В современной практике кадрового учёта часто возникает ситуация, когда работник временно находится в отпуске, на больничном, в декрете или иных формах отсутствия. При этом необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке, чтобы обеспечить юридическую корректность и избежать проблем при последующей проверке.
Что подразумевается под «записью на время исполнения обязанностей отсутствующего»
Это специальная отметка, фиксирующая период, когда сотрудник исполнял свои трудовые обязанности, хотя и находился в отсутствии (не на рабочем месте). Такие записи могут включать:
- отпуск по уходу за ребёнком;
- больничный лист;
- декрет по беременности и родам;
- отпуск по уходу за больным родственником;
- другие виды временного отсутствия, предусмотренные ТК РФ.
Как правильно оформить запись
Для корректного оформления следует соблюдать несколько требований:
- Указание периода – в соответствующей колонке указываются даты начала и окончания отсутствия.
- Обоснование – в колонке «Причина» указывается тип отсутствия (например, «декрет по уходу за ребёнком»).
- Подпись ответственного лица – запись должна быть подписана нанимателем или уполномоченным представителем.
- Отметка о сохранении места работы – в некоторых случаях в графе «Примечание» указывается, что место работы сохраняется.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ, статья 66, пункт 32, наниматель обязан вести трудовые книжки и вносить в них сведения о приёме на работу, переводе, увольнении и иных изменениях статуса работника. При этом записи в трудовые книжки актуализируются и подтверждаются подписью нанимателя.
Кроме того, статья 26 ТК РФ предписывает, что при заключении трудового договора работодатель имеет право потребовать у работника ИПР (инвалидность, если это предусмотрено) и иные документы, подтверждающие особые условия труда.
Примеры оформления
Пример записи о декрете
| № | Дата | ФИО работника | Должность | Причина отсутствия | Дата окончания | Подпись нанимателя | |---|------|----------------|-----------|--------------------|----------------|--------------------| | 1 | | Иванов И.И. | менеджер | Декрет по уходу за ребёнком | | __________________ |
Пример записи о больничном
| № | Дата | ФИО работника | Должность | Причина отсутствия | Дата окончания | Подпись нанимателя | |---|------|----------------|-----------|--------------------|----------------|--------------------| | 2 | | Петрова А.А. | бухгалтер | Больничный лист № 12345 | | __________________ |
Частые ошибки и как их избежать
- Заполнение нескольких записей в одной колонке – приводит к путанице и может быть расценено как ошибка бухгалтерии.
- Отсутствие подписи – запись считается недействительной при проверке.
- Неуказание точных дат – важно указывать как начало, так и окончание периода.
- Несоответствие причины и законодательных норм – необходимо проверять, соответствует ли указанная причина требованиям ТК РФ.
Как правильно внести запись в электронную форму трудовых книжек
С 2025 года в России активно переходят на электронные формы трудовых книжек. При внесении данных в электронный документ следует соблюдать те же правила, что и при бумажном оформлении:
- Выбрать соответствующий шаблон записи;
- Ввести даты и причину отсутствия;
- Прикрепить скан подписи ответственного лица;
- Сохранить изменения и подтвердить их через пароль или цифровую подпись.
Влияние правильной записи на пенсионное обеспечение
Согласно информации от ИА DEITA.RU, социальный фонд России автоматически учитывает специальный стаж, сформированный записями о временном отсутствии, при расчёте страховой пенсии. Поэтому корректное оформление позволяет:
- Сохранить стаж работы для расчёта пенсии;
- Избежать недоинформирования в ПФР;
- Получить полную пенсию без штрафов и недоразумений.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно вести несколько записей о разных видах отсутствия? – Да, но каждая запись должна быть оформлена отдельно и подписана.
- Что делать, если запись была допущена ошибочно? – Необходимо оформить корректирующее решение и внести исправленную запись с подписью.
- Как оформить запись, если работник одновременно находится в декрете и проходит обучение? – В графе «Причина» указывается основной статус (декрет), а в примечании можно добавить «обучение в рамках профессионального развития».
Запись в трудовой книжке на время исполнения обязанностей отсутствующего – важный элемент кадрового документооборота. Правильное оформление обеспечивает юридическую защищённость компании, корректность расчётов соцстраховых взносов и правильность расчёта пенсии для работника. Поэтому при оформлении таких записей следует строго следовать требованиям Трудового кодекса РФ, использовать единый шаблон и не забывать о подписи ответственного лица.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать большинства ошибок и обеспечить прозрачность кадрового учёта.