статье 77 Трудового кодекса РФ. Ниже приведены корректные варианты для основных случаев увольнения:

По инициативе работника (по собственному желанию)

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Важно: если работник в заявлении указал конкретную причину (например, «переезд на новое место жительства», «уход за ребенком», «выход на пенсию»), и эта причина имеет правовые последствия (например, право на досрочную пенсию или льготы), то она должна быть включена в запись. Например:

• «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
• «Уволен по собственному желанию в связи с переездом на новое место жительства, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»

По соглашению сторон

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

По инициативе работодателя (сокращение штата)

«Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

По инициативе работодателя (нарушение трудовой дисциплины)

«Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Важно: в этом случае необходимо, чтобы нарушения были зафиксированы дисциплинарными взысканиями, а увольнение произошло в срок, установленный законом (не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка).

По истечении срока трудового договора

«Трудовой договор прекращен по истечении срока действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

По иным основаниям (например, призыв на военную службу, признание недееспособным и т.д.)

Формулировка должна точно соответствовать пункту статьи 77 ТК РФ. Например:

• «Уволен в связи с призывом на военную службу, пункт 6 части первой статьи 77 ТК РФ»
• «Уволен в связи с признанием полностью недееспособным, пункт 7 части первой статьи 77 ТК РФ»

Что указывать в графе 4, документ-основание?

В графе 4 указывается:

• Наименование документа: «Приказ»
• Дата приказа: «от »
• Номер приказа: «№ 45»

Пример полной записи в графе 4:

«Приказ от № 45»

Важно: документ должен быть оформлен в соответствии с внутренними правилами организации и подписан уполномоченным лицом (генеральным директором, руководителем филиала и т.д.). Приказ должен быть издан до дня увольнения и содержать все необходимые реквизиты: наименование организации, дату, номер, основание, ФИО увольняемого, подпись, печать.

Обязательно ли ставить печать при увольнении?

Да, печать обязательна!

Согласно Инструкции, при внесении записи об увольнении в трудовую книжку обязательно ставится печать организации (если она у работодателя есть). Печать ставится на самой записи в графе 4 — на указании документа-основания. Это подтверждает легитимность действия работодателя.

Если организация не имеет печати (например, ИП без печати), то в этом случае запись заверяется только подписью работодателя и его расшифровкой.

Подпись работника: обязательно ли ознакомление?

Да, обязательно!

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с записью об увольнении под роспись в день выдачи трудовой книжки. Это делается в специальном журнале учета выдачи трудовых книжек или на самом экземпляре книжки — работник ставит подпись и дату ознакомления.

Если работник отказывается подписываться, составляется акт об отказе, и трудовая книжка выдается под расписку в присутствии свидетелей.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию (2026 г.)

Представим, что сотрудник Иванов И.И. увольняется по собственному желанию 15 апреля 2026 года на основании приказа № 45 от .

Подпись работника: _______________ /Иванов И.И./
Дата ознакомления:

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если запись содержит ошибку (неправильная формулировка, неверная дата, отсутствует печать), она не может быть исправлена простым зачеркиванием. Такие исправления недопустимы и делают трудовую книжку недействительной.

Правильный порядок:

1. Составляется новая запись с правильными данными.
2. Неверная запись объявляется недействительной, в графе 3 пишется: «Запись № [номер] признана недействительной».
3. В графе 4 указывается: «Приказ об исправлении ошибки от [дата] № [номер]».
4. Новая корректная запись вносится следующей по порядку.

Все действия оформляются приказом работодателя, и работник должен быть ознакомлен под роспись.

Важные выводы и рекомендации

• Никогда не используйте разговорные формулировки — «ушел сам», «уволили», «закончил работу» — это нарушение закона.
• Всегда сверяйте формулировку с ТК РФ — только точные формулировки ст. 77 допустимы.
• Печать обязательна, если она у организации есть.
• Подпись работника о знакомстве с записью — обязательна, иначе выдача книжки считается незаконной.
• Запись вносится только в день увольнения — задержка может повлечь компенсацию за вынужденный прогул.
• Если работник указал льготную причину увольнения — она должна быть включена в запись.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это не только обязанность работодателя, но и залог защиты прав работника. Ошибки в этой записи могут привести к потере льгот, отказу в трудоустройстве, судебным искам и административной ответственности. Поэтому кадровые работники должны подходить к этому процессу с максимальной внимательностью, строго следуя требованиям Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Помните: «Запись в трудовой книжке — это история трудовой жизни человека. Её нужно писать честно, точно и законно».